展会现场对话，即聊即写：我是怎么用AI做实时记录，客户走了邮件草稿也好了
场景痛点
广交会第二天，我同时接待了三批客户。
第一批是美国的John，聊了20分钟，他问了MOQ、FOB报价、样品政策，我一边回答一边在心里默默记；结束的时候我发现——我只记得他最后问了一句"Can you send me the price list?"其他细节已经模糊了。
第二批是德国的Maria，我掏出手写笔记本想要记，结果发现笔没水了。
第三批是印度的Ahmed，我用手机备忘录打字，结果客户看了一眼我一直在低头打字的屏幕，脸上写满了"你到底有没有在听我说话"。
聊完回到展位，我对着自己的混乱笔记发呆：
• John到底是问的FOB还是CIF？
• Maria要的样品是哪个型号来着？
• Ahmet说"下周发PI"，他什么时候方便收邮件？
等邮件整理完发出，已经过去了三个小时。客户早就被先发的供应商截走了。
这是展会上每个外贸人的真实困境：信息量太大，根本记不住。
我的解决方案
后来我想明白了一件事：
展会上的时间窗口就那么几分钟，与其分心去记录，不如集中精力去沟通。
于是我开始用AI实时转写——
• 边聊边录，AI直接生成英文要点
• 不需要我手动打字，不需要我停下来等翻译
• 沟通结束，要点全部在
聊完之后马上用AI出邮件，整个流程15-30分钟搞定。
展会还没结束，我的第一封跟进邮件已经发出去了。
操作流程
整个流程分五步，不需要任何复杂操作：
步骤1：打开AI实时转写工具
我用的是讯飞听见 AI转写，或者其它的转写App（稍后会推荐）。打开之后放在桌上，手机屏幕朝下也行，朝上也行，关键是——别让客户觉得你在玩手机。
步骤2：设置语言
打开APP后把转写语言设置为"英文"，有些工具支持实时翻译，但我建议不要用翻译功能。原因很简单：你需要的是记录原文，不是翻译稿。原文发邮件更真实，客户的原话你也能看到。
步骤3：开始对话，AI自动记录
跟客户沟通的时候，不用管手机，专注聊。同时用笔记本辅助记录一些重要信息作为补充，AI在后台实时转写，你说的每一句话客户说的每一个问题，全部变成文字。
步骤4：沟通结束，导出文字记录
对话结束，AI转写完成。点击导出，文字内容直接复制出来。内容包括：
• 客户问的问题
• 你给的承诺
• 双方达成的共识
步骤5：AI辅助生成邮件
把转写文字丢给AI，prompt很简单：
"Based on the conversation below, write a follow-up email in English. Include: thanks the customer, summarize what we discussed, confirm next steps."
AI 30秒出邮件，你检查一下，发出去。整个流程，最快15分钟。
实操演示
给大家一个具体例子，我是怎么操作的：
场景
我在展位上接待了一位来自土耳其的采购商Ali。他问了这些问题：
• "What is your MOQ for this model?"
• "Can you give me FOB Shenzhen price?"
• "How long for sample production?"
• "Do you offer free samples?"
我在聊的时候，手机AI转写全程开着。以下是转写出来的原始记录（英文）：
AI转写记录：
Customer: What is your MOQ for this model?
Me: Our MOQ is 500 pieces per order.
Customer: Can you give me FOB Shenzhen price?
Me: For 500 pieces, FOB Shenzhen is USD 12.5 per unit.
Customer: How long for sample production?
Me: Sample takes 7-10 days, and we can ship by DHL within 3 days.
Customer: Do you offer free samples?
Me: We charge for samples but will deduct from the first order.
原始记录一出，邮件马上出来：
AI生成邮件：
Dear Ali,
Thank you for visiting our booth today at the Canton Fair. It was a pleasure discussing your requirements with you.
As discussed, here is the summary:
- Model: [Model Name]
- MOQ: 500 pcs per order
- FOB Shenzhen: USD 12.5/pc
- Sample lead time: 7-10 days
- Sample policy: Sample fee will be deducted from your first order
I will send you the full price list and product specs tomorrow.
Looking forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
从对话结束到邮件发出：最多不超过15分钟。
效果
用了这个方法之后，我在展会上最大的变化是：
邮件发出速度从3小时变成了30分钟。
带来的实际差异：
• 第一批客户的记忆还很新鲜，邮件内容更准确
• 竞争对手还在整理笔记，我已经触达客户了
• 客户感受到的是"你很专业，响应很快"
今年广交会，我会继续用这套流程。现场能做的事情，就不要留到展会结束后——那时候你早就忘了60%的细节。
工具推荐
AI实时转写工具：
• 飞书妙记 — 需升级会员，手机端可用，中英文转写准确，月度费用较高，能接受会员费用的话，用起来还是挺方便的，不需要重新下载APP.
• 讯飞听见 — 专业语音识别，支持多语言，需下载APP，建议升级会员，会员费用还算比较合理，升级后可导出doc或者txt文件。
• 手机自带语音备忘录 — 免费，无需额外App，反应快，如果沟通时间长，导出文件，但是不支持多语言的记录。
AI写邮件工具：
• ChatGPT / Gemini / Claude — 通用，prompt驱动
• Kimi — 中文界面，支持长文本
我的推荐组合：
讯飞听见（转写并导出txt文件）+ Kimi（出邮件）
速度快、不需要额外的网络环境操作，直接用手机网络，适合展会现场用。
最后
展会上的每一分钟都是黄金。
与其花时间记录，不如花时间沟通。
AI不是你的翻译官，是你的现场记录员——用它，你可以在客户还在走进展位的时候，就已经准备好了一切。
15年老外贸，用实战经验帮你省时间少踩坑。
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