16.3 规划采购管理
规划采购管理是记录项目采购决策，明确采购方法，识别潜在卖方的过程 | ||
确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务 | ||
1、货物和服务可从执行组织的其他部门采购，或者从外部渠道采购。
2、应该在规划采购管理过程的早期确定与采购有关的角色和职责。
3、采购过程的参与者可能包括购买部或采购部的人员，以及法务部的人员。这些人员的职责也应记录在采购管理计划中。
4、一般的采购步骤为：
①准备采购工作说明书（SOW）或工作大纲（TOR）；
②准备高层级的成本估算，制定预算；
③发布招标广告；
④确定合格卖方的名单；
⑤准备并发布招标文件；
⑥由卖方准备并提交建议书；
⑦对建议书开展技术（包括质量）评估；
⑧对建议书开展成本评估；
⑨准备最终的综合评估报告（包括质量及成本），选出中标建议书；
⑩结束谈判，买方和卖方签署合同。
5、项目进度计划对规划采购管理过程中的采购策略制定有重要影响。在制订采购管理计划时所做出的决定也会影响项目进度计划。
16.3.1 规划采购管理的【输入】
1、立项管理文件
立项管理会包含商业需求和成本效益分析，以论证项目的合理性并确定项目边界。
2、项目章程
包括预先批准的财务资源。
3、项目管理计划
范围管理计划：说明如何在项目实施阶段管理承包商的工作范围。
质量管理计划：项目需要遵循的行业标准与准则。这些标准与准则应写入招标文件，如建议邀请书，并将最终在合同中引用。这些标准与准则也可用于供应商资格预审，或作为供应商甄选标准的一部分。
资源管理计划：包括关于哪些资源需要采购或租赁的信息。
范围基准：项目范围中已知的工作编制工作说明书(SOW)和工作大纲(TOR)。
4、项目文件
风险登记册：有些风险应通过采购协议转移给第三方。
干系人登记册：干系人登记册提供有关项目参与者及其项目利益的详细信息，包括监管机构、合同签署人员和法务人员。
需求文件：一是卖方需要满足的技术要求；二是具有合同和法律意义的需求。
需求跟踪矩阵：将产品需求从来源连接到满足需求的可交付成果。
里程碑清单：重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。
资源需求：包含关于某些特定需求的信息，例如，可能需要采购的团队及实物资源。
项目团队派工单：如果项目团队不具备开展采购活动的能力，则需要外聘人员或对现有人员进行培训，或者二者同时进行。
5、事业环境因素
包括：
市场条件；可从市场获得的产品、服务和成果；卖方，包括其以往绩效或声誉；关于产品、服务和成果的典型条款和条件，或适用于特定行业的典型条款和条件；特殊的当地要求，例如关于雇用当地员工或卖方的法规要求；关于采购的法律建议；合同管理系统，包括合同变更控制程序；已有的多层级供应商系统，其中列出了基于以往经验而预审合格的卖方；财务会计和合同支付系统等。
6、组织过程资产：合同
（1）总价合同。总价合同类型包括：固定总价、总价加激励费用、总价加经济价格调整。
①固定总价：最常用，大多数买家都喜欢这种合同，因为货物采购的价格在一开始就已确定，并且不允许改变（除非工作范围发生变更）。
②总价加激励费用：为双方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关的财务奖励。
③总价加经济价格调整合同：允许根据条件变化（如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
（2）成本补偿合同。此类合同向卖方支付为完成工作而发生的一切合法实际成本（可报销成本），外加一笔费用作为卖方的利润。这种合同适用于工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更的情况。成本补偿合同又可分为：成本加固定费用、成本加激励费用、成本加奖励费用。
（3）工料合同，又称时间和手段合同。是兼具成本补偿合同和总价合同特点的混合型合同。这种合同适用于在无法快速编写出准确工作说明书的情况下扩充人员、聘请专家或寻求外部支持。
16.3.2 规划采购管理的【工具与技术】
1、专家判断
2、数据收集：市场调研
3、数据分析
适用于规划采购管理过程的数据分析技术是自制或外购分析。制定自制或外购决策时应考虑的因素包括：组织当前的资源配置及其技能和能力，对专业技术的需求，不愿承担永久雇用的义务，以及对独特技术专长的需求；还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。 |
4、供方选择分析
常用的选择方法包括：
（1）最低成本：适用于标准化或常规采购。此类采购有成熟的实践与标准，有具体明确的预期成果，可以用不同的成本来取得。 （2）仅凭资质：适用于采购价值相对较小，不值得花时间和成本开展完整选择过程的情况。 （3）基于质量或技术方案得分：邀请一些组织提交建议书，同时列明技术和成本详情；如果技术建议书可以接受，再邀请它们进行合同谈判。如果经过谈判，证明它们的财务建议书是可接受的，那么就会选择技术建议书得分最高的卖方。 （4）基于质量和成本：在此方法中，成本也是用于选择卖方的考虑因素。一般而言，如果项目的风险和(或)不确定性较高，相对于成本而言，质量就应该是一个关键因素。 （5）唯一来源：买方要求特定卖方准备技术和财务建议书，然后针对建议书开展谈判。由于没有竞争，因此仅在有适当理由时才采用此方法，而且应将其视为特殊情况。 （6）固定预算：在建议邀请书中向受邀的卖方披露可用预算，然后在此预算内选择技术建议书得分最高的卖方。此方法仅适用于工作说明书定义精确、预期不会发生变更，而且预算固定且不得超出的情况。 |
