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广交会4月15号就要开始了，外贸人，你的接待工作完善了吗？
客户来访中国，接待工作至关重要。由于风俗、习惯等方面的差异，稍有不慎就可能引发误会或麻烦。因此，提前做好充分的资料搜集和准备，是顺利接待的基础。
以下是一套完整的接待流程与注意事项，供参考~
01
接待前的准备
收集基本信息
提前敲定客户的访问时间、航班信息、访问人员名单、职位及手机号码等，便于后续安排。
确认行程并沟通到位
与客户商讨参观访问的具体行程，同时与公司内部或工厂接待部门充分沟通。行程敲定后，发邮件请客户确认，并通知工厂做好接待准备。
安排酒店
若客户需要公司提供酒店：提前确认酒店星级、房间类型、位置（建议靠近工厂或机场）、设施要求等，最好实地查看后再预订。
若客户自行安排：可根据客户要求提供信息或协助预订，确认后及时通知客户。
准备资料
打印行程表、工厂介绍、产品资料、客户要求的文件等，装订成册，方便客户查阅。
了解客户背景
根据客户的国籍、宗教信仰，提前准备合适的饮食和话题，体现尊重与专业。
02
接机与初次接触
安排接机车辆
根据客户人数和重视程度，选择合适的车辆（注意座位数）
制作接机牌
客户到达当天，安排专人提前到达机场（务必比客户先到）。接机牌要清晰可见
途中沟通
在车上可以聊一聊：客户对中国的了解程度、有哪些禁忌、此次中国行的其他安排等。既增进了解，也有助于“刺探”一些有用信息。
送达酒店（或直接去工厂）
送客户到酒店后，将行程表和资料交给客户，并敲定第二天的参观访问事项。
如果客户直接去工厂参观，务必提前通知工厂做好准备。
03
正式访问与会议
准时接客户
第二天提前到达酒店大堂（建议提早10分钟）。注意：不同国家客户对时间观念不同，但作为接待方，守时是基本素养。
工厂或办公室参观与会谈
按照行程表进行。如果是第一次接触，建议安排在多媒体会议室，双方可用投影或幻灯片介绍各自企业。安排专人记录会议内容。
遵守工厂制度
参观工厂时，严格按照工厂的安全、卫生等规定执行。不允许进入的区域坚决不进入，否则会让客户对工厂的管理产生质疑。
04
礼品、娱乐与购物
赠送小礼品
访问结束后，为客户准备一份小礼品，建议选择有中国特色的物品，如茶叶、工艺品等。
安排娱乐与购物
很多不发达国家的客户喜欢购物，尤其对电子产品、服装感兴趣，且对价格比较敏感。
有些客户希望采购丝绸、茶叶、瓷器等中国特色商品。
部分客户可能想去酒吧等场所，可以提前了解附近的餐馆、酒吧、购物中心等。
对于比较随意的客户，可以安排喝茶、看戏、参观景点等体现中国文化的活动。
着装方面：接机和正式会议建议正装，带客户娱乐购物时换便装。
05
送别与收尾
送客户
一般送到机场。有些客户不喜欢麻烦人，送到酒店即可。在客户飞机起飞前，打个电话道别。
发邮件跟进
客户离开后，及时发送邮件：一是表达问候，二是将本次访问达成的共识、会议记录或备忘录发给客户，推动后续项目执行。
几点补充提醒
饮食安排：不必过于追求隆重，但要注意禁忌。
穆斯林客户：推荐鱼（牛羊肉加工讲究，需谨慎），中国菜、海鲜较稳妥。
印度客户：不吃牛肉。
西方客户：西餐最保险，酒店自助餐通常不错。
韩国、日本客户：饮食安排相对容易。
会议记录：务必安排专人记录，避免后续产生理解偏差。
着装区分：正式场合与休闲场合的着装要分开，体现专业形象。
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