原创 | 余飞峰:中国企业海外展会商标合规指引

第一条【制定目的与依据】

为引导中国企业规范海外展会参展过程中的商标管理行为，防范商标侵权、被侵权及海外抢注等风险，保障企业商标权益与品牌声誉，促进企业海外经营活动合法有序开展，助力企业提升国际市场竞争力，依据GB/T 29490-2023《企业知识产权合规管理体系要求》、《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国商标法》、国家知识产权局《展会知识产权保护指引》（国知发保字〔2022〕30号）、中国国际贸易促进委员会《中国企业出国参展知识产权保护指南》等国内法律法规、国家标准及官方指引文件，以及《保护工业产权巴黎公约》《与贸易有关的知识产权协定》等相关国际公约，参考国内外海外展会商标保护实践、行业惯例及主要展会举办国商标法律规定，制定本指引。

本指引所涉法律依据，均以发布之日现行有效版本为准；若相关法律法规、国际公约、展会规则发生修订，按修订后内容执行。

第二条【适用范围】

本指引适用于所有参与海外各类商品交易会、展览会、博览会、展销会、洽谈会等商业展示与交易活动的中国企业及其海内外子公司、分公司、代表机构等组织。

本指引覆盖企业海外展会全流程，包括展前商标布局、权属清查、风险排查，展中商标使用、侵权监测、纠纷应对，展后商标维权、抢注应对、布局优化等所有与商标相关的合规管理活动。

企业可结合自身经营规模、业务特点、参展目标市场、展会类型及商标布局现状，参考本指引制定个性化的海外展会商标合规管理方案。

第三条【核心概念界定】

（一）商标：指能够将一个企业的商品或服务与其他企业的商品或服务区别开的标志，包括文字、图形、字母、数字、三维标志、颜色组合和声音等，以及上述要素的组合，分为商品商标、服务商标、集体商标、证明商标。

（二）商标合规：指企业在海外展会参展过程中，严格遵守展会举办地商标法律法规、国际公约及展会规则，规范商标注册、使用、维护等行为，防范商标侵权、被侵权、海外抢注等风险，依法维护自身商标权益的一系列管理活动。

（三）商标海外抢注：指他人未经商标权利人许可，在海外目标市场抢先注册与权利人在先使用、具有一定知名度的商标相同或近似的商标，意图谋取不正当利益或阻碍权利人海外品牌布局的行为。

（四）商标侵权：指未经商标注册人的许可，在同一种商品或类似商品上使用与其注册商标相同或近似的商标，或者其他干涉、妨碍商标注册人使用其注册商标，损害商标注册人合法权益的行为，包括展会现场的展品展示、宣传推广、商品销售等环节的侵权行为。

第四条【基本原则】

企业开展海外展会商标合规管理工作，应以尊重知识产权、倡导国际合作、践行合规经营价值观为导向，遵循依法有序、平等自愿、公平诚信原则，尊重展会举办地法律法规与展会规则，尊重他人知识产权，同时依法维护自身合法权益，推动商标合规与企业海外品牌建设深度融合，助力企业在国际展会平台上实现合法合规与品牌价值提升的双重目标。

第五条【合规保障要求】

企业应结合海外展会商标合规管理需求，在组织架构、人员配置、经费投入、技术支撑等方面提供充足保障：

（一）组织保障：设立专门部门或专人负责海外展会商标合规，明确职责与流程，保障参展全流程。  

（二）人员保障：配备专业人员或委托专业机构提供支持，确保商标合规工作专业规范。  

（三）经费保障：预留专项经费，用于商标检索、注册、监测等工作，保障合规措施实施。  

（四）技术保障：运用技术手段，提升商标风险排查、监测和档案管理的效率与准确性。

第六条【政府与行业支持】

市场监督管理、知识产权、商务等相关职能部门，按照各自职责为企业海外展会商标合规管理提供政策指导、信息服务、风险预警与维权援助。

行业协会应发挥桥梁纽带作用，协助相关部门开展合规宣传与培训，制定行业自律规范，组织企业开展经验交流、联合维权，为企业提供集体商标保护、风险共享等服务。

展前商标合规管理是防范海外展会商标风险的关键环节，企业可在参展前至少3-6个月启动全流程合规工作，重点开展商标布局、权属清查、风险检索与评估、抢注防范、应急准备等工作，为参展活动筑牢合规基础。

