采购付款对账管理是企业供应链资金管控、规避财务风险的核心环节，这份制度资料深耕采购付款全流程实操需求，兼具专业体系性与落地可操作性，内容拆解细致入微、逻辑清晰规范。从采购单据核对、往来账目清算，到付款申请审核、结算流程管控，再到异常账目处理、对账档案管理，每个环节均明确操作标准、责任划分、流程节点与表单规范，无空泛理论，全是可直接落地的执行细则、实操步骤与管控要点，覆盖企业各类采购场景的对账付款需求。无论是采购岗、财务岗日常操作，还是企业搭建标准化财务采购管控体系，均可直接上手套用，既能规范全流程操作、提升对账付款效率，又能从源头规避账实不符、付款疏漏等财务风险，是企业实现采购付款对账精细化、规范化管理的专业实操手册。企业建立采购付账对账管理制度，有助于减少采购付款结算过程中出现的问题和错误，提高采购付款效率，降低采购结算风险。
采购付款对账管理制度
第1章 总则
第1条为了达到以下目的，特制定本制度。
1.加强采购应付账款的管理工作，减少采购结算错误出现的次数。
2.理解应付款项目是否继续存在，及时发现应付款项目是否串户。
3.及时清理不良的应付款项目。
第2条适用范围
本制度适用于企业在采购付款之前，与供应商的对账管理工作。
第3条术语解释
本制度所称付款对账，是指会计人员完成报表后配合或主动与供应商核对往来账，双方签字或盖章确认的过程。
第2章 应付账款记录与核对
第4条应付账款由财务部专人管理。所购物资入库的次日，仓管员将送货单、入库单等单据上交到应付账款管理员处，应付账款管理员要在收到单据的当天核对完毕。
第5条应付账款的核对内容包括请购单、采购合同、送货单、验收单和入库单，所有单据核对无误后，加盖审核章，并记录应付账款。
第3章 应付账款对账管理
第6条开展应付账款对账一般是应供应商的要求，会计人员应当认真积极应对；同时，在应付款单位或个人没有要求对账的情况下，会计人员应当每月进行自我检查，重点检查应付款账面出现负数的项目和大额应付款的项目。
第7条 每月与供应商进行一次对账，对账工作由采购员与会计人员共同完成。
第8条 每季度报表完成后两天内由采购会计或通过采购专员通知供应商提供对账明细资料，一般情况下，应要求供应商将对账单及时传真或递送到本公司，对账单件除有供应商的公章或财务印章外，还必须由经办人员的签字，对账单列明从上月底至本月日止所有采购明细及欠款金额。
第9条采购专员收到供应商的对账单后，应及时做好核对工作；核对无误后，将对账单交会计人员。
第10条会计人员根据供应商提供的明细资料，与本公司账务记载数进行逐笔核对。如果与供应商的对账单存在差异，会计主管应立即查明原因。
第11条 核对完成后，会计人员应保存好明细资料，同时双方在供应商提供的“对账确认表”上签字确认。
第12条 对账后，会计人员应编制“应付账款汇总表”，内容包括应付账款总额、应付账款明细合计数及应付款金额。
第13条 对账特殊情况处理
1.如果供应商不能提供“对账确认表”，公司可以设置“应付账款对账确认表”供双方确认，并与供应商提供的明细资料一并存档。
2.如果应付款单位或个人已三个月没有主动与本公司联系对账，会计人员应当主动或通过采购部门与应付款单位或个人对账确认。
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第4章 付款结算
第14条供应商请款
1.只有经过对账确认后的款项，供应商才能请求付款。供应商请求付款时，首先应将按要求开具的发票、本公司入库单结账联及“月结对账单”提供给采购专员（发票必须与入库单一一对应，以便核对）。
2.采购专员收到供应商提供的发票、入库单结算联、对账单后，要做好审核工作，审核无误后，填写“结算清单”，交财务部会计人员。
3.会计人员收到上述单据后，及时进行核对，相符后在“付款申请表”上签字确认，并根据采购合同约定的付款期限，注明付款日期，在所有单据上加盖核销章。
第15条 付款的审批
所有付款必须填写“付款申请审批单”。付款申请由应付会计进行核对，财务部经理进行审核，总经理进行付款审批。
第16条 出纳人员根据“结算单”付款后，盖“已付款“章，把单据返回给应付账款管理员，应付账款管理员核销应付账款。
第5章 附则
第17条 本制度由财务部制定，经总经办审批签字后通过，财务部保留对本制度额解释和修订权。
第18条 本制度自颁布之日起实施。
1 采购结算单
供应商：合同号：
收货单号：验收单号：日期：年月日
品种 | 规格 | 结算规格 | 换算率 （每片） | 计算单位 | 数量 | 面 积 | 含税单价 | 不含税单价 | 税率 （%） | 金额 | 税额 | 价税合计 |
合计 | ||||||||||||
预付金额 | 实付金额（大写） | |||||||||||
备注 |
经办人：财务负责人：
2 预付申请单
编号：日期：年月日
申请部门 | 申请人 | ||
付款类别 | □ 订金（尚未开发票） □ 分批交货暂支款 | ||
付款金额 | 总货款金额 | ||
说明 | |||
采购经理 审核 | |||
财务经理 审核 | |||
财务总监 审核 |
审核人：财务部：总经理：
3 账款核对表
供应商名称：电话：传真：
交货日期 | 交货/退货单号 | 采购 单号 | 物料 编号 | 品名 | 规格 | 型号 | 数量 | 单价 | 单位 | 金额 | 备注 | ||
采购 | 前期 | 本次 | |||||||||||
合计 |
制单人：审核人：签章人：对方确认：
4 应付账款明细表
日期 | 项目 | 往来单位 | 应付金额 | 应付明细备注 | 核对情况 |
备注 | 核对内容包括：原始单据是否齐全、原始凭证内容是否完整、是否经授权批准、是否有现金折扣 |
5 现金采购申请表
单位：编号：日期：年月日
采购物资 | 支票号码 | 支汇汇现 票款、票金 | 用途 | 金额 | 供货单位全称 | 开户银行 | 账号 |
申请人 | |||||||
采购部经理 意见 | |||||||
财务部经理 意见 | |||||||
总经理意见 |
