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这几年我接触过不少企业，不管是工厂、贸易公司，还是偏项目型的企业，只要一聊采购，基本都会听到类似的话：
“采购天天很忙，但总感觉事情没管好。”
“价格谈得挺狠，年底一算账，成本也没降多少。”
“一出问题，就开始互相甩锅。”
但你真坐下来把采购流程从头捋一遍，会发现一个很扎心的事实—— 大多数采购问题，不是人不行，是压根没搞清楚到底在管什么。
很多公司一说加强采购管理，第一反应是：再写几条制度、再加几级审批、再让采购多背点 KPI......
结果呢？ 采购更忙了，业务更乱了，问题一个没少。
今天这篇，我不讲高大上的模型，就从业务现场出发，说清楚一件事：
真正的采购管理，只要把 三件事 管住，再把 六个关键动作跑起来， 80% 的采购问题，都会自己消失。
以下解读中所用到的采购管理系统，
已经做成了完整的模板，可直接参考使用：
https://s.fanruan.com/3899w
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先把认知摆正：采购管理，管的不是“买”
先说一句可能不太好听的话：
如果你觉得采购管理就是“怎么买便宜”，那这事基本就已经跑偏了。
采购真正管的，是业务的稳定性和成本的可控性。
你可以回想一下，采购最容易出问题的场景，无非就这几类：
生产突然缺料，被迫停线
临时加急，价格失控
仓库一堆库存，财务却说账对不上
这些问题，真的是采购不会买吗？ 不是，是前面的逻辑就没搭好。
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第一件事：管清楚「买什么、什么时候买」
这是采购最容易被拖着跑的地方。
现实情况是什么样？很多企业的采购，日常状态基本是这样：
每天在接需求
各个部门轮流来催
今天说急，明天说更急
采购变成了什么？ 变成了一个接单员。但问题是——
如果采购只知道“现在要什么”，不知道“接下来要什么”， 那它永远只能被动救火。
动作一：把采购需求，拉回业务源头
真正合理的采购需求，不应该从采购部开始，它至少应该来自这几个地方：
销售预测
生产计划
设备维护 / 备品需求
但现实中，很多企业是怎么干的？
销售没有预测、生产计划天天变、所有压力，最后全压到采购身上。
这时候你再去要求采购稳定供货、控制成本本身就不现实。
一句特别实在的话：如果采购需求本身是乱的，采购再专业也救不了。
动作二：用计划替代临时需求
我一直强调一句话：
凡是每个月都要买的东西，就不该每个月临时提需求。
你可以把采购物料简单分三类：
计划型物料：原材料、常用辅料
周期型物料：季度或年度采购
应急型物料：突发、不可预测
真正需要天天救火的，只应该是第三类。如果第一类、第二类天天在加急，那不是业务变化快，是管理没前置。
采购一旦有了相对稳定的计划：可以提前谈价格、可以锁供应商，成本、交期都会稳定下来。
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第二件事：管住「怎么买、跟谁买」
这是采购最容易出风险的一块。
很多采购问题，本质是“人治”，你应该见过这些情况：
某个供应商，谁也不敢动
换供应商，一定要吵一架
价格靠感觉，经验靠人
这时候采购表面看起来很灵活， 但实际风险极高。
动作三：把选供应商，变成流程而不是感觉
不是所有物料，都需要同样的供应商策略。你至少要分清楚：
哪些物料只能单一供应
哪些必须双供应、三供应
哪些供应商只是备胎
如果这些事全靠采购自己心里有数，那一旦人一走，管理就断层。
好的采购管理，一定是“人走了，事还能跑”。
动作四：把谈价，从砍价变成机制
真正成熟的采购，很少天天谈单价，他们更关注的是：
年度协议价
阶梯价
锁量锁价
定期复盘价格
因为真正能降本的，从来不是嘴皮子，而是规则。
如果你每次都靠临时砍价：供应商不稳定、质量风险会上来，长期成本反而更高。
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第三件事：过程是否可控，结果是否对得上
这是大多数企业最容易忽略的一件事。
为什么采购问题总是说不清？常见场景你一定不陌生：
货到了，单据没到
数量对不上
价格有争议
最后怎么办？翻聊天记录、找邮件、靠记忆，说白了就是一句话：
过程不可追溯，结果一定对不清。
动作五：把采购过程，全部拉到台面上
不是为了监控谁，而是为了减少扯皮。至少要做到：
谁提的需求，清楚
谁批的，留痕
订单什么时候下的，可查
中途改没改，有记录
你会发现，一旦过程透明，很多问题根本不会发生，就算发生，也很好定位。
动作六：用结果复盘，替代出了事再追责
很多企业的采购管理，停留在出问题 → 找责任人 → 下次注意 → 然后继续出问题。
真正有效的，是定期复盘：
到货及时率
异常率
价格偏差
供应商履约情况
不是为了扣钱，而是为了改流程，不复盘，采购问题永远只会在“人”身上打转。
最后：采购管理不是加制度，而是换做事方式
采购管理这件事，有几个误区我想最后再强调一下：
制度不是越多越好
表格不是越复杂越专业
系统也不是一上就灵
真正有效的采购管理，一定是需求前置、流程清晰、过程可追溯、结果可复盘。
当这三件事清楚了，六个动作跑起来了， 很多问题甚至都不需要你去管， 它自然就稳了。
——The End——
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