问题1：新供应商的选取制度不够完善，如何全面了解供应商情况并控制原材料质量及价格？
现状分析：
公司尚无统一的新供应商选取尺度及选取程序制度，目前由采购员对供应商的基本情况进行调查，但是调查结果未形成书面记录，不利于根据新供应商的选择尺度进行客观判断，并跟踪建立供应商档案。
同时，我们在了解供应商基本情况时，未获取其财务报表等信息，财务部未参考考虑其财务状况。
建议改进计划：
[完善供应商选择程序及标准]：建议将调查供应商基本情况的内容建立统一书面记录，如调查问卷，该书面记录成为供应商档案组成部分。
了解供应商基本情况时，建议获取财务状况有关信息，由财务部参与协助评估供应商财务状况。
问题2：缺乏健全的供应商档案管理制度，如何有效掌握供应商情况？
现状分析：
目前公司尚无正式的供应商档案管理制度。
采购员正协助供应内勤收集、建立供应商档案，内容包括供应商名称、联系方式、营业执照、税务登记证、产品质量专业认证书、员工人数、设备情况、质量情况（公司内部收集信息）、供应价格等。
但是，由于该等供应商档案于2024年开始建立，有关资料内容尚在收集整理中，供应商档案尚未健全。
我们注意到供应商档案内容未涉及到货及时性、结算方式及结算期等重要信息。
建议改进计划：
[建立健全供应商档案管理]：供应商档案增加到货及时性、结算方式及结算期等信息，提高信息相关性及有效性，为评价供应商提供主要依据。
供应商档案应进行妥善存货保管，以便供应科分析掌握并改进供应商的管理。
问题3：缺乏标准的供应商评价尺度及评价程序，如何确保有效选择供应商？
现状分析：
供应科于每年年末会同技术处、质检科及生产使用部门对现有供应商进行一次年终综合评价。
评价内容包括该供应商一年来提供的原材料的产品质量、开发能力、产品认证、供货能力、价格水平及服务状况，在"分承包综合评价记录"表中反映。
表中对供应商的评价指标缺乏准确定义（部分有质量缺陷历史的供应商亦被评价为合格），无量化分析指标。
在供应商评价过程中，由于没有建立、健全供应商档案，对供应商的评价缺乏诸如质检异常报告、到货不及时或不准确等档案记录作为评价依据，使评审依据主要依赖相关人员的个人经验。
供应科仅将拟续用的供应商评价记录传递到副总经理处审核，同时供应科仅对审核后续用的供应商评价记录进行存档，不利于公司管理层及相关业务部门全面了解供应商情况，总结造成不合格供应商的原因及对公司的不利影响。
建议改进计划：
[完善供应商评审流程]：建议在分承包综合评价程序中，明确对供应商评价指标的准确定义及评价的标准；分承包综合评价表尽量使用量化分析指标。
建立健全供应商档案，作为评价供应商的重要资料依据。
供应商评价结果不论是拟续用或不续用，均应报副总经理审批并存档。
问题 4：缺乏规范的采购定价程序及制度，如何有效控制采购价格？
现状分析：
公司目前尚无正式的采购定价制度。
采购定价由采购员调查现有供应商的供货价格进行比较，并考虑其他公司提供的报价确定。价格调整有时依赖供应商主动根据市场情况调整报价，由采购员及供应科长调查比较后确定。
公司未主动进行同类产品市场价格的调查，也未对竞争对手材料价格信息进行分析，以降低材料成本，提高产品竞争力。采购员对原材料的市场价格调查亦未形成书面记录。
同时，采购定价未充分考虑公司的整体目标，没有从公司减低成本的角度与供应商洽谈具竞争力的采购价格，不利于公司有效的减低采购成本。
原材料定价结果未形成书面记录（如定价清单）并传递到其他部门（如生产综合部、财务部），不利于供应科控制采购合同价格，不利于其他部门参与采购合同的签订或审核。
建议改进计划：
[建立正式采购定价管理制度]：加强市场价格调查，建立采购的竞价制度，即建立正式的询标及比价制度和记录制度。
采购定价应考虑公司的整体目标，如财务部提供有关现有产品成本构成及目标成本结构等分析数据，便于公司有效减低采购成本。
建议准备原材料采购定价表，并传递到相关部门作参考。问题 5：缺乏科学的安全库存量系统计算程序，如何保证生产安排并减少库存资金占用？
现状分析：
在供应科编制年度及月度采购计划时，安全库存量是考虑的重要因素之一。
目前公司的安全库存量系统计算程序的有关数据如"保险量"、"经常量"等主要是供应科的经验数据，未根据生产情况及时反馈信息及更新指标，不利于确保安全库存，减少库存占用资金。
建议改进计划：
[完善安全库存量的确认及更新程序]：建议供应科会同生产科、技术科及财务部合理确定安全库存量，并根据库房反馈的信息、生产及销售情况及时更新数据。