第一节 商标海外布局规划

第八条【布局途径与流程】

企业可根据自身需求，选择以下一种或多种方式开展商标海外布局：

（一）马德里商标国际注册：通过WIPO马德里体系，提交国际商标注册申请，可同时指定多个国家或地区。依据相关协定，企业在国内首次申请后6个月内提交国际申请，可主张优先权，以国内申请日为国际申请日。

（二）单一国家、地区商标注册：直接向目标国商标主管部门提交申请，适用于市场集中、商标有地域特殊性的企业。国内首次申请后6个月内，可依据《巴黎公约》向目标国主张优先权。

（三）商标许可与受让：企业可通过与商标权利人签订许可或受让合同，获得商标使用权或所有权，快速实现布局。依据相关商标法，许可需签订书面合同并备案；受让需办理转让登记，确保合法有效。

第九条【布局重点与注意事项】

开展海外商标布局时，重点关注以下事项：

（一）核心商标优先布局：优先注册核心品牌和核心商品商标，避免被抢注。 

（二）防御性商标布局：为核心商标在相关类别注册近似标识作为防御，防止他人抢注损害权益。  

（三）地域禁忌规避：布局前调研目标市场文化、宗教及语言禁忌，避免商标涉及禁忌导致注册失败或声誉风险。

（四）优先权主张规范：主张优先权须在规定期限内提交证明文件，确保有效，且类别与国内申请一致。  

（五）注册周期把控：了解各国注册周期差异，提前规划预留时间，避免参展时侵权。

第二节 商标权属清查

第十条【清查范围】

企业在参展前需对拟在展会上使用的所有商标及相关标识进行全面清查，清查范围包括：

（一）参展商品、服务所使用的核心商标、辅助商标、组合商标，包括文字、图形、字母、数字、三维标志、声音等各类商标标识。

（二）企业名称、字号、品牌slogan、域名、产品型号、包装设计中包含的商标性标识。

（三）通过受让、许可使用、继承等方式获得的商标，需核查相关法律文件。

（四）参展宣传材料、展台设计、广告文案、产品说明书等中使用的所有商标及近似标识。

第十一条【清查内容与方法】

企业可建立《参展商标权属清查清单》，明确商标基本信息、权属信息、有效性信息等清查内容，采用自查与第三方核查相结合的方式开展清查工作。

第十二条【清查问题处置】

针对清查过程中发现的商标权属问题，企业需及时采取处置措施：

（一）商标权属不清：核查来源，完善法律文件明确权属；无法明确的，暂停使用并更换合法商标。  

（二）商标失效：过期商标及时续展补费恢复有效；被撤销或无效的立即停用，重新布局或更换标识。  

（三）超出授权范围：调整使用范围，严格按许可或注册证执行；扩大使用前办理备案或注册手续。  

（四）商标标识不一致：整改确保标识与注册证一致，不擅自改变要素。

第三节 商标侵权风险检索与评估

第十三条【检索范围、类别与时间】

企业在参展前开展商标侵权风险检索，检索范围应覆盖展会举办国商标主管部门数据库（如美国专利商标局USPTO、欧盟知识产权局EUIPO等）、国际商标数据库（如WIPO马德里国际注册数据库、TMview数据库等）、专业商标检索平台、行业数据库等。

检索类别覆盖企业参展商品、服务的核心类别、关联类别，以及可能引发混淆的相关类别。

检索时间范围覆盖展会举办国商标法规定的最长保护期限，包括已授权、公开未授权、失效但未超过保护期、权利恢复等全法律状态的商标。

第十四条【检索策略与方法】

企业可委托具备专业资质的商标代理机构或律师，采用科学的检索策略开展检索工作：

（一）检索策略：采用“商标标识分解+关键词+分类号”组合构建检索式，覆盖核心、近似、关联商标，并考虑音、形、义相似性及翻译近似。  

（二）检索方法：文字检索、 图形检索、组合检索、 跨类别检索等。

（三）检索复核：对商标密集型行业和高风险市场的核心产品，企业应进行两次及以上独立复核，降低漏检、误判风险。  

（四）检索留痕：留存检索记录、报告等全程资料，作为后续依据；报告需明确检索范围、策略、结果和风险分析。

第十五条【风险评估要点】

企业结合检索结果，联合技术人员、法务人员及外部商标律师，对拟使用商标的侵权风险进行全面评估，评估要点包括在先商标的基本情况、商标近似程度、商品、服务关联程度、在先商标的稳定性等。

