在复杂项目中,可能需要同时或先后管理多个合同或分包合同。在这种情况下,单项合同的生命周期可在项目生命周期中的任何阶段结束。
16.6.1 合同的类型
1、按项目范围划分
可以将合同分为项目总承包合同、项目单项承包合同和项目分包合同。
(1)项目总承包合同
买方将项目的全过程作为一个整体发包给同一个卖方的合同。需要特别注意的是,总承包合同要求只与同一个卖方订立承包合同,但并不意味着只订立一个总合同。可以采用订立一个总合同的形式,也可以采用订立若干个合同的形式。
适用范围:经验丰富、技术实力雄厚且组织管理协调能力强的卖方,这样有利于发挥卖方的专业优势,保证项目的质量和进度,提高投资效益。采用这种方式,买方只需与一个卖方沟通,容易管理与协调。【简而言之,如果工作范围明确,且项目的设计已具备详细的细节,卖方承担成本风险的项目,则使用总承包合同。】
(2)项目单项承包合同
一个卖方只承包项目中的某一项或某几项内容,买方分别与不同的卖方订立项目单项承包合同。
采用项目单项承包合同的方式:有利于吸引更多的卖方参与投标竞争,使买方可以选择在某一单项上实力强的卖方。同时也有利于卖方专注于自身经验丰富且技术实力雄厚的部分的建设,但这种方式对于买方的组织管理协调能力提出了较高的要求。【简而言之,一个项目拆成好几块,买方(比如要盖楼的公司)分别找不同的卖方(比如专门搞设计的、专门搞施工的)来干,每个卖方只负责自己擅长的那一块。这样做的好处:①对买方:能吸引更多卖家来竞争,比如盖楼时可以挑设计最强的公司做图纸,找施工最牛的团队来盖房,相当于“货比三家”选最专业的。②对卖方:可以专心干自己最拿手的活儿,比如擅长装修的就只做装修,不用操心其他不熟悉的部分。需要注意的是:这种方式对买方的管理能力要求很高,因为要同时协调好多个卖家(比如设计、施工、装修团队得按顺序配合),如果协调不好可能耽误进度。】
(3)项目分包合同
经合同约定和买方认可,卖方将其承包项目的某一部分或某几部分项目(非项目的主体结构)再发包给具有相应资质条件的分包方,与分包方订立的合同称为项目分包合同。
订立项目分包合同必须同时满足5个条件,即:
①经过买方认可。
②分包的部分必须是项目非主体工作。
③只能分包部分项目,而不能转包整个项目。
④分包方必须具备相应的资质条件。
⑤分包方不能再次分包。
分包合同涉及到两种合同关系,即买方与卖方的承包合同关系,以及卖方与分包方的分包合同关系。卖方在原承包合同范围内向买方负责,而分包方与卖方在分包合同范围内向买方承担连带责任。如果分包的项目出现问题,买方既可以要求卖方承担责任,也可以直接要求分包方承担责任。
2、按项目付款方式划分
可将合同分为两大类,即总价类和成本补偿类。还有第三种常用合同类型,即混合型的工料合同。
(1)总价合同
这种合同由卖家承担风险。
适用于工作范围明确、且项目的设计已具备详细的细节,卖方承担成本风险的项目。
总价合同又可分为:固定总价合同、总价加激励费用合同、总价加经济价格调整合同、订购单(单边合同)。
①固定总价合同:总价合同是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同,因为采购的价格在一开始就被确定,并且不允许改变(除非工作范围发生变更)。因合同履行不好而导致的任何成本增加都由卖方承担。【简单点理解就是买东西前先把价格定死,比如你找装修公司装修,一开始就说好总价10万元,之后除非你要求加项(比如多做一个柜子),否则价格不能变。如果卖方承担风险则采用固定合同。】
②总价加激励费用合同:这种合同为买卖双方提供了一定的灵活性,它允许有一定的绩效偏差(即有目标成本、目标费用及价格上限),对实现既定目标给予财务奖励。奖励的计算方法可以有多种,但都与卖方的成本、进度和技术绩效有关。比如项目目标成本100万,若实际成本降到90万,节省的10万可能按约定比例(如8:2)双方分成,买方得8万,卖方得2万作为奖励;但总价通常设有最高限价,超支部分由卖方承担。具体参见表16-3。