问题 6：年度采购计划的编制程序不规范，审核流于形式，如何有效控制存货？
现状分析：
供应科科长及副总经理在审核采购计划时，主要依赖经验，缺乏审核标准。
建议改进计划：
[完善采购计划编制]：在编制采购预测时，财务部提供现有成本价格及目标成本结构等资料，便于有效控制存货及资金占用成本，降低因库存不足影响生产及销售的风险。
供应科长及副总经理在执行审核时，以安全库存量、销售及生产计划等作为审核标准，提高审核的有效性。
问题 7：采购合同未进行合理编号，如何加强合同保管及统计？
现状分析：
采购合同未进行合理编号，不利于合同的保管及统计。
建议改进计划：
[对采购合同进行连续编号]：建议对采购合同进行连续编号，以便于合同的保管和统计。
问题 8：采购合同的内容填制不规范，如何准确确认采购并提高资金使用效率？
现状分析：
采购合同中涉及货物所有权转移及付款条件的条款即"付款方式"内容不统一，如"货到验收付款"、"货到30天付款"等，不利于以合同为基础的采购定单即"购货确认"的准确签订，从而影响公司确定具体、统一的采购入账日期及付款日期。
目前公司对供应商的付款期限最长为一个月，而销售信用期却为三个月，不利于公司资金的有效使用。
建议改进计划：
[规范采购合同的填制]：采购合同中涉及货物所有权转移及付款条件的条款即"付款方式"内容应规范统一，以便于规范"购货确认"的相关内容准确签订，使公司确定具体、统一的采购入账日期及付款日期。
财务部应参与采购合同的签订或审核，并使公司充分利用付款信用期，提高资金使用效率。
问题 9：采购合同签订的职责分工不够明确，如何有效执行合同签订及审核？
现状分析：
供应科长负责所有采购合同的审核并盖章，对大额及关键原材料的采购合同的签订未设定其他审核程序及权限。
同时，由于供应科长分管部分材料（如香料、软管等）的采购工作，该部分采购合同的签订人与审核人均为供应科长，不利于职责分工。
建议改进计划：
[规范合同签订流程]：设定采购合同尤其是大额及关键原材料之采购合同的审核程序及权限。
明确将合同签订与审核职责分离，有效的执行合同的审核及监督，避免公司利益受损的风险。
问题 10：财务部未参与采购合同签订、审核及管理，如何提高资金利用率？
现状分析：
财务部未参与合同的签订及审核，亦未保留完整的合同备份作为财务核算的参考，不利于财务部对采购价格及结算期进行监督。
建议改进计划：
[加强财务部对采购的事前、事中、事后控制]：财务部参与合同的签订或审核，尤其是参与合理利用付款信用期、确定物权转移时点等内容的商榷，充分利用供应商信用提高资金利用效率，及时记录采购。
财务部保留完整的合同备份作为财务核算如原材料价格、计划价格及付款条款等内容的参考。
问题 11：缺乏规范的办公用品申请及审批程序，如何有效控制采购？
现状分析：
办公用品的采购量需求缺乏依据，无规范的申请程序；对采购涉及金额大小的审批权限没有具体规定；缺乏单据传递或传递不规范及缺乏存档程序。
"物资请购单"、"内部文件签批单"未传递至财务部为审核采购及付款提供重要依据，不利于财务部有效执行审核控制程序，不利于有效控制采购及使用情况，提高资金使用效率。
建议改进计划：
[规范办公用品采购流程]：建议公司制定规范办公用品采购的合理申请、审批权限及程序的制度，明确相关的负责部门，规范相关的单据格式及传递流程，以便有效控制其采购。
问题 12：购货确认未连续编号，如何管理和归档以便执行收货及账务记录？
现状分析：
作为采购订单的购货确认未按一定规律编号，不利于购货确认的管理和归档，不便于据以执行采购收货及账务记录。
建议改进计划：
["购货确认"进行连续编号]："购货确认"应按一定规律编号，以便于有关单据的勾稽关系，统一管理。
问题 13：购货确认的填制不规范，如何准确确认采购？
现状分析：
购货确认中涉及货物所有权转移及付款条件的条款即"付款方式"内容不统一，如"货到验收付款"、"货到30天付款"等，不利于公司确定具体、统一的采购入账日期及付款日期。
目前公司对供应商的付款期限最长为一个月，而销售信用期却为三个月，不利于公司资金的有效使用。
建议改进计划：
[规范"购货确认"有关条款的填制]：参见问题8（规范采购合同填制）。
问题 14：购货确认签订的职责分工不够明确，如何有效执行签订及审核？
现状分析：