第十六条【风险处置】

针对评估发现的不同等级商标侵权风险，企业应结合自身经营实际，分级分类采取相应的处置措施，消除或降低风险。

第四节 商标海外抢注防范

第十七条【抢注风险识别】

企业在参展前全面识别商标海外抢注风险，重点关注以下情形：

（一）自身核心商标、知名商标未在展会举办国及核心目标市场注册，且已在国内及国际市场具有一定知名度，容易被当地企业或个人抢注。

（二）展会举办国存在“恶意抢注”高发态势，或当地商标注册采用“先申请原则”，且对商标实际使用要求较低。

（三）企业在以往海外展会、市场推广中，已公开使用相关商标，但未及时注册，存在被他人抢先注册的风险。

（四）竞争对手、行业内企业或恶意第三方，为阻碍企业海外布局、谋取不正当利益，意图抢注企业核心商标或近似商标。

（五）商标标识具有独特性、显著性，或与企业核心业务、品牌形象高度相关，容易成为抢注对象。

第十八条【抢注防范措施】

企业可采取“预防为主、主动防控”的策略，结合商标布局、监测等工作，防范商标海外抢注风险：

（一）提前注册：参展前在展会国及目标市场注册商标，遵循“先注册后使用”，优先注册核心和防御商标，避免被动。  

（二）及时主张优先权：国内申请后6个月内向国外提交相同申请时，主张优先权，以国内申请日为国外申请日，防范抢注。

（三）加强商标监测：委托当地机构监测商标抢注，重点监测类似商标申请，及时应对。  

（四）留存使用证据：留存参展前后的商标使用证据，如宣传材料、合同等，作为应对抢注的依据。  

（五）规范商标使用：在海外推广中规范使用商标，标注注册状态和权利人信息，提升知名度以降低风险。  

（六）防范内部泄露：加强内部管理，防止商标信息泄露，防范提前抢注。

第十九条【抢注预警机制】

企业可建立商标海外抢注预警机制，及时发现、快速响应抢注风险：

（一）建立抢注监测台账，记录监测范围、监测结果、疑似抢注行为、处置进度等信息，定期更新台账内容。

（二）明确预警阈值，当监测到与企业核心商标相同或近似的商标注册申请时，立即启动预警程序，由知识产权部门联合律师进行分析研判。

（三）建立快速响应机制，对于确认的恶意抢注行为，在展会举办国商标法规定的期限内，及时采取提出异议、无效宣告等应对措施，避免抢注商标获得注册。

第五节 展前应急准备

第二十条【应急团队组建】

企业可在参展前组建专门的商标应急团队，负责展会期间商标纠纷的应急处置工作，团队成员法务人员、专业律师、翻译人员等。

应急团队明确各成员的分工与权限，建立24小时应急通讯机制，确保展会期间发生商标纠纷时能够迅速响应、高效处置。

第二十一条【应急预案制定】

企业可制定详细的海外展会商标纠纷应急预案，明确各类常见商标纠纷的处置流程、责任主体、应对措施，确保纠纷发生时能够有章可循、快速处置。

企业应在参展前组织应急团队进行预案演练，确保团队成员熟悉各自职责与处置流程，提升应急处置能力。

第二十二条【参展文件准备】

企业在参展前应准备好权属证明文件、风险防控文件、使用证据材料等商标相关文件与材料，并携带至展会现场，确保纠纷发生时能够快速提供，支撑纠纷处置与权利主张。

上述文件同时准备中文与展会举办地官方语言的翻译件，确保相关部门、机构能够准确理解文件内容；电子文件应加密存储，制作多重备份，防止丢失、篡改。

第二十三条【参展人员培训】

企业在参展前对所有参展人员进行商标合规专项培训，提升参展人员的商标合规意识与应急处置能力。

培训可采用线下会议、线上课程、案例研讨等形式，结合海外展会商标纠纷典型案例开展实操教学，培训结束后进行考核，确保参展人员掌握相关知识与技能。

第一节 商标使用规范

第二十四条【使用基本原则】

企业在展会使用商标时，需遵循“合法、规范、统一、关联”原则，确保符合举办国法律和展会规则。具体要求如下：

（一）合法性：商标须权属清晰、有效，不使用未注册、失效、无效或侵权标识。

（二）规范性：商标标识须与注册证核准一致，不擅自改变文字、图形等要素，或拆分、组合、添加删除内容。

（三）统一性：商标在所有载体上的使用方式和标注应统一，保持品牌形象一致。

（四）关联性：商标使用应与参展商品、服务一致，不超出核定类别或用于无关业务。

第二十五条【具体使用规范】

（一）商标标识标注：1. 注册商标应标注注册标记“®”，标注位置应规范、清晰，通常位于商标的右上角或右下角；2. 未注册商标可标注“TM”标记，不擅自标注“®”标记，避免构成虚假标注；3. 标注的商标注册证号应准确无误，与商标注册证上的编号一致。

