目录
第一章 总则
第二章 管理职责划分
第三章 采购合同分类与适用场景
第四章 合同全生命周期管理流程
第五章 采购合同核心必备条款
第六章 合同审批、用印与签署管理
第七章 合同履行、跟踪与管控
第八章 合同变更、转让、解除与终止
第九章 合同归档、借阅与保密
第十章 合同风险防控与合规要求
第十一章 合同纠纷、违约与索赔处理
第十二章 监督考核与责任追究
第十三章 附则
附件 采购合同管理全套表单
第一章 总则
1.1 编制目的
为规范公司采购合同全流程管理，明确合同起草、审核、签署、履行、归档及风险防控标准，防范合同法律风险、履约风险与资金风险，保障采购活动合法合规、高效可控，实现成本可控、质量达标、交期保障、权责清晰的采购管理目标，结合公司供应商管理、采购预算及供应链管控要求，特制定本手册。
1.2 适用范围
本手册适用于公司所有原材料、零部件、外协加工、设备工装、辅料耗材、服务类（物流、检测、维保、咨询）等采购业务所涉及的合同订立、履行、变更、终止、归档及监督管理。公司采购部、法务部、财务部、使用部门、质量部等相关部门及所有合作供应商均须严格遵照执行。
1.3 管理原则
1. 合法合规：符合国家法律法规、行业规范及公司制度，杜绝无效合同、违规合同；
2. 权责对等：明确供需双方权利、义务、违约责任，实现风险共担、利益共享；
3. 全程闭环：覆盖合同起草至归档销毁全流程，全程留痕、可追溯、可核查；
4. 风险前置：事前审核、事中管控、事后复盘，最大限度防范履约与法律风险；
5. 绩效挂钩：合同条款与供应商分级、采购预算、降本目标、履约绩效联动。
第二章 管理职责划分
2.1 采购部（牵头管理部门）
1. 负责采购合同的发起、起草、谈判、资料收集与基础审核；
2. 对接供应商，确认合同标的、价格、数量、交期、交付方式等核心条款；
3. 发起合同审批流程，跟踪审批进度，完成合同签署与用印对接；
4. 负责合同履行跟踪、履约数据记录、供应商履约评价；
5. 处理合同日常变更、沟通协调，发起合同纠纷初步处理；
6. 负责合同原件归档、台账管理、借阅登记及合同档案保管。
2.2 法务部（法律审核部门）
1. 负责采购合同合法性、合规性、条款严谨性审核；
2. 审查合同主体资质、违约责任、争议解决、知识产权等法律条款；
3. 提供法律支持，参与重大/疑难合同谈判、纠纷处理与诉讼应对；
4. 制定/修订标准合同模板，开展合同管理合规培训。
2.3 财务部（资金与税务审核部门）
1. 审核合同价格、付款方式、发票要求、预算匹配性；
2. 核查合同金额是否在年度采购预算范围内，严控超预算签约；
3. 确认付款节点、税务条款、资金支付合规性；
4. 参与合同履约付款审核、违约索赔资金核算。
2.4 使用/需求部门（业务确认部门）
1. 确认合同标的规格、技术参数、质量标准、服务要求；
2. 参与合同技术条款、验收标准、交付要求的确认；
3. 负责合同标的物到货验收、使用反馈、履约确认。
2.5 质量部（质量管控部门）
1. 审核合同质量标准、检验方式、不合格品处理、质保条款；
2. 参与到货质量检验、质量违约判定与索赔确认。
第三章 采购合同分类与适用场景
3.1 按采购类型分类
1. 物资采购合同：原材料、零部件、辅料、设备、工装、办公用品等实物采购；
2. 外协加工合同：委托供应商进行生产加工、零部件定制、代工等业务；
3. 服务采购合同：物流运输、检测认证、设备维保、咨询服务、保洁安保等服务；
4. 框架采购协议：长期合作供应商的年度/季度框架约定，无具体数量，按订单执行。
3.2 按合同期限分类
1. 一次性合同：单笔采购、单次履约完成即终止；
2. 短期合同：履约期限1年以内（含1年）；
3. 长期合同：履约期限1年以上，适用于战略供应商、核心物料采购。
