会展人不知道这些,挺丢人
作者：本站编辑
2023-12-28 18:20:39
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旭说会展，皆为原创
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如果连最基本的都不懂，咱对外就别说自己干会展了，丢不起那人。别人问起，你就说呃呃呃，不就干那啥嘛真挺忙的，回聊~今天咱就不拽那些干巴巴的概念了，我就说说干会展的，最基本要懂什么呢？
先有个全局观，方便向外行人吹牛：在全宇宙，包括银河系，德国、法国、英国、意大利、美国、加拿大、新加坡等国家的会展干得还不错。差别在于，他们是世界会展强国，咱是会展大国。咱中国市场大、展会多，但国际话语权还没完全掌握。别人要是追问你：中国都这么大的市场了，还不是会展强国？你就说革命尚未成功，同志仍需努力，这样的话显得咱比较谦虚。
他们的话跟我一样粗俗，可能会问：会展到底是个什么玩意儿？是怎么弄的？这时候你得知道中国会展的格局（构成），说出个所以然来。按次序缕一缕：这里头有办展会的公司，我们叫做展会主办机构（也叫主办方）。办展会的机构不仅包括会展公司，还包括协会、研究会、媒体等，以及很多别的机构。只要你营业执照里允许你办展会，都可以办，没什么门槛。最大的问题是：你别干倒闭就行了。重点是：我认为这些展会主办机构是整个会展业的“核心”。除了展会主办机构，还有一系列围绕着展会、提供服务的机构。比如会展场馆（简称展馆，你看到的会展中心、博览中心基本就是这玩意儿）、设计搭建公司、广告媒体公司、印刷、物流、酒店、旅行社等等。对了，还有会展科技服务公司，比如提供信息化、数字化服务的公司，提供声光电配套服务的公司。此外，还有一些机构游离在“展会”周边，比如中国某研究会，他们是既搞研究又办会，搞不清楚它的定位，反正跟这个行业脱不了干系就是了。不过也不要紧，接触得不多，他们跟一般的办展办会公司也扯不上什么关系，除非你想扯上它、蹭两口饭吃吃。最后还有会展业的主管单位，你可以简单粗暴地理解为商务系统和贸促系统。这两个系统跟中国会展业的发展密不可分，有事没事研究一下也无妨。
说到这里，我可能对于“会展业到底是怎么运转的”这个问题还没说透彻，那就补充两句：比如我是会展主办机构，是一家民营会展公司，我想办一个展会，如果我自己有办展实力和一定的知名度，完全可以把我公司的名字给挂个“主办单位”。如果实力够呛，知名度也不咋地，自己招展有困难，我就会考虑是不是要拉一家什么协会来当挂名主办，顺道用一下它的资源，或许它可以给我带来一些“方便”。考虑完这些，我公司内部就要建立一个项目运作团队，招展、邀请观众、市场推广等等都在里边，因为这些是项目运作的核心工作。办展会当然需要有场地，所以我们会提前跟会展场馆预订场地，签合同、交点定金，免得到时候没有档期。至于具体的招展招商、项目推进流程，我就不细说了，大家感兴趣可以自行查阅，网上很多人在分享——流程都差不多。我项目启动之后，除了租赁展馆这块花钱花得我龇牙咧嘴般的心疼，还有很多地方也需要花钱。不仅如此，还有一堆会展服务公司会主动上门来想为我服务。先不展开，下面我会逐步谈到。
有人喜欢简称为标展或标摊，说的是一个意思。3米乘以3米的规格（一个9平米的空间），这是国际标准。传统标准展位的主要器材组成为：八棱柱、八棱柱支座、八棱柱锁件、大方柱、联板、双面pvc展板、接待桌式洽谈桌、展椅、射灯等。比如你向主办方租赁一个9平米的标摊，一共花了10000块，那么不用你再雇人搭建（你用小推车拉着材料直接过来就行了），主办方会给你搭好，并给你免费配置公司楣板（显示公司名称和展位号）、一张洽谈桌、两把折叠椅、两个射灯、一个220V插座、一块地毯。当然，标准展位也可以拼接。比如你觉得不够用，想要两个，它可以给你打通，甚至可以变成变异标准展位。标摊的优点是啥？经济实惠、简单省事。缺点：单调统一、缺乏特色。
说白了就是租给你一块光地，你委托我找人来设计搭建，或者你自己找搭建商来搭。光地一般是9的倍数，36平米（9x4）起租。当然，你想租200平、300平、1000平也行，不一定非要56平、560平——主办方又不是数学老师，没那么多条条框框。特装展位的租金相对要低一些——我说的是均价。比如，一个标摊10000，那么它给你出租9平米的光地可能只收你8000。别高兴太早。除了光地租金，你还要找人设计搭建，这将是一笔不低的费用。此外，因为进场搭建而发生的很多费用，你也要承担。