（二）展品与包装上的商标使用：1. 展品上的商标应清晰、完整，不模糊、残缺；2. 产品包装上的商标应与展品上的商标一致，同时标注产品名称、生产厂家等信息，避免与他人产品包装混淆；3. 不在展品、包装上使用与他人注册商标相同或近似的标识，不使用容易误导公众的虚假、夸大性商标宣传。

（三）宣传材料上的商标使用：1. 参展宣传画册、海报、宣传单页、产品说明书等材料上的商标，应与注册证核准标识一致，不擅自修改；2. 宣传材料中涉及商标的描述应准确，不虚假宣传商标的注册状态、使用范围、知名度等；3. 宣传材料中使用的商标应与参展商品、服务对应，不跨类别使用商标。

（四）展台设计上的商标使用：1. 展台招牌、背景板、展架等设计中使用的商标，应清晰、醒目，符合展会主办方的相关规定，不遮挡、篡改商标标识；2. 展台设计中不使用与他人注册商标相同或近似的标识，不抄袭他人含有商标的展台设计；3. 联合参展的企业，应清晰区分各自的商标，避免在同一展位使用可能造成消费者混淆的商标标识；使用联合商标的，需确保联合商标已获得所有权利人的授权。

（五）其他场景的商标使用：1. 工作人员服装、名片上的商标应规范、统一，不擅自改变商标标识；2. 电子显示屏、演示视频中使用的商标，应清晰、稳定，不出现模糊、变形等情况；3. 与客户、同行沟通时，应规范使用商标名称，不使用他人商标指代自身产品/服务，不诋毁、贬低他人商标。

第二十六条【禁止性规定】

企业在展会现场使用商标时，严禁出现以下行为，避免引发商标侵权或合规风险：

（一）未经商标注册人许可，在同一种商品、服务或类似商品、服务上使用与其注册商标相同或近似的商标。

（二）擅自改变注册商标标识，或超出核定使用的商品、服务类别使用注册商标。

（三）伪造、变造商标注册证，或使用虚假的商标注册证明、许可证明。

（四）在宣传中虚假标注商标注册状态，如将未注册商标标注为注册商标。

（五）使用与他人知名商标相同或近似的标识，误导相关公众，构成不正当竞争。

（六）恶意使用商标，诋毁、贬低他人注册商标的声誉。

（七）将商标用于假冒伪劣商品上，损害商标信誉与消费者利益。

第二节 商标侵权监测

第二十七条【监测目的与主体】

展中商标侵权监测的目的是及时发现展会现场他人侵犯自身商标权的行为，以及自身商标使用可能存在的侵权隐患，快速采取应对措施，防范纠纷扩大，维护企业商标权益。

监测工作由企业商标应急团队牵头，联合参展人员、当地律师共同开展，明确监测责任人，确保监测工作全面、细致、高效。

第二十八条【监测范围与重点】

监测范围覆盖整个展会现场，重点包括以下区域与内容：

（一）同行业竞争对手展位：重点监测竞争对手的展品、宣传材料、展台设计、工作人员服装等，排查是否存在使用与企业注册商标相同或近似的标识。

（二）相关类别展位：监测与企业参展商品、服务相关联类别的展位，防范他人在关联类别使用近似商标，引发市场混淆。

（三）展会公共区域：包括展会入口、走廊、宣传展板、电子屏等公共区域，排查是否存在未经授权使用企业商标的宣传、广告等行为。

（四）线上展会平台：针对线上展会，需全面监测线上展台、展品展示、宣传文案及直播内容等相关场景，排查各类线上商标侵权行为。

监测重点：1. 商标标识的近似性：他人使用的标识与企业注册商标在文字、图形、声音、组合方式等方面是否相同或近似；2. 商品、服务的关联性：他人使用近似标识的商品、服务与企业参展商品、服务是否属于同一种、类似商品、服务；3. 混淆可能性：他人使用近似标识的行为是否容易导致相关公众混淆误认；4. 侵权行为的持续性：他人是否持续展示、销售带有侵权标识的商品，或持续使用侵权标识进行宣传。

