对于与会的供应商，采购企业要事先收集有关资料，大概掌握每一位供应商的经营情况，具体信息的收集可参考如下一些。
①供应商近段时间的相应材料物资的售价。
②供应商在同一时期向其他采购企业开出的采购价格水平。
③供应商以往有无违反竞争性谈判采购的行为。
④供应商有无拖延交货的情形发生。
⑤供应商的产品质量是否符合企业的标准要求。
6供应商近期的经营情况是否良好等。
接着，采购企业需要组织采购部门的员工安排并布置谈判会议室或会议厅，同时将谈判过程中需要用到的文件都打印并整理好。谈判文件中至少应明确谈判程序、内容、合同草案的条款及评定标准等事项，通常包括如下文件。
◆谈判邀请函。
◆谈判供应商须知(包括密封、签署和盖章要求等)。
◆报价要求、投标文件的编制要求及谈判保证金的交纳方式。
◆谈判供应商应提交的资格、资信证明等。
◆谈判项目的技术规格、要求和数量，包括附件和图纸等。
◆合同主要条款和签订方式。
◆交货和提供服务的时间文件。
◆评标方法、评标标准和废标条款等文件。
除此之外，采购企业还需考虑与会的供应商的餐食和饮水问题，通知企业后勤部安排好餐饮事宜和会议进行过程中的供水事宜，让参会的供应商感受到企业的周到服务，消除供应商的谈判抵触和敌对情绪，更利于双方达成采购合作。大多数竞争性谈判会议会持续大半天的时间，有的重要性采购项目的谈判会议可能持续一两天，这种情况下，采购企业就不能仅仅准备一顿午餐，如果遇到谈判会议持续一天或几天的，企业原来的餐饮准备不充分，很可能造成无法及时供餐的问题。同时，会议进行中，水的供给也不能忽视。
①供应商近段时间的相应材料物资的售价。
②供应商在同一时期向其他采购企业开出的采购价格水平。
③供应商以往有无违反竞争性谈判采购的行为。
④供应商有无拖延交货的情形发生。
⑤供应商的产品质量是否符合企业的标准要求。
6供应商近期的经营情况是否良好等。
接着，采购企业需要组织采购部门的员工安排并布置谈判会议室或会议厅，同时将谈判过程中需要用到的文件都打印并整理好。谈判文件中至少应明确谈判程序、内容、合同草案的条款及评定标准等事项，通常包括如下文件。
◆谈判邀请函。
◆谈判供应商须知(包括密封、签署和盖章要求等)。
◆报价要求、投标文件的编制要求及谈判保证金的交纳方式。
◆谈判供应商应提交的资格、资信证明等。
◆谈判项目的技术规格、要求和数量，包括附件和图纸等。
◆合同主要条款和签订方式。
◆交货和提供服务的时间文件。
◆评标方法、评标标准和废标条款等文件。
除此之外，采购企业还需考虑与会的供应商的餐食和饮水问题，通知企业后勤部安排好餐饮事宜和会议进行过程中的供水事宜，让参会的供应商感受到企业的周到服务，消除供应商的谈判抵触和敌对情绪，更利于双方达成采购合作。大多数竞争性谈判会议会持续大半天的时间，有的重要性采购项目的谈判会议可能持续一两天，这种情况下，采购企业就不能仅仅准备一顿午餐，如果遇到谈判会议持续一天或几天的，企业原来的餐饮准备不充分，很可能造成无法及时供餐的问题。同时，会议进行中，水的供给也不能忽视。
