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采购流程的3个关键步骤

作者：本站编辑      2026-03-04 10:18:44     2
采购流程的3个关键步骤
采购流程通常有3个关键步骤，分别是计划、执行和监控。
1.采购计划
企业的采购活动是非常理性的专业行为，和我们平常的逛街、网络购物的消费行为有很大区别，其中最重要的一点就是要有一份采购计划。
企业采购要建立一个规范，说得直白一些就是要明确购买的产品、数量和价格，这是基本的三个要素，其他还包括了送货地址、期望的到货时间、付款条件等等。
接下来的工作是选择供应商，通常我们有多个选项，有主要的和备用的供应商。在ERP系统中可以进行选择，比如在SAP系统里是在Source list选择Fixed Supply Source，表示这是首选的供应商。
如果有多家供应商，我们还要定义采购配额的规则，是50%:50%，还是其他的购买比例，这些都可以在系统中进行设置。
2.采购执行
采购执行主要有以下5个步骤。
1）生成需求
采购需求通常是在内部产生，比如我们需要某些原材料用于生产、想要换一家食堂的供应商，或者为了一票空运货物要找一家物流公司。总之，采购需求是为了达到某个明确的目标而产生的真实需求。
如果采购的目标是原料，需求的提出者是物料计划员；如果目标是培训服务，提出方是人事部门，他们只是提需求，告诉采购部门想要的商品或服务的规格、数量和需要时间。
需求的提出者通常没有权利决定价格，这是由采购部门负责的工作。企业一定要把这两个职责分开，不能让同一个部门既当"运动员"，又当"裁判员"，这样才能从制度上防止采购腐败。
2）发布订单
在确定了供应商和价格以后，接下来的工作是发布采购订单，这是正式的采购交易。
在智能系统的帮助下，现在的订单发布流程已经高度自动化。我们只需要在系统中设置好各个参数，就可以直接把采购需求转化为订单，这个工作可以在瞬间完成。
站在降本增效的角度看，企业已经不需要大量的采购计划员，有些公司甚至把这个工作外包出去，以此来进一步降低人力成本。
然而，事情没有表面看起来那么简单，毕竟采购会消耗公司的现金，是和钱直接相关的活动，或多或少是比较敏感的。
公司需要有一定能力和经验的员工坐镇，来监督系统推荐的采购需求，定期对系统中的交易活动进行健康检查sanity check，无条件地相信系统运行的结果本身就是一种风险。
订单发布以后，供应商可能会对价格、数量和到货日期提出改动意见，我们要根据实际情况进行判断，然后对合理的要求进行修改。这些工作暂时无法被系统替代，依然需要人工介入。
3）跟踪交付
跟踪订单的目的是为了确保准时交付。在需求比较稳定的情况下，ERP系统的计算结果也会比较靠谱。
为了提高效率，我们通常会把系统中所有的未交付订单open order全部导出，然后在Excel表格中筛选、分析。
通过查看逾期订单past due order，可以查出供应商的交付问题，然后逐个进行询问，判断对方是否存在系统性的交付问题，比如产能不足、设备故障、模具维修、材料变更等等。
跟踪订单的另一个目的是监控加急订单。由于需求存在波动性，必然有部分的订单需要提前交货，即加急Expedite。
越早发现加急的需求，后续的相关成本就越低。这是什么概念呢？假设我们是使用海运发货到国外，门到门的运输时间是2个月。
我们要向前看3个月的需求，如果仓库和在途的库存不足以满足需求，那么就要安排加急出货。此时我们还有一些缓冲的时间，使用海运就可以了，这也是费用最低的运输方式。
如果我们发现需求的增长比较迟，一个月后就要断货，海运已经来不及了，只好使用空运运输，而这种模式的费用要比海运贵好几倍。因此，尽早发现需求波动就能降低运输成本。
如何能够做到这点？定期跟踪订单和需求，发现潜在的供应缺口是关键。
ERP系统可以帮助我们提供一些报表，有些可以直接用于缺货预警，有些需要重新设计表格，来体现出我们想要的功能。不管使用哪种方式，核心就是根据需求、库存和在途计算预计的供应情况，找出供应的缺口。
4）签收货物
仓库需要在货物抵达后进行签收，理论上说当天应该把所有的到货入库并录入系统。“当日事当日毕，勿将今事待明日”，这是仓库操作的基本常识。
如果没有及时入库、入账，这会给物料管理造成潜在隐患。如果物料是急着要用的，仓库没有入库，这就是一件不合理的事情了。
尽管有些难以想象，但是这种现象经常发生。仓库的实物和账目为什么会不一致？一个原因是没有及时入库，货物堆在仓库门口，生产线的工人发现了这是他们需要的物料，然后自说自话地拿去用了。
等到仓库想要入账的时候，没有实物自然不会做收货，那么账目就对不上了。过了一段时间，供应商会反映没收到钱，经常一番调查，发现是仓库没有入库记录，财务也不会付款。这些都是没有及时入库的后遗症。
5）财务付款
财务付款应该是非常严谨的流程，毕竟是要把钱拿出去，每一分钱都不能付错，不能多付，也不能少付。这个道理很简单，大家都明白，但是在实际操作中也难免会出问题。
如何来防止出错？一个标准的做法是三点确认，即在包装时，一定要核对采购订单、收货报告和供应商发票，三点必须一致，财务account payable才能付款。
3.采购的监督与控制
采购订单的监控是在执行层面的、非常细节的跟踪。在战略层面上的监督与控制更加强调整体的把控。我们依然可以使用采购订单的报告，根据逾期的天数统计及时交货率on time delivery的情况。
及时交货不仅影响生产计划的顺利执行，还可能影响到销售和客户关系。
在实践中，影响按时交付的因素有很多，包括生产计划的合理性、库存管理的准确性、物流运输的效率等。
例如，如果生产计划没有考虑到实际产能限制，就可能导致订单无法按时完成。此外，库存管理中的数据错误，如BOM不准确，也会导致缺料，从而影响交付。
为了提升按时交付率，企业需要与供应商建立良好的沟通机制，确保双方对交货时间和数量的期望一致。同时，采用合理的交货时间窗口和及时交货率计算方法，也能有效提高交付的准确性。
通过系统性的分析和持续改善，企业可以在供应链管理中实现更高的交付绩效。
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