③总价加经济价格调整合同:是一种特殊的总价合同。适用于履约期较长的合同(如5年或10年),它允许根据条件变化(如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加或降低等),以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。【简单地说就是长期合同的“价格浮动保障”。比如签一个10年的设备采购合同,一开始约定总价1000万,但考虑到未来可能有通货膨胀(钱变毛了)、原材料涨价(比如钢铁、石油贵了),双方会提前说好:如果这些因素变化超过一定范围,合同总价可以按约定的方式调整。举个例子:你和一家农场签了5年的蔬菜供应合同,约定每年买1000斤土豆,总价1万元。如果第三年因为通货膨胀,土豆成本涨了20%,按合同约定,总价可以调整为1.2万元(具体调整方式提前写清楚),这样农场不会亏本,你也不用临时重新议价。】
④订购单:也称为单边合同。适用于购买标准产品、且数据不大的合同。由买方直接填写卖方提供的订购单,卖方照此供货。
(2)成本补偿合同
这种合同由买家承担风险。
适用于买方仅知道要一个什么产品但不知道具体工作范围的情况,也就是工作范围很不清楚的项目。同时,也适用于买方特别信得过的卖方,想要与卖方全面合作的情况。
可以分为:成本加固定费用合同、成本加激励费用合同、成本加奖励费用合同3种。
①成本加固定费用合同:是最常用的成本补偿合同。这种合同为卖方报销履行合同工作所发生的一切合法成本(即成本实报实销),并额外支付给卖方一笔固定费用作为利润。费用只针对已完成的工作量来支付,与卖方的绩效无关。除非项目范围发生变更,否则费用金额维持不变。【与绩效无关】具体示例参见表16-4。
②成本加激励费用合同:为卖方报销履行合同工作所发生的一切合法成本(即成本实报实销),并在卖方达到合同规定的绩效目标时,向卖方支付预先确定的激励费用。【与绩效有关】
在成本加激励费用合同下:
①如果实际成本大于目标成本,卖方可以得到的付款总数=目标成本+目标费用+买方应负担的成本超支
②如果实际成本小于目标成本,卖方可以得到的付款总数=目标成本+目标费用-买方应享有的成本节约。例如,表16-5是一个成本加激励费用合同的示例。
③成本加奖励费用:为卖方报销履行合同工作所发生的一切合法成本(即成本实报实销),买方再凭自己的主观感觉给卖方支付一笔利润,完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定奖励费用,并且通常不允许申诉。【凭感觉给,想给多少给多少,买方不想给时你告他也告不倒
】
(3)工料合同
这类合同适用于工作性质清楚、工作范围比较明确,但具体的工作量无法确定的项目。在这种合同,风险由双方承担。买方承担工作量变动的风险;而卖方则承担单价风险。因此,工料合同在金额小、工期短、不复杂的项目上可以有效使用,但在金额大、工期长的复杂项目上不适用。
工料合同是兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。在不能很快编写出准确工作说明书的情况下,经常使用工料合同来增加人员、聘请专家以及寻求其他外部支持。这类合同与成本补偿合同的相似之处在于它们都是开口合同,合同价因成本增加而变化。在授予合同时,买方可能并未确定合同的总价值和采购的准确数量。因此,如同成本补偿合同,工料合同的合同价值可以增加。【简单地说就是“按实际用工用料算账”的合同。比如请装修队刷墙,知道要刷哪些房间(工作范围明确),但具体要多少油漆、多少工时一开始算不准,就先约定好每桶油漆多少钱、每个工日多少钱,最后按实际用了多少料、多少工来结算。】
3、合同类型的选择
在项目工作中,要根据项目的实际情况和外界条件的约束来选择合同类型:
①如果工作范围很明确,且项目的设计已具备详细的细节,则使用总价合同
②如果工作性质清楚,但范围不是很清楚,而且工作不复杂,又需要快速签订合同,则使用工料合同
③如果工作范围尚不清楚,则使用成本补偿合同
④如果双方分担风险,则使用工料合同
⑤如果买方承担成本风险,则使用成本补偿合同
⑥如果卖方承担成本风险,则使用总价合同
⑦如果是购买标准产品,且数量不大,则使用单边合同
16.6.2 合同的内容
合同的内容应包括以下内容:
(1)项目名称。
(2)标的内容和范围。
(3)项目的质量要求。
(4)项目的计划、进度、地点、地域和方式。
(5)项目建设过程中的各种期限。
(6)技术情报和资料的保密。
(7)风险责任的承担。
(8)技术成果的归属。
