浅谈公立医院采购管理数智化转型

公立医院采购有着金额大、品种多、政策性强、专业性要求高的特点，实施过程中面临合规、质量、廉政等方面的风险。医院采购管理相较于其他管理来说是一个比较新的业务领域，在理论基础和管理基础方面都比较薄弱。医院在外部政策要求和内部管理需求共同驱动下，积极探索行之有效的管理模式和管理措施，但在实际执行中还是存在以下难点和不足，制约了整体管理水平的提升。

(一)采购需求管理方面。需求调研不充分是当前许多医院的短板，主要表现为：调研方法不能满足需要、信息获取渠道有限、论证不充分，需求调研流于形式，导致需求内容不完整、技术标准和服务质量描述不清晰，或存在歧视排他性内容，直接影响采购效果。

(二)采购流程标准化方面。在统一流程、优化流程、固化采购流程、推进采购流程标准化建设、提高采购流程透明度方面有待加强。

(三)采购效率方面。由于信息化程度低，采购过程手工操作，影响速度和操作质量、导致实施效率低。

(四)部门协同方面。采购部门与其他部门之间由于信息传递不畅、沟通不畅导致协同效率不高，采购质量和效率难以保证。

(五)数字化转型方面。存在采购管理信息化程度低、数据孤岛等问题，在原有系统上进行数智化转型的压力较大。

(六)采购人员能力方面。医院采购业务复杂，对采购人员的综合要求比较高，专业的采购人员不仅要有专业背景和经验，还要有较强的沟通协调能力、谈判能力、询价能力和信息收集与处理能力，复合型人才队伍建设有待加强。

从以上情况来看，通过采购管理信息化建设，运用流程自动化和AI等技术，可以自动查找获取有效信息，自动校验、审核、比对及进行风险提示，帮助医院强弱项、补短板。运用新技术，探索新方法，是提升管理水平，实现采购合规、高效管理目标的有效途径。

(一)智慧医院建设政策要求

根据2021年3月出台的《国家卫生健康委办公厅关于印发医院智慧管理分级评估标准体系（试行）》（国卫办医函〔2021〕86号），医院智慧管理是“三位一体”智慧医院建设的重要组成部分，并为医院智慧管理建设提供了参照标准，各医院应推进智慧医院建设的顶层设计，充分利用智慧管理工具，提升医院管理精细化、智能化水平。2022年4月国家卫生健康委办公厅印发《关于印发公立医院运营管理信息化功能指引的通知》（国卫财务函〔2022〕126号），强调公立医院运营管理信息化是实现业务管理和经济管理科学化、规范化、精细化的重要支撑和基础保障；公立医院运营管理信息化除了关注业务能力、基础功能外，还要把数据作为医院运营管理的重要资源，把人工智能、大数据及物联网等新技术作为医院运营管理的重要工具与手段，将网络信息与数据安全作为医院运营管理的底线能力进行设计，其主要内容包括资产购置管理、采购计划、供应商管理、招标项目管理、采购管理分析。

(二)医院高质量发展的需要

2021年发布的《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》（国办发〔2021〕18号）提出，要以建立健全现代医院管理制度为目标，强化管理创新，推动公立医院运行模式从粗放管理转向精细化管理。2020年国家卫生健康委会同国家中医药局联合印发《关于加强公立医院运营管理的指导意见》（国卫财务发〔2020〕27号），明确要求医院应当充分利用现代化信息技术，加强医院运营管理信息集成平台标准化建设，实现资源全流程管理，促进互联互通，实现业务系统与运营系统的融合，利用数据分析技术，构建运营数据仓库，从而提高决策质量。

由于医院采购规模庞大、品种多、品种间专业性强且专业性差异大、流程复杂，使得采购风险管理和采购质效提升成为管理的重要任务。采购管理信息化建设成为实现采购管理目标的重要手段，在采购管理信息系统中广泛应用数智技术，可以在有效防控风险、提高采购活动合规性的同时，更好地提高采购效率和质量。

(一)采购管理信息系统数智化应用规划

数智化是在信息化的基础上，融合数字化和人工智能技术，让信息化成果得到更充分的利用，发挥更大的价值。笔者所属医院结合采购管理现状，在全流程采购管理信息系统基础上，进行了数智化规划，如图所示。

