中国贸促会于今年4月发布的《中国展览经济发展报告2022》显示，2022年我国新建展馆供给水平在疫情背景下逆势增长，“同城多馆”现象成为各城市展馆建设的特点。当下，会展场馆已成为很多地方政府会展业发展和政府主导会展项目市场化运作的载体，加之不少城市展会数量较少、会展市场主体规模和专业能力较弱，场馆面临经营压力，会展场馆顺理成章的自建团队或者跟外部机构合作，以政府活动为契机拓展主承办业务。会展场馆拓展上游业务是老生常谈的话题，北京中展集团（新老国展）、中国对外贸易中心集团（广交会展馆）、厦门会展集团（厦门国际会展中心和厦门国际会议中心）、成都世纪城会展集团（成都世纪城新国际会展中心）等经过多年运营，均已形成自办品牌展会并实现集团化运营；同时也要看到不少场馆的自办项目质量和效益不尽如人意。因此，会展场馆拓展业务范围需事先需要做好准备，加强综合能力建设，简而言之，就是专业人才团队的搭建和储备。团队高层领导者应具备洞察行业发展趋势、掌握行业发展规律及特点的能力，并将主承办业务作为长期发展的战略目标。品牌展会虽各有特色，但万变不离其中，成功原因关键在于深耕行业，对于行业发展趋势、特点和规律有足够的洞察力，具备整合全产业的能力。同时，品牌展会培育是长期持续的过程，只有专注于长远目标，将会展业务开发作为长期发展战略，才有可能将展会及团队打造成有影响力的“专业团队”，成为长期发展的核心竞争力。许多自办项目质量和效益不尽如人意，往往就是忽略了最关键的行业整合能力，成为“自娱自乐”的会展项目，此类项目只能短期维持，不具备长期发展的基因。团队应具备抓住会展策划关键点的能力，并将关键点进行合理规划和安排。以会议活动为例。策划组织一场高品质会议，关键点通常涉及到了解政府办会意图、会议所在行业市场发展趋势、主题和议题策划、演讲人策划和选择、日期选择、日程设计、组织架构和人员配备、场地选择和规划、资金来源、招募参会代表、安全保障和应急预案、宣传公关策划和品牌的建立等关键点，主承办需要根据各关键点进行合理规划和安排。会议策划组织，看起来似乎很容易，实际操作则不然。例如，在日程设计过程中，专业团队会秉承客户至上的原则，优先考虑参会者的意愿和特点，以提供质量优异的内容和主题，然而在不少会议活动策划组织过程中，往往本末倒置而忽略参会者的感受。团队应具备正确区分主办方、承办方、场地接待方和服务供应商等责任界面，并落实责任分工的执行能力。会展活动能否顺利举办与团队执行能力息息相关。执行团队需根据组织架构和职责划分确定所有分项事务的时间节点、制定单项进度表，以便定时核查、评估。前期准备工作不到位，例如，演讲嘉宾邀请滞后、供应商服务质量把控缺失、项目财务管理与场馆财务管理混为一谈等，都将造成会展活动现场管理的被动无序，进而影响后期整体的总结评估和审计管理。术业有专攻。希望会展场馆在拓展业务前能够认真审视并加强综合能力建设。
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