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采购管理之供应商处罚、质量处罚规定、处罚管理制度

作者：本站编辑      2026-01-15 23:13:40     1
采购管理之供应商处罚、质量处罚规定、处罚管理制度
一、采购管理处罚供应商
1. 引言
在采购管理中，供应商是承担货物或服务供应的重要角色。然而，有时供应商可能违反合同条款或采购政策，给采购管理带来困扰甚至损失。在这种情况下，采购管理部门有责任对供应商实施处罚措施，以保护采购利益和维护采购管理的规范性。本文将介绍采购管理常见的处罚供应商措施和应注意的事项。
2. 处罚供应商的原因
何时应该对供应商采取处罚措施？一般来说，以下情况可能导致采购管理部门对供应商进行处罚：
•违反合同条款：供应商未按照合同约定的交货时间、质量标准等进行供应，或者提供虚假信息等。
•不符合采购政策：供应商违反了采购管理部门制定的采购政策，如未参与竞争性招标程序等。
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•服务不满意：供应商提供的服务不符合采购需要或客户的期望，如延迟交付或质量不合格等。
3. 处罚供应商的方式和注意事项
对于违规的供应商，采购管理部门可以采取多种处罚措施来维护采购秩序和权益。这些处罚措施应该合法、公正并符合合同约定的条款。以下是常见的处罚措施：
3.1 终止合同
当供应商的违规行为严重影响采购管理的正常进行时，终止与供应商的合同是一种常见的处罚手段。该决定应由采购管理部门与法务团队联合决定，并遵循合同约定的解除条件。
3.2 停止付款
如果供应商未按时交货或质量不合格，采购管理部门有权停止付款直到问题解决。这要求采购团队与财务团队密切合作，确保合同条款的合规和有效执行。
3.3 处罚性赔偿
针对供应商造成的损失，采购管理部门可以要求供应商进行处罚性赔偿。在此情况下，采购管理部门需要与法务团队合作，确保赔偿金额合理，并符合法律法规的要求。
3.4 暂时或永久禁止参与竞争性招标
如果供应商严重违反采购政策，采购管理部门可以暂停或永久禁止该供应商参与竞争性招标。这需要采购管理团队与法务团队合作，确保决定符合采购政策的要求，并在法律和道德框架内进行。
3.5 其他合适的处罚措施
除了上述措施，采购管理部门还可以根据具体情况采取其他合适的处罚措施，如罚款、延迟付款等。这些措施也应当合法、公正并符合合同约定。
4. 处罚供应商的程序和验证
在执行处罚措施之前，采购管理部门应当确保采取的处罚是合理和合法的。以下步骤可能有助于程序的有效实施：
•收集证据：采购管理部门应当收集违规供应商的证据，如交货延误的日期、时间、通知记录及相关的合同文件等。
•内部审核：采购管理部门应当组织内部审核，以确认供应商的违规行为，并据此决定是否采取处罚措施。
•联合决策：对于重要的处罚措施，采购管理部门应当与法务团队、财务团队等相关部门进行联合决策。
•与供应商沟通：在采取处罚措施之前，与供应商进行沟通，解释其违规行为并听取其解释和反馈。确保供应商有机会进行申诉和辩护。
5. 处罚供应商后的效果和监督
处罚供应商后应密切关注其效果和监督供应商的改进。以下是可能采取的措施：
•评估供应商的改进：对于被处罚的供应商，采购管理部门应当定期评估其改进情况，确保其违规行为得到纠正。
•监督供应商的合规性：对于被处罚的供应商，采购管理部门应当加强对其合规性的监督，以确保其未来的合作行为符合合同和政策的要求。
•不良记录通报：采购管理部门可以将违规供应商的记录通报给相关单位或组织，以提醒其他采购部门注意该供应商的潜在风险。
结论
对于违反合同条款或采购政策的供应商，采购管理部门有责任采取适当的处罚措施以维护采购利益。然而，在执行处罚措施之前，必须确保程序合理且合法，并与法务团队、财务团队等相关部门密切合作。同时，在处罚供应商后，还需要密切关注其效果，并监督供应商的改进和合规性。只有这样，才能建立一个健康、公正的采购管理环境。
二、供应商质量处罚规定
1．目的
为了约束供应商不规范行为，建立异常发生时向供应商进行索赔的处理机制，提高供应商的供货品质和服务水平。
2．适用范围
 适用于所有为公司提供原材料、包材的供应商。
3．术语和定义
 3.1 欺骗行为：伪造证、章、单据、报告、记录等类似行为。
3.2混料：不同物料混在一起，所送物料或标签与采购订单要求不符。
3.3 短装：重量、数量或面积不足。
3.4 违反流程：未签订样品或未经核准而直接出货。
3.5 连带损失：由于来料质量问题导致我司质量成本增加的费用。
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4．职责
4.1 生产部：负责对原材不良品及成品不良实物及数据的汇总，并报告质量部主管。
4.2 质量部：负责主导分厂不良品取样及索赔数据的统计。
4.3 品保部：负责主导厂内及客户端不良数据的收集、整理，以及与供方的索赔谈判，并负 责依据处罚规定对供方开索赔单。
 4.4 PMC部：负责对仓库不良品入库信息及包装确认，负责卷材退货给供应商的包装规范。
4.5 采购部：协助品保部约见供方，和品保一同参与向供方的索赔谈判，并负责将供方签字
索赔单给到财务部。
4.6 市场管理部：市场管理部文员根据品保部提供的产品型号提供单价。
