在规范化管理的企业中，采购管理往往拥有健全且严格的流程制度体系——从寻源、定价、下单到履约、结算、复盘，全链路可控。
但结合我多年电商行业实操经验发现：绝大多数中小电商企业，普遍缺乏完善的采购管理制度与供应商管理制度。
采购权多集中在老板或合伙人手中，无标准化流程、无专业管控、无数据支撑，这也是很多电商企业成本高企、利润悄悄流失的核心痛点之一。
个人实操经历：我曾多次从部分参与，到全面主导电商企业采购管理体系的搭建，通过体系化管控，实实在在实现了从百万级到上亿级的降本增效成果。 |
无采购体系，中小电商的8大致命问题
老板/合伙人直接管采购，看似高效省事，实则隐藏巨大隐患。实践中，这类无序管理会衍生出一系列问题，直接侵蚀企业利润，严重时甚至因交付断裂、质量失控，导致企业经营危机。
具体集中在这8个方面，看看你家企业有没有中招？
1. 成本不透明
采购价格无对比、无台账、无溯源，不同批次、不同人员采购的同品类商品/物料，价格差异巨大。财务无法核算真实采购成本，更无从谈起成本管控，钱花得稀里糊涂。
2. 成本过高
无集中采购、无议价机制、无市场比价，采购决策全靠个人经验或人情关系，无法拿到行业最优价格。溢价采购成为常态，直接拉高产品成本与整体经营费用，挤压利润空间。
3. 票据单据缺失
采购无合同、无订单、无入库单，甚至没有合规发票。财务无法正常入账、抵扣进项税，既面临税务合规风险，也导致成本核算失真，资金支出无凭无据，后续对账、审计全是麻烦。
4. 商品质量无保障
无质量验收标准、无抽检机制、无质量追责流程，采购的商品常出现残次品、不合格品。一旦流入销售端，会引发客诉、退货，甚至面临监管处罚，间接损失远超采购成本本身。
5. 交付履约无保障
与供应商无明确交付周期约定，无履约考核，更无应急供应方案。供应商延迟发货、突然断供频发，电商企业要么因库存不足错失销售窗口期，要么因备货延迟导致活动爆单无法履约，直接损失营收与品牌口碑。
6. 供应商单一，被“拿捏”
核心品类依赖单一供应商，未建立备选供应商库。供应商一旦随意涨价、延迟交付、降低质量，企业毫无制衡手段，供应主动权完全掌握在别人手中，经营稳定性极差。
7. 市场价格信息滞后
无市场价格调研机制，无价格动态监控，采购人员对原材料、商品的市场行情、价格波动一无所知。采购决策脱离市场实际，要么高价采购，要么错过低价采购窗口期，白白浪费成本优化机会。
8. 徇私舞弊，内外勾结
采购权过度集中，且无有效监督机制，容易出现采购人员与供应商内外勾结、拿回扣、吃差价等情况。企业利益被暗中侵蚀，却难以察觉、难以追责，长期下来损失惨重。
先厘清：采购管理的“广义”与“狭义”
很多人对采购管理的理解过于局限，其实从财务降本增效的角度，采购管理分为两种：
•广义采购管理：利润表中的所有支出项，都属于采购管理可涉及的范围，包括各项经营费用支出、无形资产采购（如软件、专利）、服务采购（如运维、推广）等。
•狭义采购管理：仅指公司直接的材料、商品采购，也是中小电商最常接触、最需优先规范的部分。
核心解决方案：搭建完善的采购管理体系
想要解决上述所有问题，实现采购端的降本增效，核心就是搭建一套标准化、可落地的采购管理体系。
结合实操经验，一套完整的体系，需重点搭建以下7项制度（后续将逐一拆解实操细节）：
1.采购管理制度（核心框架，规范全流程）
2.供应商管理制度（规范寻源、合作、考核）
3.采购审批制度（规避风险，管控资金）
4.采购评价制度（优化采购行为，提升效率）
5.采购效果考核制度（绑定责任，落地成果）
6.动态评估和干预制度（适配市场，及时调整）
7.采购反舞弊制度（杜绝内耗，守住利益）
下期预告：将重点拆解「采购管理制度」和「供应商管理制度」的实操细节，结合电商行业特点，给出可直接套用的框架，帮你快速落地，迈出采购降本第一步～ |
留言互动：你家企业采购是老板直接管吗？有没有遇到过上面的问题？评论区聊聊你的实操痛点～
