一、工时估算填报三种方式，都是不合规：
（1）百分比式估算：仅填占比无具体时长，最常见的违规形式
这是拟IPO企业工时填报中最高发的估算行为，具体表现为研发人员跨项目工时仅填报“项目A60%、项目B40%”，兼职研发人员产研工时仅标注“研发占比50%”，却无每日、每周的具体工时时长记录，占比数值完全源于月末主观估算，无任何推导依据。
2024年山东某科创板半导体企业正因该问题首轮问询即被卡壳，监管直接质疑“60%和40%的计算依据是什么”，要求企业补全日级时长记录并建立“具体时长→占比”的逻辑关联。这种填报方式的核心问题在于，数据主观性极强，无法证明研发活动的实际开展情况，在监管穿透式核查中毫无说服力。
（2）高管/兼职人员工时估算：无依据核定，引发费用归集质疑
高管与兼职研发人员是工时估算填报的重灾区，也是监管问询的重点。部分创业板企业在信息披露中称高管研发工时占比70%，却未留存高管参与研发的具体工作记录与时长数据，便将其薪酬全额计入研发费用；北交所部分装备制造企业将生产岗位人员认定为兼职研发，工时占比仅凭月末估算确定，无跨岗位工作的具体时长划分依据。
这类行为直接被监管认定为“变相虚增研发费用”，不仅要求企业重新测算占比、调减研发费用，还会质疑企业研发人员认定的合规性。根据9号指引，非全时研发人员当期研发工时占比低于50%的，原则上不应认定为研发人员，而估算填报的占比数据，根本无法支撑研发人员的合规认定。
（3）集中补填/倒填估算：流程留痕缺失，内控失效的直接体现
部分拟IPO企业在申报前期，针对报告期内的工时数据进行集中补填、倒填，填报数据并非基于研发人员实际工作记录，而是根据研发费用归集需求反向估算，甚至出现“考勤20天却按100%占比计提研发薪资”的明显逻辑错误。这类行为不仅导致工时数据与考勤、项目进度脱节，还因填报时间、审核签字均为后补，形成了无留痕、可篡改的漏洞，直接暴露企业研发内控的失效。
2024年上海某科技公司便因该行为被税务机关稽查，最终被追缴税款及滞纳金合计89.2万元，成为工时估算填报的典型反面案例。
二、上市问询四大核心核查：
（1）核心问询一：工时估算的数值依据是什么？是否具备可验证性
这是监管针对工时估算填报的首要问题，典型问询包括“研发工时占比的测算依据是什么，是否有具体的工作时长、工作内容记录支撑”“跨项目、产研共用人员的工时分拆，是否制定了明确的分摊标准，标准是否得到有效执行”“估算的工时数据是否与考勤记录、差旅凭证、项目任务单交叉验证”。监管的核心逻辑是：拒绝拍脑袋的估算数据，只认可有依据的具体时长，若企业无法提供估算数值的推导过程与佐证材料，将直接被认定为研发工时填报不合规。
（2）核心问询二：估算工时是否影响研发人员认定与费用归集的准确性
工时数据是研发人员认定与研发费用归集的核心依据，监管会将二者绑定核查，典型问询包括“基于估算工时认定的研发人员，是否符合9号指引中50%工时占比的要求”“依据估算工时归集的研发人员薪酬、设备折旧等费用，是否存在虚增情形，是否需要调整财务数据”“高管研发工时估算的依据是否充分，其薪酬全额计入研发费用是否合理”。
2024年江苏某北交所装备制造企业因兼职研发人员工时估算，被要求重新界定研发人员范围，调减违规归集的研发费用，正是监管该核查维度的具体体现。
（3）核心问询三：企业是否建立了防范工时估算填报的内控机制
监管不仅关注工时数据的真实性，更关注企业是否建立了长效的内控机制以杜绝估算填报，典型问询包括“企业是否制定了研发工时管理相关制度，制度中是否明确工时填报的标准、流程与审核要求”“针对工时估算填报的问题，企业采取了哪些整改措施，整改后的内控流程是否可有效防范主观估算”“是否存在工时填报的复核、审批流程，各级审核主体是否履行了核查职责”。9号指引明确要求企业建立健全研发相关内控制度并有效执行，因此内控体系的健全性，成为回应工时估算填报问询的关键。
（4）核心问询四：估算工时数据与研发项目进展是否匹配
研发工时的本质是反映研发活动的开展情况，因此监管会要求企业证明工时数据与业务实质的匹配性，典型问询包括“估算的工时数据是否与研发项目的立项、里程碑节点、成果验收相匹配”“是否存在‘项目暂停仍填报研发工时’‘未立项先填报研发工时’的异常情形”“研发工时的波动是否与研发投入的变化趋势一致，异常波动的原因是什么”。若企业的估算工时数据与研发项目进展脱节，将直接被质疑研发投入的真实性，成为IPO审核的重大障碍。
三、合规实操
（一）制度先行：明确工时填报标准，划定权责边界
制度是合规的基础，企业需结合自身研发业务特点，制定针对性的研发工时管理制度，从制度层面杜绝工时估算填报，核心需明确三大内容：
1. 明确填报标准：制定《研发工时管理办法》，明确研发工时必须以具体时长为填报核心，禁用纯百分比式填报，要求研发人员按日/周填报具体工作时长、关联研发项目编号、填写具体工作内容，跨项目、产研共用人员需单独列明各项目、各岗位的具体时长，而非仅标注占比；同时明确高管、兼职研发人员的工时填报标准，高管参与研发需制定专属的工时记录规则，结合其具体研发工作内容记录时长，兼职人员需依据任务分配单、派工单拆分工时。
