展会季,你准备好了吗?
作者：本站编辑
2023-04-28 22:52:32
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人们的热闹劲儿过去后，广交会二期，看起来井井有条多了。广交会的前后还穿插有香港展，每年四五月，以及九十月都是繁忙的展会季，国内外各种展。我们的行业展，也很快就要到了，刚好接档在广交会三期后。广交会三期5月5号结束，且第三期刚好是五一假期，这个时间有点奇怪，应该人会更少。
我们的展会是5月8号开幕，目前相关的准备工作已基本准备就绪了。以前那种到时再说，到时看情况，等着客户送上门的早已是历史了。就以我们为例，谈谈一些开展的准备工作，希望大家都能打有准备之仗：客观主要指公司的准备工作：例如公司要定展位、准备展品、设计展台、定制服装、安排人员、准备一些促销品等等，这些大部分是外贸业务人员无法自主选择和做主，或者难凭一己之力扭转的，所以我定义它为客观工作。外贸业务员能做的就是凭自己的主观努力，主动创造业绩。
参照我们近阶段的工作内容，分享几个准备工作和步骤：最好就是公司拿到展位信息后，就尽早发给所有客户。这样，可以让客户有充分的时间考虑人员安排以及准备护照签证等事宜。小技巧：邀请函最好是由专门的设计人员制作，当然，制作水平肯定是越高越好。邀请函不仅能传达一些展位信息，且可以放一些新产品或者新资讯，以及有可能会吸引到客户的其他东东。这些都是可以促使客户下定要来的决心。写Email虽然也可以达成这样的目的，但是email的印象和直观感觉不如一张漂亮的邀请函深刻。2. 收到客户确认要来的信息后，及时整理好客户名单及人员信息。小技巧：这个阶段就是协助客户办理一些签证，住宿事宜了。可以主动询问客户是否需要帮忙。3. 与确定要来展会的客户，进一步沟通，尽量完善多一些信息。比如最好及时跟进询问客户来华后大体的行程和时间安排。尽可能了解客户大约是住哪个酒店，以方便下一步和客户安排邀约。4. 了解了客户的大体行程后，可以提前给客户发一个meeting appointment, 即会议邀约或者面谈邀约。当然，专业的客户不需要你询问，会主动和你预约时间。如果你没有收到过任何会谈邀约，那么你大约不是客户的重点拜访对象。因为展会一般也就前三天时间有效，客户又要观展，又要拜访一些重要的供应商，又要看新产品，所以每天都很紧迫。所以到底怎么安排和客户预约个适当的时间就是个技巧和经验问题。
当你主动邀约时，尽可能多提供几个选择和时间段。比如：我们是否可以在展会上安排30分钟的面谈？是否有时间来公司参观？ 是否有时间共进晚餐或者在展馆附近来个简单的早餐或者中餐会谈？有了这么多选择，客户也不好一一拒绝，总能同意其中一种。这样你就有机会去和客户建立关系，介绍产品，达成订单等。这里，还有个小心机就是：如果你约到了客户的时间，那么意味着你的竞争对手就失去了一个时间段。外贸战争里，印象深刻的人和产品，才是成交的关键，要尽可能争取多的时间和客户相处。以上都完成后，一般开展前两周，你的这份客户清单和信息行程就应该比较完善了。这个时候，就是要统筹和安排你自己的时间了，再根据情况适当调整。当然，这个时候如果实在统筹不过来，就要分清主次客户了。以我们本次为例，准备要来的老客户名单和会谈约定已基本确认了。由于我跟进的主要是北部接壤国家的客户（南边是其他人）。主要有：2个俄罗斯客户，2个东亚客户，1个中亚的，2个蒙古的，1个白俄的。但是疫情三年，让大家都有一种一个也不能放过的感觉。目前虽说客户并不是特别多，但是要在三天内，妥善安排8个客户，并尽量和每个客户都预约一个稍微久一点的时间，面面俱到也是稍微有点难度。但是如果安排了公司洽谈，损失也很大，因为展馆和公司往返2小时，加上客户来公司后的参观时间，或者还有吃饭时间，大约一天只能好好接待一波客户。这个省时间，但是吵吵嚷嚷的环境，很容易让客户心神不定，或者容易被别家吸引。这个虽然不太正式，但是对增进感情来说绝对是最有利的。所以到底选择怎样的方式合适？这个就需要你提前明确要和这些客户达成或者建立一个什么样的关系，或者是已经存在着什么样的关系及关系的密切程度。当然，突发情况和不可抗力可能到时会很多，所以，尽量多想几个PlanB, PlanC。