第二十九条【监测方法与流程】

（一）监测方法：1. 现场巡查：监测人员每日对展会现场进行全面巡查，重点排查重点区域、重点展位，记录疑似侵权行为；2. 证据固定：发现疑似侵权行为的，立即通过拍照、录像、公证购买等方式固定证据，记录侵权方的展位号、参展商名称、侵权标识、展品信息、侵权行为发生时间等内容，确保证据符合展会举办地的证据标准；3. 线上监测：针对线上展会，通过截图、录屏等方式固定线上侵权证据，留存侵权方的线上展台信息、侵权内容等；4. 律师研判：将疑似侵权证据提交当地律师，由律师根据展会举办国商标法律规定，判定是否构成商标侵权。

（二）监测流程：1. 监测人员发现疑似侵权行为后，立即向应急团队负责人汇报；2. 应急团队负责人组织律师对疑似侵权行为进行研判，确认是否构成侵权；3. 确认构成侵权的，立即启动应急处置流程，采取维权措施；4. 不构成侵权的，持续跟踪监测，防范侵权行为升级；5. 每日形成监测报告，记录监测情况、疑似侵权行为、处置进度等内容，上报企业管理层。

第三十条【监测记录与管理】

企业应建立展中商标侵权监测台账，对监测过程中的相关信息进行详细记录，包括：

（一）监测日期、监测人员、监测区域；

（二）侵权方基本信息：展位号、参展商名称、联系方式；

（三）侵权行为描述：侵权标识、使用载体、使用方式、涉及商品、服务；

（四）证据材料：照片、录像、公证文书、购买凭证等的编号、存放位置；

（五）律师研判意见、处置措施、处置进度、处置结果。

监测台账及相关证据材料由专人负责管理，加密存储，展会结束后及时归档，作为后续维权、复盘的重要依据。

第三节 商标纠纷应对

第三十一条【纠纷接收与核实】

企业在展会期间收到商标侵权投诉、律师函、法院文书等相关法律文件，或发现他人侵犯自身商标权的，应立即启动纠纷接收与核实流程：

（一）专人接收：指定应急团队中的法务人员或参展负责人，专门负责接收各类商标纠纷相关文件，做好接收登记，记录文件名称、送达时间、送达人、主要内容等信息，不遗漏、拖延。

（二）信息核实：收到纠纷文件或发现侵权行为后，立即组织应急团队、当地律师，对纠纷事实进行核实，包括：投诉方的主体资格、商标权属情况、侵权指控的事实与依据；自身商标使用的合法性、是否存在侵权行为；侵权方的侵权事实、侵权程度等。

（三）初步研判：由当地律师根据展会举办国商标法律规定，对纠纷性质、可能的法律后果、应对方案进行初步研判，为后续处置提供专业可。

第三十二条【被投诉侵权的综合处置】

企业收到商标侵权投诉后，应急团队应联合境外律师全面核查，包括投诉人资格、商标状态、权利稳定性、投诉依据及恶意迹象等。同时自查商标权属、使用范围和宣传合规性，梳理风险。核查过程需书面记录，供后续参考。

若不侵权，整理证据如权属证明、检索报告等，律师出具意见后向主办方或投诉方说明并抗辩。存在轻微侵权风险时，与投诉方沟通协商，调整内容或和解以降低影响。对于恶意诉讼，收集证据反投诉，并寻求行业或官方支持。