2、顺道说说特装展位（即光地展位）在施工前须向展馆办理的手续，因为很多人不知道：（1）设计和安全审查：须提交展台设计图纸、施工单位营业执照、电工人员专业资格证等，并与展馆签订《展台施工安全责任书》等文件。展馆方对展位设计的安全性、结构、层高、用材等有更严格的审核手续。（2）按最大用电量申请特装展台所需电源（费用自理）。（3）交纳施工管理费、施工押金、为施工人员办理施工证件。（4）以上手续的办理时间和更具体的要求及有关电源、施工管理费等的收费标准，将在发给参展商的<参展商手册>中详细说明。
常用的展会资料及招展工具有很多，每个公司的玩法可能不太一样。不过一般来说，只要组建好团队，再做出展会官网、展会名片、招展函（折页）等，基本就可以开始招展了。我一般把官网、名片、招展函称之为招展三件套，应该说，这三件套是招展必需品。
展会名片
招展函/招展书，参展邀请（折页）
公司简介/展会介绍
展前预览/展报
采购指南/展会特刊
会刊
论文集
参展商手册
参展申请表
销售手册
媒体集锦
展后报告
我在《展会本身就是一个广告载体》一文中着重提到过，比较专业的展会主办方一般都会有一本《广告资源手册》（又叫《广告服务手册》）。展会官网、展前预览、会刊、展报、展会宣传册、采购指南、论文集、门票、参观请柬、证件、袋子、展会现场广告、展会活动广告、媒体采访机会、行业研究报告、行业深度分析、行业动态等电子或纸质出版物、 移动广告、数字广告等等。
笔克、华毅司马，华毅东方、东方远景、中展、点意、鑫赛克、中青旅等都是业内比较常见的主场服务公司。主场服务就是为主办方提供专业化服务，这些主场服务公司受甲方（展会主办方）委托为如下部门提供服务：展览主办方、参展商、参观观众（普通、专业、媒体、团队等）、合作伙伴（会务、物流、安保、餐饮等）、政府部门（公安、消防、环保等）。
经常有外行人问：你们展会一般开几天啊？看似简单的问题简单回答。标准答案是：一般的展会是2+3，也就是进场布展2天，开展3天，最后一天中有半天要撤展。所以你们一般来看展，最好是第一第二或者第三天早点来，不然我们就走了。比如有些展销会，一开就是半个月，你也拿它没办法。有人就喜欢布展布三天，开展开四天——其实也不是“喜欢”，你得看这个展会的性质和具体需求。让我来说，那就是收多少钱办多少事——得看“上帝”和“替上帝的人”到底什么想法。
甭管是会展中心还是博览中心，我们一般要看这个展馆好不好用和价格合不合适。好不好用的标准，通常是指硬件设备配套的完善程度、服务能力和周边交通是否便利。再具体点儿，那就是我们喜欢设备先进的展馆，喜欢单体、无柱的展馆，喜欢配套完备的展馆。像一些老展馆，在设计上存在比较明显的缺陷——柱子太多太密集，影响画展位图啊！而且老展馆一般在市区，交通特别拥堵，加上有些展馆的进货口太小，都是问题——我们一般会选择避开。当然，对于主办方来说，展馆租赁价格是个重要因素，还有一些杂七杂八的费用，基本上每个展馆都不一样。这个比较敏感，不说了。
国家会展中心（上海）展馆图
上海车展-展位图
这是一个令人痛彻心扉的问题——全球会展业真正权威、受认可，且被许多中国会展人盲目追捧、追着要认证的国际组织，都是老外设立的组织。看到一些人为此沾沾自喜，我赶紧捂住胸口——疼啊……其实你要追捧谁，跟我半毛钱关系也没有，我只是比较纳闷：被这些组织认证，任命为全球主席、亚太主席，到底有多荣耀？光宗耀祖？后来我想明白了，原来是为了更加方便做事、多赚点钱，才玩命地吹捧。
喂，你精力这么好，为何不捧一下中国人自己的组织呢？我们自己的组织就这么差劲吗？即便很差劲，齐心协力让它强大起来嘛。
希望年轻一辈长长志气，最好尽早把这种无聊的游戏规则颠覆过来，否则就别谈什么会展强国——其实，光靠屁颠屁颠地给别人做嫁衣，咱也可以跟在后边混口饭吃，拍马吹牛的本事咱也有，虽然不多。备注：文中图片来源于网络公开渠道，仅为示意。基本上每个专业主办机构都有上述资料，感兴趣的同学1、可通过你们的老师向他们索取，2、积极到展会现场搜罗，3、当然，也可以找我或者董军先生，董先生微信：dongj0829欢迎关注《旭说会展》公众号
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为何要落泪
落泪仍要一个面对
无谓的负累
怎么不忍失去
——《明知故犯》许美静