5、会议
可用于确定管理和监督采购的策略。
16.3.3 规划采购管理的【输出】
1、采购管理计划
采购管理计划可以是正式或非正式的，也可以是非常详细或高度概括的。 采购管理计划可包括以下内容： ①如何协调采购与项目的其他工作，例如项目进度计划制订和控制； ②开展重要采购活动的时间表； ③用于管理合同的采购测量指标； ④与采购有关的干系人角色和职责，如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制； ⑤可能影响采购工作的制约因素和假设条件； ⑥司法管辖权和付款货币； ⑦是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准； ⑧风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险； ⑨拟使用的预审合格的卖方（如果有）等。 |
2、采购策略
（1）交付方法 ①专业服务项目的交付方法。主要涉及的项目类型包括：买方或服务提供方不得分包、买方或服务提供方可以分包、买方和服务提供方设立合资企业、买方或服务提供方仅充当代表。 ②工业或商业施工项目的交付方法。主要涉及的项目类型包括：交钥匙式、设计-建造满（DB）、设计-招标-建造（DBB）、设计-建造-运营（DBO）、建造-拥有-运营-转让（BOOT）及其他。 （2）合同支付类型合同支付类型与项目交付方法无关，需要与采购组织的内部财务系统相协调。 主要包括以下合同类型： ①总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况。 ②成本补偿合同适用于工作不断演进、很可能变更或未明确定义的情况。 ③激励和奖励费用可用于协调买方和卖方的目标。 （3）采购阶段包括：采购工作的顺序安排或阶段划分、每个阶段的描述，以及每个阶段的具体目标；用于监督的采购绩效指标和里程碑；从一个阶段过渡到下一个阶段的标准；用于追踪采购进展的监督和评估计划；向后续阶段转移知识的过程。 |
3、采购工作说明书
(1)依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书(SOW),仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。 (2)工作说明书的内容包括：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。 (3)采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。需要说明所需的附加服务，例如，报告绩效，或对采购品的后续运营支持。 (4)在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议的一部分。 5、对于服务采购，可能会用“工作大纲(TOR)”这个术语，与采购工作说明书类似，工作大纲通常包括以下内容： 承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作； 承包商必须达到的适用标准； 需要提交批准的数据； 由买方提供给承包商的，适用时，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单； 关于初始成果提交和审查(或审批)的进度计划。 |
4、招标文件
使用不同文件的条件如下：——“新宝剑”
①信息邀请书（RFI）：需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息。 ②报价邀请书（RFQ）：需要供应商提供关于将如何满足需求和(或)将需要多少成本的更多信息。 ③建议邀请书（RFP）：项目中出现问题且解决办法难以确定。 |
5、自制或外购决策
通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成，还是需要从外部渠道采购的决策。 |
6、独立成本估算
可以自行估算，也可以聘用外部专业估算师估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。 |
7、供方选择标准
供方选择标准主要包括：能力和潜能；产品成本和生命周期成本；交付日期；技术专长和方法；具体的相关经验；用于响应工作说明书的工作方法和工作计划；关键员工的资质、可用性和胜任力；组织的财务稳定性；管理经验；知识转移计划，包括培训计划等。 |
8、变更请求
9、项目文件（更新）
经验教训登记册：更新以记录任何与法规和合规性、数据收集、数据分析和供方选择分析相关的经验教训。
里程碑清单：重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。
需求文件：可能包括卖方需要满足的技术要求；具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证以及其他非技术要求。
需求跟踪矩阵：将产品需求从来源连接到满足需求的可交付成果。
风险登记册：取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，任何被选中的卖方都会带来特殊的风险。
干系人登记册：更新以记录任何关于干系人的补充信息，尤其是监管机构、合同签署人员，以及法务人员的信息。
10、组织过程资产（更新）
注：不当之处敬请批评指正，若有雷同，纯属巧合，请联系处理。
