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主要内容
公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款:
(1)商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
(2)商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
(3)商品的价格和结算方式
合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。
(4)交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。
(5)商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
(6)违约责任
签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
②不按合同中规定的商品质量标准交货;
③逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
(7)合同的变更和解除条件
合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。
此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
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合同签订
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合同签订
① 合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
② 合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③ 签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④ 签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤ 当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。
⑥ 采购合同应当采用书面形式。
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签订程序
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签订程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
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合同管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作
(l) 加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
(2) 建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现
(3) 处理好合同纠纷
当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
(4) 信守合同，树立企业良好形象
合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。
05
合同管理软件
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合同管理软件
在信息化的进程中，很多企业都会面临着如何选择采购合同管理软件来进行管理的问题。市面上有很多种采购合同管理软件，如何选择一款适合好用的采购合同管理软件却成了最大的难题。一般来说选择采购合同管理软件都会从品牌、功能、价格、知名度等几个方面去考虑。物美价廉的采购合同管理软件是最好的选择，那么，如何选择到物美价廉的采购合同管理软件呢?
(1)选择采购合同管理软件，必须要弄清楚要这个采购合同管理软件用来干什么的，就是说需求是什么，要解决什么问题，这是衡量一个采购合同管理软件是否物有所值的标准。如果对于需要某款采购合同管理软件来干什么都不知道的话，仅凭某款采购合同管理软件的价格或品牌来决定购买，那么某款采购合同管理软件对于企业所需求的目标来说，一定不能适应的，根本上的问题都解决不了。
(2)在选择采购合同管理软件的时候要明确自己的需求，和软件公司的销售人员和技术人员将公司的管理需求详细说明，最后看他们的解决方案。当然，对于采购合同管理软件功能的体验是必不可少的，一定要记住对感兴趣的采购合同管理软件进行试用，然后几款采购合同管理软件相互比较一下，功能、价格、服务等各个方面。
(3)一款采购合同管理软件从价格、性能、服务等方面比较好了之后，还有一点就是选择的软件知否有适应力。每一个行业、每一个企业配置特定的功能模块和特定的业务流程。从而实现软件适应客户，而不是客户适应软件新的应用模式。可以用这种问题来检验一个采购合同管理软件是否适应该公司的需求以及工作环境。一年以后，我的业务流程优化了，采购合同管理软件能适应吗?我的采购合同管理软件还可以自定义功能模块，并且能够运算逻辑吗?
有罗先生认为:有效的采购管理，能帮助企业降低运营成本、提高运作效率，优化企业流程，让企业的员工的工作更有效率，更有意义，更专业，减少出错率;令更多供应商可以在公平公正情况下参与竞争, 提升企业与有实力供应商关系。
采购管理系统支持从采购申请到付款整个采购过程的管理。采购订单、销售单与付款既可以由每个部门分别管理，也可以由整个企业统一管理。采购管理系统 还提供了一个成熟的合约管理框架，帮助您管理复杂的采购合同。
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上个月，一家合作了三年的供应商突然发来解约函。
理由写得冠冕堂皇：战略调整。
我们复盘才发现，那份签了三年的长期采购合同，关于“续约”的条款竟然只字未提。每年都在走同样的流程，却没人注意到第一年之后，合同早已处于“超期服役”状态。对方随时可以终止，而我们却没有任何约束力。
那一刻我突然意识到——我们天天盯着价格、盯着交期、盯着质量，却让最基础的东西漏了风。
后来我和十几位采购同行聊，发现这不是个例。
有人因为合同里没写清楚验收标准，到货三个月，供应商还在扯皮“什么是合格”；有人因为忘了约定知识产权归属，找代工厂开发的新品，转身被对方卖给了竞争对手；更多人，连合同正本都找不齐，审计一来，手忙脚乱。
合同是什么？是你花几个月谈下来的价格、交期、付款条件，最终落定的那张纸。
但它从来不只是那张纸。
真正专业的采购合同管理，从来不是法务一个人的事。
我们在实操中总结了三层逻辑，分享给你。
第一层：签之前，把“吵架”的事想明白
很多合同纠纷，根源都是“当时没写清楚”。
不是法律术语不够严谨，而是业务场景没覆盖。
比如原材料价格波动，涨多少算“重大变更”？跌了能不能重新议价？比如交付延迟，扣违约金是按天、按批，还是按对生产的影响？比如验收，是抽检还是全检，标准是谁家的国标还是双方确认的封样？
这些事，法务不懂，律师不熟，只有采购最清楚。
所以签合同前，采购一定要问自己一句：如果这笔买卖出了问题，我会因为什么跟对方吵？把那个场景写进合同里。
第二层：签之后，别让合同“睡大觉”
合同签完，锁进文件夹，是大部分公司的常态。
但合同是活的。
付款节点到了，该催发票的要催；质保期快到了，该安排验收的要排；长期框架协议，采购量快触及上限了，该启动重新谈判的不能拖。
我们曾帮一家制造企业梳理合同履约台账，发现光是因为“质保期到期前没提出索赔”，公司每年就损失近百万。
不是供应商不认账，是我们自己过了时效。
合同管理，本质是履约管理。把关键节点拉出来，设提醒、定责任、跟进度，才能让合同从纸面走向执行。
第三层：复用，是合同管理最大的杠杆
成熟的采购部门，会把每一份合同变成资产。
比如A品类今年谈的账期是60天，下次签B供应商，这就是底线；比如上次因为没约定汇率风险吃了亏，这次所有跨境采购都加上调价机制。
不要每次都从零开始。
我们见过最厉害的一位采购总监，带着团队把过往五年的合同纠纷和特殊条款做了分类归档，哪个条款在什么场景下用过、效果如何、对方律师提过什么异议，一清二楚。
那不是法务的条款库，那是属于采购自己的实战地图。
很多人觉得，合同管理是后台工作，不出彩。
但恰恰相反。
成本谈判决定你省多少钱，合同管理决定你守住多少钱。
一个应收账款的漏洞，可能吃掉你半年砍下来的利润；一个被钻了空子的交付条款，足以让你的生产线停摆。
采购的专业性，不只在谈判桌上寸土必争，更在落笔之后滴水不漏。
毕竟，生意谈得再好，落不到纸上，都是空的；而落到纸上的，守不住，也是白谈。
如果你正在梳理公司的合同管理流程，不妨从今天开始做三件事：
盘一盘目前执行中的合同，有没有超期、遗漏、责任人不清的；
把过去一年发生过争议的条款拎出来，更新进标准模板里；
给每一份重要合同建个履约台账，哪怕只是张Excel表。
合同这件事，不出事的时候，没人觉得它重要；出了事，往往来不及了。
别让它成了公司最大的隐形风险。
