马老师备注：本文是马老师学员投稿。马老师学员可以借鉴学习。
摘要
2019年6月，我作为项目经理参与了中国联通××省分公司人力资源平台系统项目的建设，该项目投资500万元人民币，建设工期为一年。通过该项目的建设，实现了企业员工证件证明服务办理、入离职手续办理、员工绩效核发、人员晋升激励、保险报销等多种共享服务，帮助企业实现人力资源的战略性和事务性相分离，为组织提供及时、可靠的人力资源数据，彻底摆脱了繁琐的手工操作工作模式，转变为计算机网络化为主的新型管理模式，从根本上解决了人力资源部手工工作复杂繁琐、公司员工办事不方便的问题，提高了工作效率。该项目于2020年6月，通过了业主方的验收，赢得了用户的一致好评。本文结合我的实际经验，以该项目为例，讨论了信息系统项目建设过程中的采购管理，主要从以下几个方面进行了阐述：规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购。
正文
2019年6月，我作为项目经理参与了中国联通××省分公司人力资源平台系统项目的建设，该项目投资500万元人民币，建设工期为一年。该项目是以员工体验为主体，同时解决人力资源部在决策和管理方面的问题。通过该项目的建设，实现了企业员工证件证明服务办理、入离职手续办理、员工绩效核发、人员晋升激励、保险报销等多种共享服务，帮助企业实现人力资源的战略性和事务性相分离，为组织提供及时、可靠的人力资源数据，彻底摆脱了繁琐的手工操作、信息滞后的工作模式，以信息手工处理为主的模式转变为计算机网络化为主的新型管理模式，构建业务、管理和决策是三个层次的系统实现，覆盖公司管理的各部门及员工在工作过程中的各个环节，满足员工的日常基本工作，从根本上解决了人力资源部员工手工工作复杂繁琐、决策选择困难、企业员工开具证明流程繁琐等问题，提高了工作效率。
该系统使用项目型组织结构，采用典型的B/S服务架构、运用JAVA语言开发，数据库采用mysql，用到了redis、kafka等中间件，应用服务器和数据库服务器均采用Linux操作系统。
由于本项目的顺利上线涉及到业务的考核，作为项目经理，我深知在实战平台项目中采购管理的重要性。因此，在本项目中，我除了对其余管理领域进行恪职尽守的管理外，特别对采购管理从如下几个方面进行了管理：规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购。
一、规划采购管理
规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在买方的过程。因此，我以项目管理计划、需求文件、范围基准、项目进度计划、干系人登记册等为依据，运用专家判断的工具，编制了采购管理计划。在编制采购管理计划时，我们首先召开了项目组会议、对机房所需的服务器和存储设备进行评估，评估会上对现阶段市场上进行的调研工作进行了汇报，采购方案和预算最后通过了评审，并最终报领导层审批后进行了招投标活动。我和技术人员根据机房所需设备的规格参数，形成了采购工作说明书，并结合公司的采购模板制定了采购文件，并上述文件进行整合和汇总，形成了采购管理计划。
二、实施采购
实施采购是根据采购管理计划，进行项目招投标，获取卖方应答、选择卖方并签订采购合同的过程。因此我和项目组团队以采购管理计划、采购工作说明书和采购文件为依据，决定采用加权系统选择供方，其中技术权重为0.4，经济权重为0.3，商务权重为0.3，总分数最高者中标。招标是指发布招标公告，审核投标人资格，并对投标人的疑问进行澄清，确保采购顺利进行。因此，我按照采购管理计划的规定，在公司指定的网站上发布了招标公告，并规定开标日期是发布招标公告的30天后。最终有5家供应商参与了投标工作，但经我方审核，有1家单位不符合我方的资质要求，因此有4家卖方进入了合格卖方清单。后来有一家供应商表示采购工作说明书中对服务器的要求有歧义，要求我方澄清，为了保证项目的公平、公正、公开原则，我安排在发布招标公告后的第5天邀请4家合格卖方共同参加了投标人会议，在会上我方技术人员向所有卖方对有歧义部分进行了说明，并最终获得了所有卖方的认可。
按照采购管理计划的规定，我们组成了五个人为成员的评标小组。在开标当日，收取了各个卖方的建议书，由评标小组根据事先确定好的供方选择标准进行了打分，然后通过加权系统算出了各单位的总分，总分最高者确定为选中的卖方，我们最终签订了采购合同。
三、控制采购
控制采购是管理采购关系、监督合同绩效及采取必要的变更和纠正措施的过程。因此，我以项目管理计划、采购文件、合同、工作绩效数据和工作绩效报告为基础，进行了控制采购的工作。在这个过程中，因出现了连续的暴雨天气，出现了供应商无法按时到货的风险。我及时监督这项风险，在日常检查时发现，第一批货物按照到货，第二批货物没有按时交货，我及时提醒供应商，并监督供应商的执行情况，最终按时完成交货任务，项目顺利进行。
四、结束采购
结束采购是确认采购活动的全部工作和可交付成果均可验收，结束这次采购的过程。一方面，我们与供应商进行了验收确认，关闭了合同；另一方面进行了经验教训总结。我以采购管理计划、采购合同、采购文档为依据进行了结束采购的工作。我们项目团队和验收小组对机房的服务器设备进行了验收，各方对验收结果都很满意并在验收确认单上进行了签字确认，公司将供应商的货款进行了拨付。在验收设备时，我还开展了采购审计，记录了供应商的产品质量情况，为后续项目更好的进行采购工作提供了方便，在经验教训登记册上对采购过程中遇到的问题进行了总结。
经过我们团队的不懈努力，历时一年，本项目终于与2020年6月，通过了业主方的验证，为人力资源部同事解决了手工操作复杂、业务和决策难以分开的问题，为企业员工解决了开具证明、入离职办理步骤繁琐的问题。从传统的工作模式转变为计算机网络化为主的新型管理模式，得到了业主的一致好评。本项目的成功得益于我成功的采购管理。当然，在本项目中，还有一些不足之处，比如：在项目的实施过程中，由于项目1名成员因为自身原因突然离职，导致项目的团队建设出现一些小问题；还有，由于数据量过大，不断操作数据库，服务器性能不够导致服务器宕机，影响用户体验。不过，经过我后期的纠偏，并没有对项目产生什么影响。在后续的学习和工作中，我将不断的充电学习，和同行交流，提升自己的业务和管理水平，力争为我国信息化建设做出自己的一份贡献。