1．采购业务全流程管理

采购流程自动化是构建采购管理信息系统的基础，在此基础上运用数智技术管理实现采购预算、采购申请、采购计划、采购实施、合同签订、验收等采购全流程的无缝对接和高效管理。

2．全方位、全方式、全过程管控

在采购系统建设上，从采购管理、采购实施、采购监督三个维度，全方位体现管理内容。在采购实施方面，对所有在用采购方式，按照不同的采购流程和要求，实现采购过程的全流程线上操作，以采购需求为起点，将采购过程中的关键环节重要内容嵌入系统中，各采购环节环环相扣，按照审批流实现采购文件线上流转、线上审核审批。

3．数智技术应用

在采购实施环节，充分运用数智技术，在采购需求管理、采购文件编制、供应商报名、采购评审、数据分析等方面提升智能水平，促进创新和应用。

4．互通互联

采购管理系统和医院其他相关系统进行集成，采购信息公告和国家指定信息发布平台对接，实现内部系统间、内部与外部数据的互通互联。

(二)数智化应用场景

1．采购业务全流程自动化

基于RPA（Robotic Process Automation，机器人流程自动化）技术，实现采购业务从采购预算开始至验收、付款结束的采购全流程线上办理，实现采购流程的无缝衔接和高效运作，提高内部各部门之间的协同和合作。将关键环节的控制要求嵌入系统中，通过系统自动监控，提升采购业务的透明性与合规性。

2．审批流程自动化

通过技术手段，可以将审批流程标准化。根据实际需求，灵活定制审批流程，包括审批人、审批顺序、审批条件等。经过系统化的操作，将审批任务自动分配给相关人员，减少了中间环节的等待时间，从而显著提高审批效率，减少人为错误。申请人及管理者可以实时查看审批人、审批时间、审批意见等信息，及时了解审批进度，使审批流程更透明、可追溯。

3．智能寻源

基于大数据的智能寻源系统，在采购前期对潜在品牌、供应商、市场价格进行寻源调研，自动生成包含市场价格波动、中标品牌对比、技术参数拆解等信息的采购需求调研报告，辅助医院开展项目的需求论证，提高采购质量。

4．智能审核校验

(1)采购文件智能审核：根据调研内容辅助生成采购文件。建立知识库或规则库，通过对采购文件合规性检查、倾向性分析、负面清单检查、智能对比分析，实现对采购文件智能辅助审核、减少质疑投诉、投标文件辅助审查、漏缺项分析。

(2)投标供应商之间防围串标审核：通过联动相关网站，查询、分析供应商关联关系；对比IP地址、MAC地址、磁盘系列号等特征码信息，分析判断响应供应商之间有无关联；筛查投标文件中商务和技术部分的雷同性，识别疑似围串标行为。

(3)合同智能审核：根据采购结果按照预制模板生成采购合同；或对未形成联动的采购合同，在签署环节提取合同信息与采购结果对比、自动审核合同实质性内容是否成交结果一致。

5．院内采购评审

构建动态专家库，支持按照规则抽取专家、自动拨号与专家沟通是否参会、会议信息自动发送短信至评审专家；评审会现场利用图像识别等技术，进行供应商信用自动查验、资格核验、符合性审查及客观项评分；对主观评审项提供精准辅助分析，响应文件横向对比、实时打分与排名生成，确保评审过程的公正性与专业性；自动整理评审会议内容并生成评审报告，提高评审效率的同时增强评审结果的权威性。

6．预警、提示

(1)风险提示：在供应商报名以及合同履行期间，通过技术手段抓取对供应商在中国政府采购网以及信用中国的严重违法及失信记录，并给予预警提示；对项目进展情况异常的项目进行预警提示。

(2)时效性提示：动态展示跟进待办项目进展，采购事项各环节有时间节点要求的进行提醒，比如采购结果确认后30日内要完成合同签订等。

(3)待办事项提醒：对连续采购的项目到期前提醒在合同结束前3-6月提示要开始准备新的采购程序。

7．AI智能服务

通过建立知识库、利用智能体向采购相关部门提供精准的政策咨询，以及操作过程中比较通用的问题解答，减轻采购管理部门业务咨询答复的负担。

8．数据分析及可视化展示

通过大数据分析，深入挖掘数据的规律和趋势，发现管理中的瓶颈和问题，并进行针对性的改进。通过可视化展示，将复杂的数据和信息简单化、直观化，使管理者能够快速了解和掌握情况，及时发现异常情况、采取措施。