第三十三条【临时禁令应对】

企业收到临时禁令时，重点做好以下事项，合理应对以降低参展影响：

（一）先按禁令要求调整展示行为，避免加重不利后果；

（二）委托当地律师审查禁令签发程序的合法性，核查禁令所依据的权利基础是否稳定，确认支撑禁令的证据是否完整充分，进而评估提出异议或申请复议的行性；

（三）系统整理商标权属证明、不侵权相关证据、对方存在恶意的线索以及商标保护函等相关材料，依照展会举办地法律规定提出异议、申请复议或进行抗辩；

（四）在条件允许的情况下，依法申请听证、提供担保等救济措施，最大限度降低临时禁令对参展活动造成的影响。

第三十四条【展品暂扣处置】

展品被暂扣时，按以下方式妥善处置，减少参展损失：

（一）向相关执法部门要求出具书面扣押文书，文书中需明确暂扣的具体理由、所依据的法律条款、暂扣期限以及展品保管方式；

（二）由专业律师协助核查扣押行为的合法性，全面整理商标权属证明、展品合法来源证明、不侵权相关证据，向执法部门提出展品返还申请或听证申请；

（三）必要时与执法部门及相关方沟通和解方案，通过合理方式尽量减少参展损失；

（四）全程留存所有沟通记录及相关文书副本，作为后续处置的参考依据。

第三十五条【恶意投诉反制】

企业遭遇恶意投诉时，采取以下措施维护自身合法权益：

（一）优先收集能够证明对方恶意的相关证据，重点收集对方存在批量投诉的记录、投诉过程中的虚假陈述材料、对方未实际使用相关商标的证明、涉及勒索的沟通记录、对方抢注相关商标的记录以及对方与企业竞争对手存在关联关系的证据等；

（二）向展会主办方、当地执法部门提交反投诉说明，详细澄清相关事实，明确说明对方的恶意投诉情形；

（三）必要时依照法律规定主张确认不侵权、要求对方承担损害赔偿责任；

（四）寻求行业协会联合支持、官方相关机构援助。

第三十六条【现场证据固定与管理】

展会期间发现疑似侵权行为或商标纠纷时，按以下要求固定和管理证据，为后续处置提供支撑：

（一）及时通过拍照、录像、公证取证、购买侵权样品、留存相关宣传材料、记录侵权方展位信息等多种方式固定相关证据，确保证据的真实性和关联性；

（二）证据范围涵盖相关商标标识、涉嫌侵权的展品、产品包装、宣传册、沟通记录、相关法律文书副本以及电子类材料等，所有证据需做到完整清晰且追溯；

（三）对收集到的证据进行分类整理，采取加密备份措施并指定专人负责保管；

（四）展会结束后及时将所有证据归档留存，为后续能的维权或纠纷处置提供支撑。

第三十七条【商务洽谈商标合规】

展会期间开展商务洽谈相关活动时，注重以下商标合规要点，防范相关风险：

（一）规范商标相关表述，不夸大商标注册范围，不擅自向合作方作出商标授权承诺，不泄露企业未公开的商标相关信息；

（二）涉及贴牌生产、代工合作、联合展示、商标许等合作事项时，提前由法务人员或专业律师审核合作合同条款；

（三）在合同中明确商标使用的权利范围、地域限制、使用期限、质量控制标准以及违约责任等核心内容；

（四）避免因口头约定不明确而引发商标相关风险。

第三十八条【线上展会商标管理】

线上参展时，做好以下商标管理工作，降低线上纠纷影响：

（一）对虚拟展台设计、产品展示页面、宣传文案、直播内容以及互动素材等进行全面预审；

（二）重点审核商标使用的规范性，确认商标使用不与他人商标构成近似，不存在侵权风险；

（三）实时监测线上展会平台发送的投诉通知、内容下架通知；

（四）一旦收到相关通知，及时提交商标权属证明、不侵权相关证据，与平台沟通申诉事宜，积极降低线上商标纠纷对参展活动造成的影响。

第三十九条【展会公共关系与舆情】

当商标纠纷引发舆论关注时，按以下方式应对，维护企业品牌声誉：

（一）指定专人作为统一发言主体，按照既定口径回应相关问询；

（二）回应过程中坚持以事实为依据、以法律为准绳，避免随意表态或承认不利于企业的相关事实；

（三）及时通过官方渠道澄清不实信息，主动维护企业品牌声誉；

（四）必要时委托专业律师发布专业法律说明，引导舆论理性看待相关纠纷。

第四十条【展中应急沟通与记录】

展会期间处理商标纠纷相关沟通事宜时，做好以下记录工作，为后续复盘提供依据：

（一）对所有与商标纠纷相关的沟通交流、会议研讨、函件往来、调解协商等内容，形成书面或电子形式的记录；

（二）记录中注明沟通交流的时间、地点、参与人员、核心事由、达成的结论以及后续需推进的事项，实现全程留痕；

（三）将相关记录作为后续纠纷处理、合规复盘的重要参考依据；

（四）依托相关记录助力企业优化后续参展商标合规管理流程。

第四十一条【资料归档与复盘】

展会结束后，做好资料归档与合规复盘工作，优化后续管理方案：

（一）及时整理展前、展中所有与商标相关的文件资料，包括商标权属证明、商标检索报告、风险评估报告、应急预案、参展人员培训记录、展中监测台账、投诉相关材料、沟通记录、证据材料、相关法律文书以及和解协议等；

