采购环节是企业运营的核心枢纽，直接关系到产品质量、生产成本、供应链稳定及企业市场竞争力，是企业实现可持续发展的关键支撑。采购人员作为企业采购工作的具体执行者，其职业素养、业务能力、行为规范与责任意识，直接决定采购工作的效率与质量，影响企业整体经营目标的达成。
为规范采购人员管理，明确采购工作标准，强化采购团队建设，防范采购风险，降低采购成本，提升采购价值，保障企业供应链高效、合规、有序运转，结合企业实际经营情况，特制定本手册。本手册是董事长对采购人员管理的核心准则，也是采购人员开展各项工作的行为指南与考核依据。全体采购人员必须认真学习、严格遵守、坚决执行，自觉维护企业利益，践行企业价值观，共同打造一支专业、高效、诚信、务实的采购团队。
本手册适用于企业所有采购相关岗位人员，包括采购负责人、采购专员、采购跟单、采购审核等，涵盖采购工作全流程、采购人员行为全维度，由企业董事长办公室负责解释、修订与监督执行，未尽事宜可根据企业发展需求逐步完善。
第一章 采购人员核心定位与职业素养
第一节 核心定位
采购人员是企业成本控制的“守门人”、供应链稳定的“守护者”、产品质量的“第一道防线”，更是企业价值创造的“参与者”。其核心定位体现在三个层面：一是成本控制，通过优化采购渠道、谈判议价、集中采购等方式，在保证质量与交付期的前提下，最大限度降低采购成本，提升企业盈利空间;二是供应链保障，精准对接企业生产、运营需求，筛选优质供应商，保障物料、设备、服务等采购物资及时、足额供应，杜绝因采购延误影响企业正常运转;三是价值增值，主动挖掘优质供应链资源，推动供应商优化升级，结合企业发展需求引入新技术、新材料、新服务，为企业产品升级、效率提升提供支撑。
采购人员的每一项决策、每一次操作，都与企业利益紧密相关，必须以“企业利益至上”为根本原则，摒弃个人私利，坚守职业底线，做到客观、公正、严谨、高效，全力完成企业赋予的采购任务。
第二节 职业素养要求
一、诚信正直。诚信是采购人员的立身之本，也是企业采购工作的生命线。采购人员必须坚守诚信底线，不接受供应商任何形式的回扣、贿赂、宴请、礼品、礼金及其他不正当利益，不与供应商勾结损害企业利益，不利用职务之便谋取个人私利，做到言行一致、表里如一，如实上报采购信息，不隐瞒、不谎报、不篡改采购数据。
二、责任担当。采购工作涉及环节多、风险点多，采购人员必须具备强烈的责任意识，对采购工作的每一个环节负责，对采购物资的质量、价格、交付期负责，对采购过程中的异常情况及时处理、主动上报，不推诿、不敷衍、不逃避责任。遇到困难与挑战时，主动担当、积极协调，全力保障采购任务顺利完成。
三、专业高效。采购工作需要扎实的专业知识与丰富的实践经验，采购人员必须不断提升自身专业能力，熟悉企业产品结构、生产工艺、采购需求，掌握市场行情、供应商资源、采购流程及谈判技巧，具备较强的市场研判能力、沟通协调能力、问题解决能力与应急处置能力。工作中精益求精、高效务实，合理安排工作流程，缩短采购周期，提升采购效率。
四、廉洁自律。采购人员手握采购权限，必须严格约束自身行为，坚守廉洁自律底线，自觉抵制各种不正之风，不利用职务之便为自己、亲友或他人谋取不正当利益，不泄露企业采购计划、价格体系、供应商信息等核心机密，不从事与企业采购工作相竞争的兼职活动，维护企业形象与利益。
五、团队协作。采购工作需要与企业生产、销售、财务、仓储等多个部门密切配合，也需要采购团队内部的协同合作。采购人员必须具备良好的团队协作意识，主动与各部门沟通对接，及时了解需求、反馈信息、协调问题，做到上下同心、左右联动;团队内部相互支持、相互配合、相互监督，共同提升采购团队的整体战斗力。
六、学习创新。市场环境、供应链格局、采购模式不断变化，采购人员必须保持终身学习的态度，主动关注行业动态、市场变化、技术革新，学习先进的采购理念、管理方法与操作技巧，不断更新知识储备，提升专业素养;同时勇于创新，结合企业实际，优化采购流程、创新采购模式，提升采购工作的科学性与实效性。
