每年4月份都是展会季，特别是对于电子产品行业、灯具行业，广交会，香港电子展各种大型展会接踵而至，很多公司是好几个地方都有在进行展会中的，而关于展前、展中、展后如何更好的做好这些准备工作事关重要，所以，在马上要到来的4月份展会中，看看要做哪些准备来迎接：
一、展前30天倒计时清单
D-30至D-21：客户预约阶段（第1周）
✅ 任务清单
□ 整理客户数据库，筛选目标邀约客户（至少50个）
□ 确定展位号，制作展位邀请函
□ 发送第一轮邀约邮件
□ 准备客户分类标签（A/B/C级）
□ 更新产品目录和价格表
? 客户邀约邮件模板
主题： Invitation to Visit Our Booth at Canton Fair - [展位号]
Dear [Name], I hope this email finds you well. We are excited to invite you to visit our booth at the upcoming Canton Fair: ? Booth: [Hall No.] [展位号] ? Date: April 15-19, 2026 (Phase 1) ? Special: New product launch + exclusive show discounts We have prepared something special for you: ✓ Our latest [product name] series ✓ Customized solutions for [his market] ✓ Special pricing for orders placed during the fair Would you be available to meet? Please let me know your preferred time, and I'll arrange a dedicated presentation for you. Looking forward to seeing you! Best regards, [Your Name] [Company] [WhatsApp/WeChat] |
? 邀约技巧
1.分层邀约策略
￮A级客户（大客户/高意向）：邮件+电话+WhatsApp三重触达
￮B级客户（潜在客户）：邮件+LinkedIn私信
￮C级客户（普通客户）：邮件群发
2.时间安排
￮上午10-12点：约大客户（精力最好）
￮下午2-4点：约中等客户
￮避免：开馆前30分钟和闭馆前30分钟
D-20至D-11：样品和物料准备（第2-3周）
✅ 任务清单
□ 确定参展样品清单（3类样品）
□ 准备样品标签和故事卡
□ 制作展会专属宣传册
□ 准备名片（至少300张）
□ 采购展会赠品
□ 确认酒店和交通
? 样品准备3分类
类型 | 数量 | 用途 | 特点 |
展示样品 | 20% | 展位陈列 | 最精致、最有代表性 |
体验样品 | 30% | 客户试用 | 可触摸、小包装 |
赠送样品 | 50% | 随单赠送 | 低成本、带Logo |
?️ 样品故事卡模板
┌─────────────────────────┐ │[产品名称]│ ││ │? 核心卖点：│ │• [卖点1]│ │• [卖点2]│ │• [卖点3]│ ││ │? 适合客户：│ │[目标客户描述]│ ││ │? 成功案例：│ │[某客户使用后效果]│ ││ │? 扫码了解更多│ │[二维码]│ └─────────────────────────┘ |
? 展会赠品清单
必带赠品（低成本高感知）：
•印有Logo的笔记本
•定制笔
•产品小册子
•糖果/巧克力
高价值赠品（针对意向客户）：
•定制充电宝
•品牌保温杯
•产品样品包
避坑：不要带太重以及体积太大的赠品，客户不愿意拿
D-10至D-1：最后冲刺（第4周）
✅ 任务清单
□ 发送最终确认邮件给客户
□ 准备展会话术和FAQ
□ 团队培训（分工+话术）
□ 检查所有物料
□ 准备应急包
□ 确认展会日程安排
? 展会应急包清单
? 必备文件： □ 参展证/门票 □ 名片（至少300张） □ 产品目录（50本） □ 报价单（带公章） □ 合同模板（电子版+纸质） □ 公司资质文件 ? 工具类： □ 订书机+订书针 □ 剪刀 □ 胶带/双面胶 □ 记号笔（多色） □ 计算器 □ 手机充电器/充电宝 ? 应急物品： □ 创口贴 □ 止痛药 □ 润喉糖 □ 纸巾/湿巾 □ 矿泉水 ? 其他： □ 现金（备用） □ 信用卡 □ 客户礼品 |
二、展中执行攻略
? Day 1：开幕日（客户最多，状态要好）
时间安排
时间 | 任务 | 注意 |
08:00 | 到达展馆，检查展位 | 提前1小时到 |
08:30 | 摆放样品，最后检查 | 确保灯光/插座正常 |
09:00 | 开馆，迎接第一波客户 | 全员到位 |
10:00-12:00 | 重点客户接待 | 精力最好时段 |
12:00-13:00 | 轮流午餐 | 展位不留空 |
14:00-17:00 | 持续接待 | 下午也是黄金时段 |
17:00-18:00 | 整理名片，客户分级 | 当天跟进 |
? 现场接待话术
客户刚到展位：
"Hi, welcome! I'm Melinda from [Company]. May I know what products you're interested in? Or what market are you targeting?"（中文：您好，欢迎！我是XX公司的Melinda，请问您对什么产品感兴趣？或者您主要做哪个市场？）" |
了解客户需求：
"Great! May I ask: 1. What's your main market? 2. What's your current purchasing volume? 3. Are you looking for OEM or ODM? This helps me recommend the best solution for you." |
产品介绍（3分钟版本）：
"This is our best-selling model [name]. The key features are: 1. [Feature 1] - which solves [problem] 2. [Feature 2] - different from competitors 3. [Feature 3] - we have [certification] The MOQ is [X], price range $[X]-[Y]. Would you like a sample to test?" |
处理价格询问：
"Our price depends on quantity and specifications. May I know: - Your estimated order quantity? - Any special requirements? I'll give you the best quote based on your needs."（不要直接报价！先问清楚需求） |
促成下一步行动：
"It was great talking with you! Let me add you on WeChat/WhatsApp, and I'll send you our catalog and quotation today. What's your best email for business?" |
? Day 2-3：黄金接待日（成交关键期）
重点策略
1.深度洽谈预约客户
￮提前约好的客户，预留30-60分钟深度交流
￮准备PPT或视频，做正式presentation
2.现场逼单技巧
￮scarcity："This promotion is only valid during the fair"
￮从众："We already received 5 orders this morning"
￮样品诱惑："Place order today, free samples worth $200"