（二）对所有资料进行统一分类整理，采取加密备份措施并长期归档保存；

（三）组织企业内部相关部门开展合规复盘工作；

（四）系统总结参展过程中出现的商标风险点、纠纷处置经验以及流程存在的不足，据此优化后续海外展会商标合规管理方案。

第四十二条【未结争议跟进】

对展会期间未办结的商标相关争议，按以下要求跟进管理，避免不利后果：

（一）建立专门的跟进台账，涵盖商标投诉、临时禁令、行政复议、民事诉讼、商标抢注异议以及海关相关处置事项等所有未结争议；

（二）在台账中明确争议事项的具体内容、办理期限、对接人员等关键信息；

（三）按时提交相关材料、参与相关法律程序；

（四）动态更新争议事项的办理进展，确保所有未结争议处于控状态，避免因拖延导致不利后果。

第四十三条【侵权后续维权】

展会期间发现的商标侵权行为，展后通过以下方式开展后续维权工作：

（一）进一步完善相关证据链，补充收集侵权行为持续发生的记录、企业因侵权遭受损失的证明材料以及商标知名度相关材料等；

（二）向侵权方发送警告函，督促其停止侵权行为；

（三）向当地行政部门提出投诉，请求对侵权行为进行查处；

（四）依托海关备案开展侵权货物查扣，阻断侵权商品流通；

（五）提起民事诉讼或申请仲裁，依法主张侵权方停止侵权行为、赔偿企业损失并消除侵权行为对企业品牌造成的不良影响。

第四十四条【商标抢注处置】

发现企业商标被他人抢注时，根据抢注阶段采取以下针对性处置措施：

（一）抢注处于审查阶段的，向相关商标主管部门提出异议或反对意见；

（二）抢注处于公告阶段的，在法定异议期内及时提交异议申请；

（三）抢注已获得注册的，依法申请宣告该注册商标无效；

（四）对于长期不使用的抢注商标，申请撤销该注册商标；

（五）处置过程中重点准备企业在先使用商标的证据、商标知名度证明、抢注人存在恶意的证据、企业与抢注人能存在的合作关系证明以及抢注人批量抢注商标的相关证据。

第四十五条【商标布局优化】

结合展会反馈与市场变化，通过以下方式优化海外商标布局，提升权益保护水平：

（一）优先在展会举办国、商标风险较高的国家补充注册核心类别的商标；

（二）完善防御性商标及关联商标的注册布局，扩大保护范围；

（三）对展会期间公开的新商标标识及时提交注册申请，防范抢注风险；

（四）补充海外海关知识产权备案，强化商标的边境保护能力；

（五）全面提升企业海外商标权益保护水平。

第四十六条【商标权利维护】

做好海外商标权利维护工作，保障权利稳定：

（一）定期对企业海外商标的权利状态进行核查，及时掌握商标动态；

（二）按照相关法律规定及商标注册要求，按时办理商标续展、变更、转让、许备案等相关手续；

（三）持续留存商标实际使用证据，应对他人提出的商标不使用撤销申请；

（四）实时监测商标面临的异议、无效宣告等风险；

（五）收到相关异议、无效宣告通知后，及时提交答辩材料，保障企业海外商标权利的稳定性。

第四十七条【合规制度优化】

根据展会合规复盘结论，通过以下方式修订完善合规制度，提升管理水平：

（一）对企业海外展会商标合规管理制度进行修订完善，弥补原有制度漏洞；

（二）优化商标风险清单、检索标准、证据规范以及应急预案，增强制度的针对性和操作性；

（三）完善商标合规审核流程、培训体系和考核机制；

（四）提升企业后续海外参展商标合规管理的规范化水平。

第四十八条【证据体系完善】

建立完善的商标证据体系，为权益保护提供支撑：

（一）建立常态化的商标证据留存机制，持续收集与商标相关的各类证据材料；

（二）重点收集销售合同、交易发票、宣传材料、展会参展记录、媒体报道、商标授权文件以及维权相关材料等；

（三）构建完整且公证的证据链；

（四）将证据链用于商标确权、侵权抗辩、维权诉讼以及应对商标抢注等各类相关事项，为企业海外商标权益保护提供有力支撑。

第四十九条【组织与责任】

明确组织与责任，确保商标合规工作落地：

（一）明确企业负责人作为商标合规管理的第一责任人，统筹推进商标合规工作；