第二章 采购人员岗位职责与工作标准
第一节 采购负责人岗位职责
采购负责人全面统筹企业采购管理工作，对董事长负责，核心职责包括：
1. 战略规划：根据企业整体经营目标，制定采购战略规划、年度采购计划、季度采购计划及月度采购计划，明确采购目标、采购预算、采购重点，确保采购工作与企业经营目标同频同步;
2. 团队管理：负责采购团队的组建、培训、考核与激励，搭建高效的采购团队，明确各岗位人员职责，规范工作流程，提升团队整体专业能力与工作效率;监督采购人员工作行为，及时纠正违规操作，防范采购风险;
3. 供应商管理：统筹供应商开发、筛选、评估、维护与优化工作，建立完善的供应商体系，打造优质、稳定、高效的供应链;组织供应商谈判，签订采购合同，明确双方权利与义务，监督供应商履约情况，处理供应商违约、纠纷等事宜;
4. 采购管控：负责采购全流程的管控，包括采购需求审核、采购计划执行、采购渠道优化、价格谈判、合同签订、物资验收、付款审核等环节，确保采购工作合规、高效、有序开展;严格控制采购成本，优化采购价格体系，提升采购性价比;
5. 风险防范：建立健全采购风险防控体系，识别采购过程中的各类风险(价格风险、质量风险、交付风险、合规风险等)，制定风险防控措施，及时处置采购过程中的异常情况与风险事件，保障供应链稳定与企业利益;
6. 部门协同：加强与企业生产、销售、财务、仓储等部门的沟通协作，及时了解各部门采购需求，协调解决采购工作与各部门衔接过程中的问题，确保采购物资精准匹配企业需求;
7. 汇报总结：定期向董事长汇报采购工作进展、采购计划执行情况、采购成本控制情况、供应商管理情况及采购过程中存在的问题与改进措施，提交采购工作总结与分析报告，为董事长决策提供数据支撑与参考;
8. 制度完善：根据企业发展需求与采购工作实际，牵头修订完善采购管理制度、流程规范与工作标准，推动采购管理工作规范化、标准化、科学化。
第二节 采购专员岗位职责
采购专员在采购负责人的领导下，负责具体采购执行工作，核心职责包括：
1. 需求对接：主动与企业生产、仓储等部门沟通对接，了解采购需求，收集采购清单，确认采购物资的规格、型号、数量、质量标准、交付期、预算等具体要求，整理汇总后上报采购负责人审核;
2. 市场调研：负责市场行情调研，收集各类采购物资的市场价格、供应商信息、产品质量等相关数据，建立市场调研档案，定期分析市场变化趋势，为采购价格谈判、供应商筛选提供依据;
3. 供应商对接：根据采购需求与市场调研结果，对接潜在供应商，收集供应商资质证明、产品样本、报价单等资料，协助采购负责人完成供应商筛选、评估工作;维护现有供应商关系，及时沟通采购需求、履约情况，处理供应商日常对接过程中的问题;
4. 采购执行：按照审核通过的采购计划与采购清单，开展具体采购工作，包括询价、比价、议价，拟定采购合同，上报采购负责人审核签订;跟踪采购合同履约情况，督促供应商按时、按质、按量交付采购物资;
5. 物资验收：负责采购物资的现场验收工作，对照采购合同、采购清单及质量标准，检查物资的规格、型号、数量、质量、包装等情况，填写验收记录，对不合格物资及时上报采购负责人，并协调供应商退换货;
6. 资料归档：负责采购过程中各类资料的整理、归档工作，包括采购清单、询价单、比价单、报价单、采购合同、验收记录、付款凭证等，确保资料完整、规范、可追溯;
7. 异常处理：采购过程中遇到价格波动、质量不合格、交付延误等异常情况，及时向采购负责人汇报，并积极协调供应商、相关部门处理，确保采购工作顺利推进;
8. 配合工作：配合采购负责人完成供应商评估、采购成本分析、采购制度完善等工作，配合财务部门完成采购付款审核、对账等工作，配合仓储部门完成物资入库工作。
第三节 采购跟单岗位职责
采购跟单在采购负责人的领导下，协助采购专员开展采购跟单工作，确保采购物资按时交付，核心职责包括：
1. 订单跟踪：负责采购订单的全程跟踪，与供应商保持密切沟通，及时了解采购物资的生产进度、备货情况、物流信息，确认交付时间、交付方式，确保物资按时送达指定地点;
