一、工厂基础配置阶段（前期筹备）
1.资质证件办理
办理进出口权、海关备案、电子口岸备案；办理原产地证CO/FORM A等清关证书；产品相关认证（CE、ROHS、ISO等），所有认证扫描件整理成册，用于客户验厂、客户资料提交。
2.外贸团队搭建
配置业务、单证、跟单岗位；划定外贸专属报价核算体系，区分批发订单、工程大单、ODM/OEM定制订单三种价格体系。
3.供应链与产能规划
明确工厂最大月产能、常规交期、加急单交期；划定标准现货产品线、可定制产品线；确定打样周期、模具开发周期，区分通用模具与专属开模产品。
4.对外展示物料
制作工厂宣传册：车间实拍、生产线、仓库、质检流程、研发团队；搭建工厂独立官网，突出生产实力、产能、定制能力、验厂优势。
二、市场开发与询盘接收
1.多渠道获客
谷歌推广、独立站SEO、国际B2B平台、海外行业展会、海关数据开发；重点对接海外批发商、工程采购商、品牌零售商、海外工程承包商等大批量客户。
2.询盘分级处理
A级：品牌商/大型批发商，有固定采购计划，有ODM定制需求；
B级：中小型贸易商，常规批量拿货，标准产品为主；
C级：零散小批量客户，只拿现货，不做定制。
工厂优先跟进A级、B级客户，小单可酌情取舍。
3.正式报价
业务核算成本：原材料成本+生产加工费+包装费+内陆运费+管理成本+利润，出具正式工厂报价单；明确MOQ最小起订量、定制开模费用、交货周期、贸易条款（FOB工厂港口为主）。所有报价标注有效期，原材料浮动较大品类单独备注价格浮动规则。
三、商务谈判与样品阶段（工厂核心环节：ODM/OEM定制沟通）
1.需求沟通
详细记录客户要求：产品规格、材质、颜色、LOGO印刷、包装设计、产品性能标准；区分现货贴牌OEM、全新开模ODM两种合作模式。
2.打样流程
客户确认打样需求，收取打样费及模具费（新开模订单）；业务下达打样指令给研发车间，样品完成后工厂内部质检，拍摄样品图片发给客户确认，再安排国际快递寄送样品。
3.样品确认
客户邮件/书面确认样品标准，作为后续大货生产依据，避免后期品质纠纷；样品确认后锁定价格、交期、所有技术参数。
4.签订PI/外贸合同
签订形式发票PI，大客户直接签订正式外销合同，写明产品技术标准、品质要求、包装要求、付款方式、交货期、违约责任，双方盖章确认。
四、订单下达与生产管控
1.收取预付款
常规条款：30%预付款，收到定金后业务下达生产通知单给生产车间；全新开模产品可提高定金比例至50%。
2.排产计划排期
生产部门根据工厂产能排定生产排期，跟单员全程跟进生产进度，每周向客户发送生产进度照片、视频，定期同步进度。
3.产前确认
大批量订单可邀请客户来厂验产前样，或者客户指定第三方验货机构（SGS等）进行产前检验，确认工艺无误再批量生产。
4.大货生产与成品全检
产品下线后，质检部门按照确认的样品标准全检，剔除不合格产品；完成产品包装、外箱唛头制作，整理装箱清单。
5.通知客户支付尾款
大货完成、质检合格后，提供大货照片、装箱明细，通知客户支付70%尾款；信用证付款客户，提前整理全套交单资料。
五、订舱、报关、出口单证整套流程
1.委托货代订舱
根据客户指定港口，联系合作货代订舱；区分整柜FCL、拼柜LCL出货方式，确认截关时间、上船时间。
2.国内报关资料制作
单证员制作全套报关资料：商业发票、装箱单、外销合同、申报要素；如需原产地证，提前向贸促会办理。
3.仓库装柜
货物运至港口仓库装柜，拍照留存装柜全过程，避免货损纠纷。
4.报关放行
货代统一向海关申报，海关查验配合处理，货物顺利报关上船。
5.出具海运提单
船公司出具提单，尾款全部收到后，再寄出正本提单或者做电放提单；信用证订单严格按照信用证条款制作所有交单文件，提交银行交单议付。
6.寄送清关文件
将商业发票、装箱单、提单、原产地证等整套清关资料发给客户，方便客户目的港清关提货。
六、物流跟踪与目的港服务
1.全程跟踪船期
跟单员跟踪海运状态，船到港前提前提醒客户做好清关准备；若出现查验、船期延误，第一时间告知客户并协助处理。
2.协助客户清关
客户清关遇到资料问题，工厂及时补发、修改清关文件，配合货代解决清关难题。
七、售后、客诉处理与大客户长期维护
1.到货回访
客户提货一周后主动回访，确认产品数量、品质是否符合标准。
2.品质客诉处理
如出现质量问题，工厂先核实问题原因：生产工艺问题、运输破损等。属于工厂责任，协商补货、下次订单优惠抵扣等方案，保留整改记录，优化生产工艺。
3.客户分级维护
大型品牌客户、长期批发商：定期更新新品、产能升级信息，预留优先排产权；针对老客户给予阶梯价格，采购量越大单价越低。
4.年度规划沟通
针对长期合作客户，沟通下一年度采购计划，提前规划原材料备货、产能预留，保障客户旺季供货稳定。
工厂外贸精简主线
资质与产能筹备→多渠道开发海外大宗客户→需求确认→打样确认→收定金排产→质检收尾款→报关出货→清关协助→售后与年度大客户深耕。