数智化采购管理系统建设是一个复杂的过程，涉及多个关键步骤和技术选择，各医院应根据自身情况选择合适的数智化技术和实施方案，并持续优化和改进，以适应不断变化的新技术和业务需求。

(一)顶层规划

医院采购业务归口管理部门应结合管理方式和管理特点以及医院信息化建设情况进行统一规划，明确系统建设目标，制订具体方案，考虑预算、人员能力和技术支持等因素，拟订大致的项目计划和时间安排。

(二)需求调研

一方面，要了解行业和市场情况，向潜在供应商调研现有产品功能及定制化开发的技术实力；另一方面，向医院内部各采购相关部门征求系统功能的意见和建议。系统建设需求为后续的系统选型和实施提供方向，需要反复征求意见和论证后确定，避免系统在建设期反复修改。

(三)系统设计

根据调研情况和系统功能需求，进行电脑终端和移动终端的页面及系统功能构架设计，重点关注采购全过程各环节的自动化，以及数智技术的应用场景。

(四)系统及服务商选择

根据确定的系统建设具体方案，选择并确定是在市场上现有的智能化采购管理软件产品基础上定制化开发，还是全部定制化开发。在选择时，除了关注系统的功能、易用性、可扩展性以及售后服务等，还要关注服务商的选择，采购程序要合法合规。

(五)项目实施

成立采购相关部门及服务商共同参加的项目小组，制订详细的实施计划，包括系统功能需求的深度调研和确认、系统开发、系统页面设计及功能原型征求意见、用户培训、系统上线步骤和时间安排。定期召开项目沟通会，解决项目实施过程中的具体问题。

(六)系统运行安全

制订系统安全方案，充分考虑开放供应商端口的防火墙设置，以及数据存储、传输的安全。上线前进行全方位的安全漏洞测试，保障系统数据和交易信息的安全，防止数据泄露和恶意攻击。同时，确保平台稳定运行，进行反黑客攻击和病毒防护等。

(七)功能测试与上线应用

系统开发完成后，要对各项功能进行全面测试，确保功能的完整性和准确性。测试系统在高并发、大数据量情况下的性能表现，并优化系统性能。完成所有功能测试和安全测试后，正式上线应用。编写操作手册，进行相关的培训和宣传工作，方便相关工作人员快速熟悉和使用。

(八)系统运维

系统在使用过程中，会出现各种各样的问题，需要项目管理人员及项目运维人员实时监控，及时发现并反馈问题，通过定期项目例会的方式解决系统使用中的故障，总结分析系统出现问题的原因，不断完善系统功能。

(九)升级迭代

随着时间的推移、业务的发展以及新技术的应用，流程及数智化应用场景会逐渐变得不合理或者不便捷，要根据使用人员反馈和市场技术变化，持续优化业务流程和系统功能，保持竞争力。

(一)提高采购效率

数智化采购管理系统可减少人工操作时间和工作量，降低人力成本和时间成本的同时，减少人为错误，提高操作质量；通过智能审核、移动审批，加快审批速度；所有参与者都能及时共享最新的信息，提高部门间的协同，使得整个采购流程更加顺畅，显著提升采购管理效率。

(二)降低采购成本

通过电子化采购、大数据分析预警、智能化辅助查询、采购流程优化与跨部门协同等的应用，能大幅缩短招采周期，降低采购成本。

(三)提升采购质量

利用数智技术可提高采购需求调研、采购文件编制、评审规则设定、电子评审的科学性、合理性，严格筛选供应商，提升采购质量。

(四)推动采购管理创新

数智技术应用不仅能优化现有的采购管理流程，还可促进采购管理创新。AI深度应用将实现采购文件自动撰写、智能谈判等功能，数智化技术将带来医院采购管理模式的变革。

(五)加强采购风险管理

可在系统中嵌入管理制度要求和规则，围绕采购核心风险点进行分析、提示、预警；深度整合多源数据，构建全方位的风险监测体系；实时识别项目进行过程中的异常，并预警潜在的采购风险。

随着数智技术的不断进步和应用场景的不断拓展，采购管理数智化将拥有更加广阔的发展空间。未来的数智化采购系统将更加智能化、个性化、集成化，为公立医院提质增效提供有力支撑。