3.客户分级管理
￮A级（高意向）：当天发详细报价
￮B级（有意向）：展会期间保持联系
￮C级（低意向）：收集名片，展后跟进
? 客户信息记录表
┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐ │ 姓名│ 公司│ 国家│ 意向等级 │ 下一步│ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ John│ ABC Inc│ USA│ A│ 今晚发│ │││││ 报价│ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ Maria│ XYZ GmbH │ Germany│ B│ 加微信│ │││││ 保持联系 │ └──────────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘ |
? Day 4-5：收尾冲刺（抓紧最后机会）
最后2天策略
1.扫馆客户
￮主动去其他展位拜访潜在客户
￮带上名片和小礼品
2.价格让步
￮最后2天可以适当让步5-10%
￮话术："Last day special, 10% off for orders placed today"
3.信息补录
￮整理所有名片
￮补全客户信息
￮拍照留存样品和客户合影
三、展后跟进（黄金72小时）
? Day 1：展会结束当天
必做事项
1.发送感谢信（当晚）
主题：Great meeting you at Canton Fair - [Company Name] Dear [Name], It was a pleasure meeting you at our booth [Number] today. As discussed, I've attached: ✓ Our latest product catalog ✓ Quotation for [product name] ✓ Company profile Please let me know if you have any questions. I'm looking forward to our cooperation! Best regards, [Your Name] [Photo together at booth] ← 附上合影 |
2.客户分级整理
￮A级客户：红色标签，24小时内电话跟进
￮B级客户：黄色标签，48小时内邮件跟进
￮C级客户：绿色标签，1周内邮件跟进
3.CRM录入
￮当天把所有名片信息录入系统
￮标记来源：Canton Fair 2026
? Day 2-3：深度跟进
A级客户跟进话术
电话跟进：
"Hi [Name], this is Melinda from [Company]. We met at Canton Fair yesterday at our booth [Number]. I sent you the quotation last night, did you receive it? Do you have any questions about the pricing or specifications? Also, as mentioned, the special show discount expires this Friday. Would you like to proceed with a sample order first?" |
B/C级客户跟进话术
邮件跟进：
主题：Following up - Canton Fair Meeting Dear [Name], Hope you're doing well after the fair. I wanted to follow up on our conversation about [product/topic]. I've attached some additional information that might interest you. If you'd like to discuss further, I'm available for a call this week. What time works best for you? Best, [Your Name] |
? 展后30天跟进计划
时间 | 动作 | 目标 |
Day 1 | 感谢邮件+报价 | 建立联系 |
Day 3 | 电话/微信跟进 | 确认意向 |
Day 7 | 发送新品/促销信息 | 保持活跃 |
Day 14 | 询问样品反馈 | 推进决策 |
Day 21 | 提供客户案例 | 增强信任 |
Day 30 | 最后促单 | 成交或归档 |
四、常见坑与避坑指南
❌ 坑1：样品准备不足
问题：第3天样品就发完了，后面客户来没东西展示
解决：按"展示:体验:赠送=2:3:5"准备，赠送类多带50%
❌ 坑2：只收名片不筛选
问题：收了500张名片，回去发现大部分是竞争对手/服务商
解决：现场做客户分级，只跟进A/B级，C级放后
❌ 坑3：报价随意给低价
问题：现场为了成交给底价，回去发现没利润
解决：提前设定"展会底价线"，低于此价必须请示
❌ 坑4：展后不跟进
问题：回去后忙其他事，2周后才想起来跟进，客户已经忘了
解决：黄金72小时法则，Day 1必须发邮件
❌ 坑5：团队配合混乱
问题：多个业务员接待同一个客户，报价不一致
解决：
•提前统一话术和价格底线
•客户到访时指定专人接待
•用客户登记表避免重复
五、实战工具包
?️ 工具1：客户到访登记表
到访时间：_______业务员：_______客户信息： - 姓名：_______ - 公司：_______ - 国家：_______ - 职位：_______ - 邮箱：_______ - 微信/WhatsApp：_______需求信息： - 感兴趣产品：_______ - 目标市场：_______ - 预计采购量：_______ - 现有供应商：_______意向评级：□A 高意向□B 有意向□C 一般下一步行动：_________________ |
?️ 工具2：展会日程表
┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐ │ 时间│ Day 1│ Day 2│ Day 3-5│ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ 09:00│ 开馆准备 │ 重点客户 │ 深度洽谈 │ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ 10:00│ 客户A│ 客户C│ 扫馆│ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ 14:00│ 客户B│ 现场逼单 │ 收尾│ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │ 17:00│ 整理│ 跟进│ 撤展准备 │ └──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘ |
?️ 工具3：竞品调研表
┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐ │ 竞品公司 │ 产品特点 │ 价格区间 │ 我们的优 │ ││││ 势│ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤ │││││ └──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘ |
六、快速行动清单
距离广交会30天，这周要做：
□ 筛选50个邀约客户名单
□ 写邀约邮件，周三前发送
□ 确定参展样品清单
□ 联系供应商补样品
□ 设计展会宣传册
□ 预订酒店和机票
□ 准备名片（至少300张）
距离广交会7天，要做：
□ 发送最终确认邮件
□ 准备展会话术
□ 团队分工培训
□ 打包应急包
□ 检查所有证件
