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行政必备办公用品采购管理全攻略来咯来咯！
01
行政办公用品采购准备
行政日常采购前必做的3件事：
1.库存盘点
每月25日固定盘点(避开月底忙乱)
建立《安全库存表》(如:A4纸存量<3箱时触发采购)
2.需求收集
用腾讯文档制作《部门申购表》
设置必填项:物品名称/规格/紧急程度(避免买错)
3.预算拆分
耗材类(纸笔)占60%
设备类打印机，饮水机，咖啡机，制冰机等等占30%应急储备+福利品占10%
02
供应商筛选技巧
比价三原则
1.同一商品至少获取3家报价，并要求送样比对
2.要求提供增值税专用发票
3.合同必须写明:"逾期交货按日扣除1%货款'
验厂重点
量大的话一定要去考察工厂或者参观仓库
仓库防潮措施等
抽查送货车辆是否干净(判断运输质量)三、成本控制妙招
03
成本控制妙招
组合采购
1.把各部门需求打包谈判(量大有折扣)或者找替代方案
普通中性笔→换芯式签字笔(长期省30%)品牌硒鼓→兼容硒鼓(成本直降50%)薅羊毛
2.找工厂供应商去定制，不仅可以定制logo，没有中间商，预算还特别香
04
验收避坑指南
到货检查清单
1.抽检10%数量(整箱货要开箱查)
2.测试功能性
3.核对生产日期(墨水/胶水保质期>1年)
05
采购入库
1、针对公司大型采购，采购物资都必须办理入库手续。采购执行人需凭采购入库单据办理冲账及款项支付申请。
2、仓储人员依据采购合同或采购订单，与来货清单进行核对，核对相符的，清点或称量来货数量，依据实际清点或称量结果办理入库手续，并在来货回执上签字，对存在的误差和损失过大应及时通知采购人员进行处理。
3、特殊物资不能或不适合入库存放的(如:体积大，入库存放产生较大二次搬运费用，使用现场具备存放条件，且不会造成流失的)，也要办理入库手续，同时办理出库手续，由保管责任人或领用人在出库单签字，以明确保管和使用责任。
收，折价接收的需要履行审批手续。4、需要进行检验的物资，办理与入库手续，并及时通知检验部门进行检验，检验合格后办理入库手续;对检验不合格的，检验部门要及时通知采购执行人，进行处理，退货或折价接
5、严格禁止不经审批的让步接收。让步接收要确保所采购的物资能够使用，并且不产生额外费用，增加额外成本，或是额外费用、成本能够得到补偿。
06
采购付款
1、采购执行人需凭经批准的采购合同、采购订单申请支付采购预付款。
2、货物到达后采购执行人需凭采购入库单、合同及发票等，依据合同约定进行款项支付申请。
3、采购原则上使用转账付款，除特殊采购外，尽量减少现金使用。
4、财务部门对采购付款申请，依据采购合同及检验报告进行审核，审核通过的办理付款手续。并及时进行账务处理。
07
采购备用金
1、为应对突发、零星采购需求，采购实行小额备用金制度，金额暂定500元。
2、备用金凭经审批的采购申请单，经批准方可使用。
3、备用金仅限于以下范围内使用:
(1)生产、建设过程中，因突发事件引起的，应急维修需要的备件
(2)零星、小额采购的非库存储备物资;(3)不进行紧急采购将影响生产、建设的物资，此类采购使用备用金，材料需求部门要说明原因，明确责任。
(4)备用金实行报销制度，发生备用金采购业务后，7日内进行报销，补足备用金，非经特殊审批备用金额度不做调整。
(5)备用金采购仍需执行询、比价制度，特殊紧急采购经总经理批准，可在采购后将询比价资料报审计部审查。
08
供应商一览表
1、采购人员应在获取报价的同时索要供应商的企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质文件。
2、已有合作的供应商或有相关业务关联的供应商应建立供应商档案，存档，以备后期合作时的筛选资料。
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END
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