4.7 财务部：负责索赔款项到账确认及索赔费用的归属。
6.作业内容   
6.1 索赔提出
原材料入厂检验、制造过程和客退产品中发现不合格品时，依《不合格品控制程序》确认处理。如果经过判定属于原材料来料问题，依《进料检验控制程序》，由MQE发出【来料不良投诉书】至供应商确认、回复。如涉及由此造成的我司损失，须由MQE向供方提出索赔，并通知相关使用部门对不良损失明细进行统计。
6.2 索赔数据收集
品保部MQE根据实际情况协调相关部门完成损失统计和汇总工作。供应商损失统计核算、赔偿依据参考附表1执行。原材料问题导致的制程中质量损失数据及不良样品由各分厂质量部负责提供。原材料问题导致在客户端所产生的损失费用由品保部客服人员提供。以上数据填入【供应商索赔单】中投诉内容与索赔明细栏，并经部门经理、生产副总签字审核。
6.3 索赔方式确认
采购部负责供方索赔方式的确认与实施，并根据实际情况按照（①应付货款中扣除
②付款至SLP账号 ③货物补偿）序列与供方确认赔偿方式，并将确认结果告知品保、财务及其他相关部门。
6.4 索赔单拟定与发出
品保部MQE根据索赔提出部门提供的数据拟定【供应商索赔单】并经品保主管、经理审核后以邮件形式发至供应商。
6.5 索赔单回签
6.5.1供应商在收到【供应商索赔单】后，需于三个工作日内确认签回。回复要求：主管（含）以上人员签字，并加盖公章回传我公司；
6.5.2 供应商如有异议，需在三个工作日内提出；
6.5.3供应商在三个工作日内无任何回应，品保部MQE或主管以上人员提出书面警告，若在一周内仍未回复，公司一律视为默认同意处理；
6.5.4品保部MQE将供方回签的【供应商索赔单】发送至采购、财务及索赔提出部门负责人。
6.6 索赔费用归属
财务部负责索赔款项到账确认及索赔费用的归属。索赔方式①②的费用归属于各部门具体发生的索赔申请项目，补偿计入各部门成本。索赔方式③的费用依折扣后的单价入库，并在ERP系统备注由索赔部门领取，其他部门领料需将差价补给相应索赔部门。    
6.7 索赔结案与存档
财务部主管以上人员负责索赔项目的结案处理。财务部主管人员在【供应商索赔单】结案确认处进行签字确认即表示结案，并将索赔单转交给品保部MQE进行资料归档。
7. 相关文件
《进料检验控制程序》SLP-QP-QAD-01
《不合格品控制程序》SLP-QP-QAD-03
8. 表单记录
【供应商索赔单】                   SLP-FR-QWI-QAD-016
【来料不良投诉书】                 SLP-FR-QP-QAD-002
三、供应商处罚管理制度
供应商处罚管理制度
第一章、总则
1.1 目的和范围
本处罚管理制度的目的是明确供应商违约行为的处罚标准和程序，维护公司的合法权益，保证供应链的稳定运行。适用于所有与公司签订贸易合作协议的供应商。
1.2 定义
1.2.1 供应商：指与公司签订贸易合作协议并提供商品、服务或资源的个人或组织。
1.2.2 违约行为：供应商在合作过程中不履行合同义务或违反相关法律、法规的行为。
1.2.3 处罚措施：根据供应商的违约行为，采取的公司处罚行为。
第二章、违约行为及处罚标准
2.1 供应商延迟交货或未能按时履约：根据延迟交货的原因和影响程度，处罚将包括但不限于：
2.1.1 要求供应商赔偿公司因此而产生的额外成本及损失。
2.1.2 暂停与供应商的未交货订单，并向其提出书面警告。
2.1.3 降低供应商的信用等级，影响其获取公司订单的优先级。
2.2 供应商未按照合同约定提供合格的产品或服务：根据产品或服务未达标的程度和影响，处罚将包括但不限于：
2.2.1 要求供应商承担产品退货及更换的费用。
2.2.2 要求供应商赔偿因产品或服务不合格而引起的其他损失。
2.2.3 暂停与供应商的合作，并向其提出书面警告。
2.2.4 解除与供应商的合作关系，并追究其法律责任。
2.3 供应商违反法律、法规或行业道德：根据违法行为的性质和后果，处罚将包括但不限于：
2.3.1 向有关部门举报供应商违法行为。
2.3.2 解除与供应商的合作关系，并追究其法律责任。
第三章、处罚程序
3.1 违约行为的发现：由公司相关部门或员工对供应商的履约情况进行跟踪和监督，发现供应商的违约行为。
3.2 违约行为的证实：公司相关部门将对违约行为进行彻底调查和核实，确保违约行为的事实真实可靠。
3.3 处罚决定：基于违约行为的性质、后果和严重程度，由公司相关部门负责制定和决定处罚措施。
3.4 通知和执行：公司将书面通知供应商处罚决定，并要求其在规定期限内采取相应措施。同时，公司将监督和跟进处罚措施的执行情况。
3.5 处罚结果的评估与调整：公司将与供应商进行沟通和反馈，对于处罚结果进行评估并根据实际情况进行调整。
第四章、附件
本文档涉及的附件包括但不限于：
4.1 合作协议样本
4.2 供应商违约处罚通知书样本
法律名词及注释
1. 违约：指在合同约定的时间、地点、数量、质量、价格等方面未能履行合同义务的行为。
2. 处罚措施：指根据违约行为类型和情节，采取的对供应商进行惩罚和纠正的行为。
3. 信用等级：指评估和判断供应商信用状况的指标体系，用于确定供应商在获取公司订单时的优先级。
来源：网络

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