(9)验收的标准和方法。
(10)价款、报酬(或使用费)及其支付方式。
(11)违约金或者损失赔偿的计算方法。
(12)解决争议的方法。
(13)名词术语解释。
16.6.3合同管理过程
合同管理包括:合同的签订管理、合同的履行管理、合同的变更管理、合同的档案管理和合同违约索赔管理。
1、合同的签订管理
在合同签订之前,应当做好以下3项工作:①市场调查。②进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查。③了解相关环境。
2、合同的履行管理
(1)在解决合同争议的方法中,其优先顺序为谈判(协商)、调解、仲裁、诉讼。
(2)如果约定了仲裁且约定了仲裁裁决的终局性,就不能向法院诉讼。
3、合同的变更管理
合同变更特征:①项目合同的双方当事人必须协商一致;②改变了合同的内容;③变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。【这是合同变更的基准,无特殊说明时,以此为准】
4、合同的档案管理
在文本格式上,为了限制执行人员随意修改合同,一般要求采用计算机打印文本,手写的旁注和修改等不具有法律效力。
5、合同违约索赔管理
(1)卖方向买方的索赔称为合同索赔(卖方→买方),而将买方向卖方的索赔称为合同反索赔(买方→卖方)。
(2)索赔的性质属于经济补偿行为,而不是惩罚。
(3)索赔是合同管理的重要环节,应按以下原则进行索赔:
①索赔必须以合同为依据:遇到索赔事件时,以合同为依据来公平处理合同双方的利益纠纷;
②必须注意资料的积累:积累一切可能涉及索赔论证的资料,做到处理索赔时以事实和数据为依据;
③及时、合理地处理索赔:索赔发生后,必须依据合同的相应条款及时地对索赔进行处理,尽量将单项索赔在执行过程中陆续加以解决;
④加强索赔的前瞻性:在项目执行过程中,应对可能引起的索赔进行预测,及时采取补救措施,避免过多索赔事件的发生。
(4)合同索赔流程
项目发生索赔事件后,一般先由监理工程师调解,若调解不成,由政府建设主管机构进行调解,若仍调解不成,由经济合同仲裁委员会进行调解或仲裁。在整个索赔过程中,遵循的原则是:索赔的有理性、索赔依据的有效性和索赔计算的正确性。
索赔具体流程如下:
①提出索赔要求。当出现索赔事项时,索赔方以书面的索赔通知书形式,在索赔事项发生后的28天以内,向监理工程师正式提出索赔意向通知。
②报送索赔资料。在索赔通知书发出后的28天内,向监理工程师提出延长工期和(或)补偿经济损失的索赔报告及有关资料。
③监理工程师答复。监理工程师在收到送交的索赔报告有关资料后,于28天内给予答复,或要求索赔方进一步补充索赔理由和证据。
④监理工程师逾期答复后果。监理工程师在收到承包人送交的索赔报告的有关资料后28天未予答复或未对承包人作进一步要求,视为该项索赔已经认可。
⑤持续索赔。当索赔事件持续进行时,索赔方应当阶段性向监理工程师发出索赔意向,在索赔事件终了后28天内,向监理工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告,监理工程师应在28天内给予答复或要求索赔方进一步补充索赔理由和证据。逾期未答复,视为该项索赔成立。
(6)仲裁与诉讼。监理工程师对索赔的答复,索赔方或发包人不能接受,即进入仲裁或诉讼程序。
(5)合同解释的原则
主导语言原则:如果合同存在两种语言的文本,必须约定哪一种语言是主导语言。当两者不一致时,应该以主导语言文本为准。
适用法律原则:合同中应该规定以哪个国家的法律作为合同的适用法律,合同的解释必须根据适用法律进行。
整体解释原则:合同是一个整体,不能割断其中的内在联系。如果合同中没有其他特别规定,在出现含糊或矛盾时可以按惯例进行解释。一般来说,特殊条件优先于一般条件,具体规定优先于笼统规定,手写条文优先于印刷条文,单价优先于总价,价格的文字表达优先于阿拉伯数字表达,技术规范优先于图纸。
公平诚信原则:在解释合同时应公平合理,兼顾双方当事人的利益。如果按整体解释原则进行解释后仍含糊不清,则可按不利于合同起草一方(一般为买方)的原则进行解释。
补充:根据《中华人民共和国招标投标法》,招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