3.3 禁止签订的合同类型
1. 无主体资格、无有效资质的供应商合同；
2. 超预算、无审批、拆分标的规避流程的合同；
3. 条款缺失、权责不清、无违约责任的空白合同/口头合同；
4. 违反法律法规、公司廉洁制度、合规要求的合同。
第四章 合同全生命周期管理流程
合同发起→标的确认→条款起草→分级审核→审批用印→正式签署→履行跟踪→变更/解除→履约完结→归档保管
1. 合同发起：采购部依据采购申请、采购订单、供应商审核结果发起合同订立；
2. 标的确认：联合需求、质量部门确认规格、质量、交期、验收标准；
3. 条款起草：使用公司标准合同模板，严禁私自修改核心条款；
4. 分级审核：普通合同→采购+财务+法务审核；重大合同（金额超XX万）→分管领导审核；
5. 审批用印：完成全部审批后，凭审批单申请公章/合同专用章用印；
6. 正式签署：双方签字盖章，确保合同原件完整、清晰、有效；
7. 履行跟踪：按合同约定跟踪交付、质量、付款、售后，记录履约情况；
8. 变更/解除：履约异常时按流程办理合同变更、转让、解除；
9. 履约完结：完成交付、验收、付款、质保，合同履约终止；
10. 归档保管：合同原件及附件统一归档，建立台账，长期保管。
第五章 采购合同核心必备条款
所有采购合同必须包含以下12项核心条款，缺一不可：
1. 合同主体信息：供应商全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式；
2. 合同标的：物资/服务名称、规格型号、技术参数、品牌、数量、计量单位；
3. 质量标准：国家标准、行业标准、企业标准、图纸、样品，明确检验方式；
4. 价格与金额：单价、总价、含税/不含税、税率、发票类型（专票/普票）；
5. 交付条款：交付时间、交付地点、运输方式、运费承担、包装要求；
6. 验收条款：验收时间、验收流程、不合格品处理方式、异议期限；
7. 付款条款：付款节点（预付/货到/验收/质保）、付款方式、付款期限、对账要求；
8. 质保条款：质保期限、质保范围、质保服务响应时间、质保金比例；
9. 违约责任：延迟交付、质量不合格、逾期付款、虚假供货的违约赔偿标准；
10. 知识产权与保密：知识产权归属、商业秘密保护、保密期限；
11. 争议解决：协商优先，约定诉讼/仲裁管辖地（优先公司所在地）；
12. 合同生效与附则：生效条件、合同份数、附件效力、联系方式变更约定。
第六章 合同审批、用印与签署管理
6.1 分级审批标准
1. 普通采购合同：金额≤XX万元，审批流程：采购部→财务部→法务部→部门负责人；
2. 重要采购合同：XX万元＜金额≤XX万元，增加分管副总经理审批；
3. 重大采购合同：金额＞XX万元、战略框架合同、涉外合同，增加总经理审批。
6.2 用印管理
1. 合同用印必须凭完整审批的《采购合同审批表》，严禁无审批用印；
2. 用印前核对合同内容、金额、供应商信息，确保与审批一致；
3. 合同加盖公章或合同专用章，加盖骑缝章，确保合同页码完整。
6.3 签署要求
1. 供应商必须由法定代表人或授权委托人签字，加盖公章；
2. 公司方由授权委托人签字，加盖合同专用章/公章；
3. 合同签署后，3个工作日内完成原件回收、台账登记。
第七章 合同履行、跟踪与管控
7.1 履行跟踪
采购部建立《采购合同履约台账》，实时记录：交付进度、质量验收、对账开票、付款情况、异常问题。
7.2 验收管控
1. 到货后由需求部门+质量部门按合同标准验收，出具《验收单》；
2. 不合格品按合同约定执行退货、返工、补货、索赔；
3. 无验收单或验收不合格，财务部不予付款。
7.3 付款管控
1. 严格按合同付款节点付款，严禁提前付款、超合同金额付款；