2. 明确权责划分：建立“研发人员本人填报→项目负责人复核→研发部门负责人审批→财务部门核验”的四级责任体系，明确每一级主体的职责：研发人员对工时数据的真实性负责，项目负责人对工时与工作内容的匹配性负责，研发部门负责人对整体填报流程的合规性负责，财务部门对工时数据与费用归集的衔接性负责，若出现估算填报，需追究对应主体的责任。
3. 明确整改要求：针对报告期内存在的工时估算填报问题，制定专项自查整改制度，要求企业全面统计估算填报的涉及范围、涉及研发项目与费用金额，若导致研发费用归集不准确，需按实际工时重新测算并调整财务数据，同时如实向监管机构披露自查结果与整改措施，体现企业合规整改的态度。
（二）流程规范：建立“具体时长→占比”的推导逻辑，补齐过程留痕
在制度基础上，企业需梳理研发工时填报的全流程，建立“具体时长记录→汇总计算→占比生成”的规范流程，彻底摒弃主观估算，核心落实三大流程要求：
1. 实时填报，杜绝集中估算：根据企业研发业务特点选择适配的填报周期，科创板硬科技企业、研发项目复杂的企业优先采用按日填报，借助移动端实现碎片化填报，日均填报耗时控制在3-5分钟；多数创业板、北交所企业可采用按周填报，执行“周五填报+周六审核+周一复核”的流程，避免月末集中估算；仅北交所中小企业、研发项目周期超1年的企业可采用按月填报，且需编制《项目工时追溯表》，列明每日具体任务及时长，误差率控制在3%以内。
2. 多级审核，确保数据真实：所有工时填报数据均需经过线上/线下多级审核，项目负责人重点核查工时与工作内容、项目进度的匹配性，研发部门负责人核查工时填报的完整性与合规性，审核不通过的需退回修改并注明原因，且所有审核记录均需留存签字/电子签章，形成可追溯的过程性资料。
3. 汇总核算，规范占比生成：企业需以研发人员填报的具体时长为基础，自动汇总生成月度、季度工时占比，而非反向通过占比估算时长，确保“具体时长→占比”的逻辑可推导、可验证，占比数据需与具体时长记录一并存档，作为研发费用归集与研发人员认定的依据。
（三）系统支撑：上线电子化工时系统，从技术上杜绝估算填报
手工工时管理是估算填报的重要诱因，而电子化研发工时管理系统是杜绝估算填报、实现数据留痕的核心工具，也是监管最认可的合规支撑手段。拟IPO企业上线的工时系统，需具备四大核心功能，从技术层面规避估算填报的可能：
1. 本人填报与身份验证功能：系统绑定研发人员个人账户，通过工号、手机号、人脸识别等方式实现身份验证，仅本人可登录填报工时，从源头杜绝他人代填、集中估算的情况；同时系统记录填报人的IP、设备、填报时间等操作日志，所有数据不可随意篡改，修改痕迹可全程追溯。
2. 具体时长填报强制功能：系统禁用纯百分比填报模式，强制要求研发人员填报具体工时时长与工作内容，且需关联具体研发项目立项编号，无立项项目无法填报工时，确保工时数据与研发项目强绑定。
3. 数据联动与异常预警功能：系统需与考勤系统、财务系统、项目管理系统实现数据联动，考勤显示缺勤、出差非研发时段时，系统自动拦截工时填报，杜绝“考勤与工时矛盾”的违规情形；同时对同一时段多项目填报、工时超法定上限等异常数据自动标记预警，需内控人员核实后才可通过，从技术上防范不合理的估算数据。
4. 占比自动生成功能：系统根据研发人员填报的具体时长，自动汇总生成跨项目、产研共用的工时占比，无需人工计算，确保占比数据的客观性与准确性，且时长与占比数据可联动查询，满足监管核查要求。
（四）证据链构建：多维度交叉验证，夯实工时数据真实性
即便实现了具体时长填报与系统留痕，企业仍需建立研发工时的多维度交叉验证机制，构建“工时表+考勤记录+研发日志+项目任务单+成果报告”的完整证据链，确保工时数据可验证、可追溯，核心实现三大验证维度：
1. 与考勤、差旅数据验证：将研发工时记录与人力资源部门的考勤记录、行政部门的差旅凭证交叉核对，确保研发工时填报的时间与员工实际在岗、参与研发的时间一致，避免出现“请假仍填报研发工时”“异地出差却填报实验室研发工时”的矛盾情形。
2. 与研发项目过程性资料验证：工时记录需与研发项目的任务分配单、实验日志、会议纪要、设备使用记录等过程性资料匹配，证明研发人员填报的工时确实用于具体的研发工作，而非主观估算；例如，研发人员填报的实验研发工时，需与实验室设备的使用记录、实验数据记录相互印证。
3. 与研发成果验证：将工时数据与研发项目的里程碑节点完成情况、专利申请、样品试制等成果挂钩，若某研发项目实现专利申请，需核查参与该项目的研发人员工时记录是否与专利研发周期匹配，从成果层面佐证工时数据的真实性。
最后我想说：研发工时估算填报，看似是企业为简化工作的“偷懒行为”，实则触及了监管层对研发投入真实性的判定的核心红线，会导致企业因工时填报不规范陷入问询泥潭，甚至被迫终止上市进程。
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