（二）由企业知识产权部门或法务部门牵头开展商标合规管理工作，发挥专业主导作用；

（三）协调市场部门、销售部门、参展部门等相关部门协同配合，形成工作合力；

（四）细化各部门、各岗位的商标合规岗位职责、审批流程以及沟通机制；

（五）形成覆盖海外展会全流程的商标合规责任链条，确保商标合规管理工作落到实处。

第五十条【专业资源协作】

整合专业资源，提升商标合规与维权的专业能力：

（一）与境外专业商标律师、商标代理机构、公证机构、调查机构建立长期稳定的合作关系；

（二）依托国家及地方层面的海外维权平台，获取全方位的维权支持；

（三）借助中国驻外使领馆的资源，解决海外合规与维权中的相关问题；

（四）联动相关行业协会，获取行业内的合规指导与协作支持；

（五）通过多方协作，获取法律查明、商标检索确权、纠纷处置、维权援助等多方面的专业支持，提升企业海外展会商标合规管理及维权的专业能力。

第五十一条【经费保障】

落实经费保障，支撑商标合规工作顺利开展：

（一）预留专门的商标合规专项预算，保障海外展会商标合规管理相关工作的有序推进；

（二）预算覆盖商标注册、检索、监测、公证、维权、律师服务、合规培训、海关备案以及证据留存等各类相关支出；

（三）为商标合规措施的落地实施提供充足的经费支撑，确保各项合规工作不流于形式。

第五十二条【信息化支撑】

运用信息化手段，提升商标合规管理效率与水平：

（一）运用专业的商标数据库、检索工具，提升商标风险排查与检索的效率和准确性；

（二）借助风险监测系统，实现商标侵权、抢注等风险的实时预警；

（三）采用电子档案管理系统，规范商标相关资料的归档与管理；

（四）使用证据固化软件，确保电子证据的真实性和追溯性；

（五）实现海外商标合规管理的信息化、智能化，降低人工管理成本，提升合规管理水平。

第五十三条【合规培训】

开展常态化合规培训，提升全员商标合规意识与实操能力：

（一）定期开展海外商标合规专项培训，确保培训的持续性和针对性；

（二）培训内容涵盖海外商标相关法律规定、展会知识产权规则、商标检索方法、证据留存技巧、侵权识别方法、商标抢注防范措施、临时禁令应对方法以及纠纷处置流程等；

（三）培训覆盖企业管理层、法务人员、市场人员、销售人员以及参展人员，实现全员覆盖；

（四）通过系统培训，全面提升全员商标合规意识和实操能力，从源头防范商标合规风险。

第五十四条【风险监测预警】

建立完善的风险监测预警机制，提前防范商标相关风险：

（一）建立全球商标动态监测机制，实现对商标风险的全面监测；

（二）重点关注展会举办国、商标风险较高国家的商标相关动态；

（三）监测竞争对手、代理商的商标申请、公告、异议、无效、侵权等相关动态；

（四）对监测到的风险及时预警，提前采取针对性处置措施，防范风险扩大。

第五十五条【证据标准化】

制定证据标准化规范，构建复用的证据体系：

（一）制定证据收集、整理、公证、归档的统一规范，明确操作标准；

（二）明确证据类型、留存期限、公证要求、电子证据标准等核心内容；

（三）按照规范收集整理各类证据，确保证据的规范性和有效性；

（四）构建复用、公证的证据体系，为各类商标相关事项提供有力支撑。

第五十六条【合规文化培育】

培育合规文化，引导全员主动防范商标合规风险：

（一）培育尊重知识产权、诚信参展、证据先行、依法维权的合规文化；

（二）将商标合规理念融入企业经营全流程，贯穿海外展会各环节；

（三）引导全员主动识别商标合规风险，规范商标使用行为；

（四）鼓励全员积极参与商标合规管理，共同维护企业品牌权益。

第五十七条【指引效力】

本指引为指导性文件，不具有强制约束力。相关法律法规、国际条约、展会举办地规定、展会规则有明确要求的，优先适用相关规定。

第五十八条【法律适用】

本指引涉及境外相关事项的，以展会举办地现行有效法律规定为准。企业可委托当地执业律师对相关法律规定进行核查确认，确保合规处置合法有效。