2. 付款需提供：合同原件、验收单、发票、对账明细，缺一不可；
3. 供应商履约异常、违约未处理的，暂停付款，直至问题解决。
第八章 合同变更、转让、解除与终止
8.1 合同变更
1. 履约过程中需变更交期、数量、规格、价格的，必须签订《合同变更协议》；
2. 变更协议按原合同审批流程审核、用印，与原合同具有同等法律效力；
3. 严禁口头变更、私自变更合同条款。
8.2 合同转让
供应商不得擅自转让合同权利义务，确需转让的，须经公司书面同意，重新审核受让方资质。
8.3 合同解除
1. 协商解除：双方一致同意，签订《合同解除协议》；
2. 法定解除：供应商严重违约（逾期、质量重大不合格、破产失信），公司单方解除，书面通知供应商。
8.4 合同终止
合同履约完毕、质保期满、款项结清，自动终止；终止后5个工作日内完成履约闭环记录。
第九章 合同归档、借阅与保密
9.1 归档管理
1. 实行一户一档、一同一档，合同原件、审批表、附件、变更协议、验收单、履约记录统一归档；
2. 建立电子+纸质双档案，电子档上传公司系统，纸质档专柜保管；
3. 合同保管期限：普通合同≥3年，重大合同≥10年，期满按公司制度销毁。
9.2 借阅管理
1. 合同借阅需填写《合同借阅登记表》，经部门负责人批准；
2. 借阅期限不超过7天，严禁涂改、复印、外传、丢失合同原件。
9.3 保密管理
合同涉及价格、供应商信息、技术参数等商业秘密，接触人员须履行保密义务，严禁泄露给第三方。
第十章 合同风险防控与合规要求
10.1 主体风险防控
签约前核查供应商营业执照、资质证书、授权文件，确保主体合法有效，杜绝与失信、经营异常供应商签约。
10.2 条款风险防控
1. 禁止空白条款、模糊表述（如“尽快交付”“合理价格”）；
2. 违约责任明确量化（如逾期交付按日支付XX%违约金）；
3. 禁止显失公平、无效免责条款。
10.3 合规要求
1. 合同必须符合采购预算、供应商分级管理要求，C级供应商严控签约期限与金额；
2. 涉及政府采购的，严格遵守集采规定，不拆分、不规避招标；
3. 严禁在合同中约定回扣、返利、不正当利益等违规条款。
第十一章 合同纠纷、违约与索赔处理
11.1 纠纷处理流程
协商→调解→仲裁/诉讼
1. 优先与供应商协商解决，达成书面处理意见；
2. 协商不成，由法务部牵头调解；
3. 调解无效，按合同约定申请仲裁或提起诉讼。
11.2 违约索赔
1. 供应商逾期交付：按合同约定收取违约金，影响生产的追加损失赔偿；
2. 质量不合格：退货、补货、返工，扣除相应货款，造成损失的全额赔偿；
3. 虚假供货、资质造假：单方解除合同，没收履约保证金，追究法律责任。
第十二章 监督考核与责任追究
12.1 监督检查
采购部、法务部、审计部定期对合同管理情况进行检查，重点核查：审批流程、条款合规、履约管控、归档保管。
12.2 责任追究
出现以下情形，追究相关人员责任：
1. 私自签订合同、空白合同、违规合同的；
2. 未按流程审批、用印，造成公司损失的；
3. 泄露合同商业秘密、违规付款、失职渎职的；
4. 隐瞒履约异常、违约问题，导致损失扩大的。
第十三章 附则
1. 本手册由公司采购部会同法务部负责解释与修订；
2. 本手册自发布之日起施行，原有合同管理相关规定与本手册不一致的，以本手册为准；
3. 特殊行业、涉外采购合同，可在标准模板基础上补充专项条款，报法务部审核后执行。
附件 采购合同管理全套表单
附件1：采购合同审批表
附件2：采购合同履约台账
附件3：合同变更协议（模板）
附件4：合同解除/终止申请表
附件5：合同归档登记表
附件6：合同借阅登记表
附件7：标准物资采购合同（模板）
附件8：框架采购协议（模板）
附件9：服务采购合同（模板）
需要采购资料包的可以识别二维码加微信领取