2. 信息反馈：及时将供应商履约情况、物资生产进度、物流异常等信息反馈给采购专员与采购负责人，同时将企业的需求变化、调整要求反馈给供应商，确保双方信息畅通;
3. 异常处置：跟踪过程中发现交付延误、质量异常、物流损坏等问题，及时与供应商沟通协调，提出解决方案，同时上报采购负责人，协助处理退换货、补货等事宜;
4. 单据整理：负责采购跟单过程中各类单据的整理、核对工作，包括订单、物流单、验收单等，确保单据与实际履约情况一致，协助采购专员完成资料归档;
5. 库存衔接：与仓储部门沟通对接，了解采购物资入库情况，核对入库数量与订单数量，协助处理入库过程中的异常问题，确保物资入库顺畅;
6. 配合工作：配合采购专员完成询价、比价、合同拟定等工作，配合采购负责人完成供应商履约评估工作，配合财务部门完成付款相关的单据核对工作。
第四节 采购审核岗位职责
采购审核在采购负责人的领导下，负责采购全流程的审核监督工作，防范采购风险，核心职责包括：
1. 需求审核：审核各部门提交的采购需求清单，确认采购需求的合理性、必要性、准确性，检查采购规格、型号、数量、预算等是否明确、合规，对不合理的采购需求提出调整建议，上报采购负责人审核;
2. 流程审核：审核采购过程中的各项流程，包括询价、比价、议价、合同签订、物资验收等，检查流程是否符合企业采购管理制度，操作是否规范，资料是否完整，对违规流程及时制止、纠正，上报采购负责人;
3. 价格审核：审核采购物资的价格，对照市场调研数据、历史采购价格，检查采购价格的合理性、公允性，对价格偏高的采购项目提出质疑，督促采购专员重新议价，确保采购成本可控;
4. 合同审核：审核采购合同的条款，检查合同内容是否完整、规范，双方权利义务是否明确，违约责任是否清晰，合同价格、交付期、质量标准等是否与采购需求一致，对不合理的条款提出修改建议，确保合同合法、合规、可行;
5. 验收审核：审核采购物资的验收记录，检查验收流程是否规范，验收标准是否符合采购要求，验收数据是否真实、准确，对不合格物资的处理流程进行审核，确保验收工作公正、合规;
6. 监督检查：定期对采购工作进行监督检查，排查采购过程中的风险点，发现采购人员违规操作、弄虚作假等行为，及时上报采购负责人与董事长，提出处理建议;
7. 资料审核：审核采购过程中的各类资料，确保资料完整、规范、可追溯，对缺失、不规范的资料督促相关人员补充、完善，协助完成资料归档工作;
8. 总结反馈：定期汇总采购审核情况，分析采购过程中存在的问题与不足，提出改进建议，上报采购负责人，为采购管理制度完善、流程优化提供参考。
第五节 工作标准总则
1. 高效性：所有采购人员必须严格按照采购计划推进工作，合理安排工作时间，优化工作流程，确保采购任务按时完成，采购周期控制在计划范围内，不延误企业生产、运营需求;
2. 准确性：采购过程中，所有数据、信息必须真实、准确、完整，包括采购需求、市场价格、供应商信息、合同条款、验收记录等，杜绝错误、遗漏、虚假信息;
3. 合规性：严格遵守企业采购管理制度、流程规范与工作标准，依法依规开展采购工作，不违规操作、不弄虚作假，确保采购工作合规、透明、公正;
4. 性价比：在保证采购物资质量、交付期的前提下，最大限度降低采购成本，提升采购性价比，优先选择质量可靠、价格合理、服务优质的供应商;
5. 及时性：对采购过程中的各类异常情况、信息反馈、问题处理必须及时，不拖延、不推诿，确保供应链稳定，减少因延误造成的企业损失。
第三章 采购工作全流程规范
第一节 采购需求提出与审核
1. 采购需求提出：企业各部门根据生产、运营需要，填写《采购需求清单》，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、交付期、预算金额、用途等详细信息，经部门负责人签字确认后，提交至采购部门;
