广交会、汉诺威、迪拜 GITEX、拉斯维加斯 CES……展位费与差旅一旦付清，最后 30 天 往往决定现场是「有序接待、精准留资」还是「资料不齐、人手混乱、名片堆成山却跟不动」。本文按 T-30 → T-0 给出可打印的分阶段清单，覆盖目标设定、样品与认证包、数字邀约、团队话术与展后衔接；可与 GEON 邮件、WhatsApp 及客户管理配合执行。
许多团队把参展当成「订展位 + 订机票」，开展当天才发现：英文 spec 还是旧版、样品卡在海关、业务员话术不统一、老客户不知道你来了。前 30 天 不是 panic mode，而是把随机应变变成 可检查清单 的窗口。
说明
本文为 GEON 外贸学院实务参考，不保证 询盘量、订单或 ROI。各展会规则、费用与档期以 主办方官方通知 为准；跨境联系须遵守反垃圾邮件与各平台服务条款。
一、T-30～T-28：先定目标，再定动作
在订物料和样品之前，用半天会议写下 本届展会要验证什么。目标宜 可计数，避免只有「提升品牌」。
指定 展会总负责人（一人对时间表与预算负责） 确定参展 SKU 优先级（主推 / 附带 / 不展示） 对齐 报价口径：MOQ、交期区间、付款方式是否与 PI 模板一致 预订 CRM 展会来源代码（如 `CANTON2026-Autumn`）便于展后统计
二、30 天分阶段总览
三、T-27～T-21：资料包与样品（最易拖期）
资料包最低配置
样品清单原则
主推 3～5 SKU 实物或迷你样；其余用平板展示产品页 每个样品贴 内部编号 与 对外型号，避免报价对错货 准备 样品登记本 或 CRM 字段：领取人、公司、日期、是否收费/到付 易损/电池/液体类确认 运输与展会安全规定（航空、展位限电） 备 替换样 数量（热门 SKU 至少 2 套）
产品页结构与转化要点见学院《产品页转化重构》；样品边界见《样品管理 SOP》。
四、展位呈现与现场动线
- 3 秒法则
：路过买家能否看出 品类 + 差异化（大字卖点、实物、屏幕循环） 动线：接待台 → 主推墙 → 样品台 → 洽谈区；避免入口堆杂物 统一 中英文卖点话术（3 句电梯演讲 + 3 个常见问题答） 准备 名片盒分级（A/B/C 物理分格或即时 CRM 录入） 展位 QR 链 带 UTM 或展会参数 的落地页，便于统计来源 灯光、插座、网络：T-14 前 与搭建商书面确认
五、T-20～T-14：邀约与展前触达
展前 2～3 周是 老客户与 warm 线索 预约见面窗口。结构优于数量。
邀约名单分层
邀约邮件四要素（英文市场示例）
- Who
：公司、展位号、展会全名与日期 - Why now
：1 个新品或认证更新（可核实） - Ask
：「是否方便在 [日期] [时段] 到展位？」或 Calendly/邮件约时段 - Easy reply
：提供 WhatsApp/邮箱，附件不宜过大
合规
仅向 已有 B2B 关系或合法营销名单 发送；提供身份与退订方式。WhatsApp 须对方曾留号或同意；勿 purchased list 群发。
六、人员分工与话术
现场必统一的三句话
- MOQ 与交期
：区间表述是否与 PI 模板一致 - 样品政策
：免费/收费/到付/登记规则 - 下一步
：「我们会在 24 小时内发 spec + 跟进邮件」——须能兑现
…（正文较长，完整版见官网链接）
