义务教育初级中学作为全额拨款事业单位，依托政府电子卖场采购A4纸等办公物资，既是落实政府采购电子化改革的基本要求，也是强化学校内部控制、规范经费使用、保障教学办公有序运转的重要举措。对于设有党总支的初级中学而言，采购流程需兼顾行政合规性与党组织监督职责，形成“需求发起—审批立项—平台交易—履约验收—归档结算”的闭环管理，同时配套完整的资料整理体系，确保每一个环节有据可查、权责清晰。
一、采购前期准备：需求核定与审批立项
采购工作启动前，需以教学办公实际需求为依据，完成预算核定、内部审批与平台备案，筑牢采购合规基础。首先，由学校办公室或后勤保障部门统计各年级、各科室A4纸使用量，结合库存情况编制采购计划，明确采购数量、规格、预算金额及使用方向，确保采购需求与年度公用经费预算匹配，避免超预算采购。其次，履行内部审批程序，小额采购经部门负责人审核、校长办公会审议通过后，提交党总支备案，接受党组织监督；金额达到一定标准，需经党总支委员会审议，重点审核采购必要性、经费合规性及廉政风险防控措施，形成会议纪要。最后，完成平台备案，由学校指定的采购经办人登录属地政府电子卖场平台，完成采购人信息注册、账号绑定及采购计划申报，上传预算批复文件、内部审批表等材料，经财政部门或教育主管部门线上审核通过后，方可进入交易环节。
二、平台交易实施：规范操作与合同签订
电子卖场交易环节需严格遵循平台规则，兼顾效率与公平，确保采购过程公开透明。经办人根据审核通过的采购计划，在电子卖场中筛选符合标准的A4纸产品，优先选择纳入政府采购目录、资质齐全的供应商，对比价格、交货期、售后服务等要素，采用直购、比价或竞价方式确定成交供应商。其中，小额零星采购可直接选择信誉良好的供应商直购，金额较高时需通过比价或竞价流程，生成报价记录、成交确认单等平台凭证。确定供应商后，在线签订政府采购合同，明确产品规格、数量、单价、总价、交货时间、验收标准、违约责任等条款，合同需加盖学校公章及电子签章，同步上传至平台备案，确保合同效力与线上流程一致。对于设有党总支的学校，合同签订前需由党总支审核，防范廉政风险，杜绝违规采购行为。
三、履约验收与入库：质量把控与台账管理
验收环节是保障采购物资质量的关键，需建立“双人验收、台账登记”机制，确保物资符合需求。供应商按合同约定送货后，由学校采购经办人、库房管理员共同验收，核对A4纸的品牌、规格、数量、质量是否与合同一致，检查包装完好性、产品合格证明等资料，验收合格后签署《政府采购货物验收单》，明确验收结论、验收人员及日期；若发现质量不合格或数量不符，需及时与供应商沟通退换货，留存沟通记录及异常情况说明。验收合格的A4纸办理入库手续，库房管理员登记物资入库台账，详细记录采购日期、供应商、规格数量、验收情况、存放位置等信息，同步更新库存管理系统，实现“账物相符”。党总支可定期对验收及入库情况进行抽查，监督物资管理规范性。
四、结算支付与资料归档：经费合规与档案留存
结算支付需严格执行财务制度，资料归档需覆盖全流程，形成完整的采购档案。财务部门根据采购合同、验收单、发票等凭证，审核无误后通过财政国库集中支付系统向供应商支付货款，确保资金支付与采购流程、合同约定一致，杜绝违规支付。同时，全面整理采购全流程资料，形成标准化档案：基础资料包括采购计划、预算批复、内部审批表、党总支会议纪要、平台备案凭证；交易资料包括平台报价记录、成交确认单、政府采购合同；履约资料包括送货单、验收单、产品合格证明、入库台账；结算资料包括发票、支付凭证、财务报销单等。所有资料需按“一项一档”整理，纸质资料装订成册、电子资料上传学校档案管理系统，留存期限符合政府采购档案管理规定，便于财政、审计、教育主管部门监督检查，也为学校后续采购提供参考。
结尾
义务教育初级中学通过政府电子卖场采购A4纸，看似是小额办公物资采购，实则是学校内部控制、政府采购合规与党组织监督协同发力的具体体现。规范的采购流程既保障了教学办公物资的及时供应，又有效防范了经费使用风险；完整的资料体系则实现了采购全流程可追溯、可核查，彰显了公办学校的责任与担当。对于设有党总支的初级中学而言，需持续强化“行政执行+党组织监督”的双重管理模式，不断优化采购流程、完善资料管理，让小额采购也能彰显规范管理的底色，为学校高质量发展筑牢后勤保障根基。