2. 采购需求审核：采购审核人员收到《采购需求清单》后，在1个工作日内完成初步审核，核对采购需求的合理性、必要性、准确性，对需求不明确、不合理的，退回提交部门补充、修改;审核通过后，提交采购负责人进行最终审核;
3. 采购计划制定：采购负责人根据审核通过的《采购需求清单》，结合企业年度、季度、月度采购计划，统筹制定具体的采购执行计划，明确采购方式、采购周期、负责人员、预算控制目标等，下达至各采购岗位人员。
第二节 市场调研与供应商筛选
1. 市场调研：采购专员根据采购计划与采购需求，开展全面的市场调研，收集至少3家及以上潜在供应商的相关信息，包括供应商资质、生产能力、产品质量、价格水平、交货周期、售后服务等;同时收集采购物资的市场行情、价格波动趋势、行业标准等数据，形成《市场调研报告》，上报采购负责人;
2. 供应商筛选：采购负责人组织采购专员、采购审核人员，根据《市场调研报告》，对潜在供应商进行综合筛选，重点评估供应商的资质合法性、生产稳定性、产品质量可靠性、价格合理性、售后服务完善性等;筛选出符合要求的优质供应商，纳入企业供应商库，建立供应商档案，详细记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等;
3. 供应商评估：建立常态化供应商评估机制，采购负责人牵头，每季度对合作供应商进行一次综合评估，每年进行一次全面评估，评估内容包括产品质量、交付期、价格水平、售后服务、履约能力等;根据评估结果，对供应商进行分级(优质、合格、不合格)，优化供应商体系，保留优质供应商，淘汰不合格供应商;对合格供应商，提出改进要求，督促其提升服务质量。
第三节 询价、比价与议价
1. 询价：采购专员根据采购需求与筛选后的供应商名单，向至少3家及以上供应商发出《询价单》，明确采购物资的规格、型号、数量、质量标准、交付期、付款方式等要求，要求供应商在规定时间内提交报价单;
2. 比价：采购专员收到供应商报价单后，对照《市场调研报告》，对各供应商的报价、产品质量、交付期、售后服务等进行全面比价，重点关注价格的合理性、公允性，避免低价低质、高价中标等情况;形成《比价单》，详细记录各供应商的报价信息、比价结果，上报采购审核人员审核;
3. 议价：采购审核人员审核《比价单》无误后，提交采购负责人审核;采购负责人根据比价结果，确定议价对象，安排采购专员与供应商进行议价谈判;议价过程中，采购专员要坚持“质量优先、价格合理”的原则，充分发挥谈判技巧，最大限度降低采购价格，同时明确交付期、质量标准、售后服务等关键条款;议价完成后，形成《议价记录》，上报采购负责人审核确认。
第四节 采购合同签订与履行
1. 合同拟定：采购专员根据议价结果，拟定采购合同，合同条款必须完整、规范，明确双方当事人信息、采购物资明细、质量标准、价格、交付期、交付地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等内容，确保合同合法、合规、可行;
2. 合同审核：采购专员将拟定的采购合同提交采购审核人员审核，采购审核人员重点审核合同条款的完整性、合理性、合规性，核对合同价格、交付期、质量标准等是否与议价结果一致;审核无误后，提交采购负责人审核;采购负责人审核通过后，报董事长最终审批;
3. 合同签订：采购合同经董事长审批通过后，采购专员负责与供应商签订正式采购合同，合同一式多份，企业与供应商各留存一份，同时提交财务部门、采购审核部门备案;签订合同过程中，要严格核对双方签字、盖章信息，确保合同生效;
4. 合同履行：合同签订后，采购专员、采购跟单人员负责跟踪合同履行情况，与供应商保持密切沟通，及时了解物资生产、备货、物流进度，督促供应商按时、按质、按量交付物资;采购审核人员对合同履行过程进行监督，检查供应商履约情况是否符合合同约定，对异常情况及时上报采购负责人。
第五节 物资验收与入库
1. 验收准备：采购跟单人员在采购物资送达前，提前通知仓储部门、采购审核人员，准备验收工作，明确验收标准、验收流程、负责人员，准备好验收所需的工具、单据等;
