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文中涉及到的所有系统都做成了模板，文末戳【阅读原文】自取即可！
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你们公司的采购审批是这样的吗？
员工急着买个配件，填完采购申请，不知道该找谁批；
问一圈，有人说“找采购经理”，有人说“得财务先看”；
好不容易递到老板手里，人家在出差，三天没动静；
更惨的是—— 审批好不容易过了，还得手动微信通知采购、抄送仓库、提醒财务…… 一个环节漏了，又得重来。
说白了，不是人不负责，是流程太依赖人治。 规则靠嘴传，进度靠追问，效率全看运气。
今天我就跟你聊聊： 我怎么用2小时，搭一套采购审批自动化系统。
审批一通过，自动通知相关人员
任务自动分发，状态实时同步
全程留痕，再也不用追着问到哪了？
我已经把这套系统模板整理好了，个人免费用：
https://s.fanruan.com/3899w
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先说清楚：怎么推动采购审批自动化？
我搭这套采购审批自动化系统，核心目标是让审批自己动起来，主要解决3类人的核心痛点，实现无人盯防，流程自驱。
1. 对申请人（比如生产部提交采购的员工）：
提交申请后，不用再追着人问该找谁批、批到哪了、为什么还没批，系统自动告诉你审批路径、当前进度、预计完成时间，提交后就能专心做自己的事，不用再当催单员。
2. 对审批人（部门经理、财务）：
不用再猜这单该不该我批、这个金额有没有权限批、要不要找其他部门会签，系统自动把符合条件的申请推过来，附带关键信息，不用翻聊天记录、不用查管理制度，一看就知道该批还是该驳回，高效决策。
手机上点一下就能审批，哪怕在出差、开会，也能随时处理，不耽误事。
3. 对管理者（采购负责人、公司老板）：
所有采购审批流程透明可查，谁审批慢了、谁驳回了、哪个环节卡壳了、本月采购总金额多少、各部门采购占比多少，打开系统就能一目了然。
月底对账不用翻聊天记录、不用汇总各种表格，系统自动生成报表，精准掌握采购情况，便于管控成本、优化流程。
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二、四个步骤，让采购审批自己动起来
这套系统听起来高大上，其实逻辑特别简单。 关键就四件事：
1. 智能审批：谁该批？系统说了算
采购审批乱的根源是“谁该批”没有明确标准，全靠口头约定、个人经验，导致小额采购也得找CEO签字，跨部门采购互相踢皮球，新员工入职半个月，还不知道采购申请该找谁批。
解决这个问题的核心，就是把公司《采购管理制度》里的规则，一条条拆出来，提前写进系统，让系统替人记规则、判路径，员工不用记，审批人不用猜，流程自动走。
比如：
金额 ≤ 3000元 → 部门经理批；
3000~2万 → 部门经理 + 财务；2万 → 加CEO；
办公用品 → 行政直接批，不用层层上报。
设置好这些规则后，员工一提交申请，系统自动判断路径，精准推送给对应的人。 人不用记规则，系统替你走流程。
2. 预算联动：花超了？系统提前拦
采购申请层层审批，好不容易走到最后一步，结果：
财务说“这个项目的预算没了，批不了”，
业务人员一脸懵圈：“没人告诉我预算不够啊，我都跟供应商谈好了，现在怎么办？”
不仅耽误事，还容易引发业务和财务的矛盾，核心问题就出在：预算校验太晚。
一套好用的采购审批自动化系统，必须实现预算联动，在员工提交采购申请的那一刻，就自动校验预算，系统可以自动关联你的预算池：
这笔采购属于哪个项目/成本中心？
当前还剩多少额度？
同类物料历史均价是多少？（防虚高报价）
花超了直接提示、甚至拦截，不让无效申请进入审批流程，把问题挡在前端，节省所有人的时间。
3. 全程可视：进度在哪？手机上一眼看清
以前查进度，只能发微信：“王总，您批了吗？” 现在呢？ 员工提交后，手机就能看到：
当前在谁那儿审批；
已经耗时多久；
系统预估多久能完成。
审批人也会收到智能提醒：“您有1个来自生产部的紧急采购待处理。”
再也不用担心老板在开会、审批石沉大海。
4. 自动触发下游动作：批完就干活
很多人以为审批结束就完了。 但真正的管理闭环，是从审批到执行。
所以，系统在审批通过那一刻，自动干几件事：
给采购员发任务：“请创建订单，供应商已锁定”；
通知仓库：“预留A物料100件，预计3天到货”；
给财务生成待办：“准备付款，合同编号XXX”。
审批不再是终点，而是执行的起点。 部门墙？在自动化面前，根本不存在。
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为什么2小时就能搭出来？两个避坑指南
听到这儿，有人觉得：“这得开发团队搞吧？” 其实不用。
现在有很多灵活的方法，比如简道云这种零代码搭建平台，业务人员自己就能配。
当然，也不是随便搭就行。分享2个血泪教训：
别追求一步到位
很多团队一上来就想大干一场：项目制采购、紧急采购、跨境采购……恨不得把所有采购类型一次性全塞进系统里。
结果呢？流程太复杂、审批节点太多、规则互相冲突，连搭建人都搞不清楚怎么操作，更别说一线员工了。
正确的做法是：聚焦高频小额、低风险的采购场景，先跑通最小闭环。
这类采购发生频率高、金额小、审批链条短，非常适合拿来试水。
一旦这个小闭环跑顺了——从申请、审批到入库、报销全部在线上完成——团队就会建立起信心，后续再逐步扩展到更复杂的采购类型，比如设备采购、合同采购等，就会水到渠成。
别让员工学新软件
再好的系统，如果使用门槛高，也注定会被冷落。
简道云的一大优势，就是能无缝集成到企业已经在用的办公平台，比如钉钉、企业微信。
员工不需要安装新软件，也不需要记住新账号密码——在点个链接，或者在企业微信的工作台里点一下图标，就能直接进入采购申请页面。
整个过程和日常聊天、打卡、审批一样自然，零学习成本，零切换负担。
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结语
有了这套采购审批自动化系统，一切都不一样了：
采购人员能从催单员回归本职—— 去谈供应商、控成本、防风险，而不是天天追着问：“您批了吗？”
管理者可以随时掌握全局，聚焦战略决策。
整个组织的采购效率显著提升，合规性更有保障，资源也得以精准地配置。
让专业的人，能做专业的事。
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