供应科长负责所有购货确认的审核并盖章，对大额及关键原材料的购货确认的签订未设定其他审核程序及权限。
同时，由于供应科长分管部分材料（如香料、软管等）的采购工作，该部分购货确认的签订人与审核人均为供应科长，不利于职责分工。
建议改进计划：
[明确采购执行的职责分工]：参见问题9（规范合同签订流程）。
问题 15：财务部未参与购货确认的审核及管理，如何及时记录采购？
现状分析：
财务部未参与购货确认的签订及审核，亦未保留完整的合同备份作为财务核算的参考，不利于财务部对采购价格及结算期进行监督。
建议改进计划：
[加强财务对采购执行的审核与分析]：参见问题10（加强财务部对采购的事前、事中、事后控制）。
问题 16：购货确认不作为库房点收货物的依据，如何保证采购计划的有效执行？
现状分析：
供应商将货物直接送达原材料库房后，库管员对照采购计划及与供应科举行会议获得的采购信息记录而非购货确认，对货物数量进行过磅清数并据以判断拒收或交质检科质检验收。
建议改进计划：
[明确库房验收的依据]：建议购货确认传递到库房作为点数收货的依据，以便在验收时及时退回起点物资，有效控制库存量。
问题 17：验收清点货物的有关单据不连续编号且未传递到相关部门，如何根据单据勾稽关系控制收货及记账？
现状分析：
库管员清点数量后，在供应商传递来的"送货单"上签收；库管员虽保留一联签收的送货单，但并未规范存档并作为记账依据之一。
在收货点数、质检验收及办理正式入库的程序中，涉及之磅码单、送检单及检验报告单均未连续编号，由于购货确认无编号，该等单据亦未注明相应的购货确认编号；入库单虽连续编号，但未注明购货确认编号。
不利于各批次收货时根据有关单据的对应及勾辑关系互相核实及监督，以便于准确验收入账。
建议改进计划：
[送货单作为收货依据]：建议送货单传递到供应科作为收货的依据之一。
购货确认、磅码单、送检单及检验报告单连续编号；磅码单、送检单、检验报告单及入库单注明相应的购货确认编号，以便供应科及时核对到货情况。
问题 18：缺乏系统的信用付款程序，如何充分利用信用期并及时付款提高信用？
现状分析：
采购会计编制"应付款清单"作为控制付款的依据之一，虽然与发生应付账款时的转帐凭证勾稽，但是未连续编号；而且，编制内容均为手工输入，数据并非由用友应付账款或财务系统自动产生，会计人员工作量繁琐，并可能影响有关数据的精确性与完整性，在"应付款清单"传递的过程中，可能发生缺失现象而不易核查。
同时，在编制"应付款清单"时，由于购货确认及检验报告单未传递至财务部，会计人员未对采购入库单上标注的付款日期进行审核，不利于及时付款，影响公司的付款信用。
建议改进计划：
[规范应付账款的警示流程]：建议设置计算机程序，使"应付款清单"由系统生成，并连续编号，增强其信用预警性，确保信息准确。
购货确认及检验报告单应传递至财务部，便于会计人员编制"应付款清单"时核对采购入库单上标注的付款日期，以便及时付款，并充分利用付款信用，增强公司的信用能力。
问题 19：对收到发票即付款的情况缺乏审核程序，如何利用付款信用期提高资金使用效率？
现状分析：
目前，存在较多收到发票即付款的情况。
当采购员以采购发票及入库单为依据申请付款时，财务部未根据购货确认的付款条件对付款日期进行审核，不利于公司充分利用付款信用，提高资金使用效率。
建议改进计划：
[减少见票付款的购买行为]：建议财务部参与供应科与供应商洽谈付款期，结合公司应收账款信用期合理设置应付款期限，以便公司有效利用和安排资金。
问题 20：在预付款收取发票的程序中，审核程序不健全，如何控制支票及资金使用？
现状分析：
在预付货款再收采购发票的情况下，有采购员以支票领用单申请付款。
此时，存在资金管理员在付款单据存根上盖章的现象，即先付款后由资金管理员审核，不利于资金管理员控制资金使用过程。
支票领用单未与相关付款内容（如购货确认编号或其他采购依据）勾稽，使财务部的审核缺乏可循的依据，不利于控制资金使用。
建议改进计划：
[加强预付款控制的执行]：建议财务部长在资金管理员审核供应科应提供财务部审核付款的依据资金额度后再进行审批。
问题 21：缺乏大额付款的明确审批权限，如何控制大额付款及现金流量？
现状分析：
公司虽然订立月度资金使用计划，但未明确规定执行付款金额的审核权限，不利于控制大额付款及现金流量的控制。
建议改进计划：
[明确大额付款的审批流程及权限]：公司按付款金额大小制定明确审核权限，以控制大额付款及现金流量。
