前段时间，我写过一篇文章外贸长脑子最快的方式—学会复盘
2026年，我打算坚持做复盘，也会持续把有用的知识分享在公众号，和大家一起成长~
外贸人日常：每天坐在电脑前写邮件、发信息然后盼星星盼月亮等回复，难拿到几个回复。
大家有没有想过一个问题：远在海外的采购每天在做什么呢？怎样才能拿到回复呢？
圣诞前，有个客户给我发了新项目，给出报价后，我设定跟进节奏多次通过电话和邮件跟进，被告知采购太忙，直到前几天2026.1.19才给我回邮道歉并告知我终于可以下单了。
原来这段时间，他一直在忙别的项目。
建议外贸人：深入了解国外采购的日常节奏，才能精准对接需求，建立长期合作。
清晨的优先级排序是采购工作的起点。
大多数采购人员到岗后，首要任务并非回复邮件，而是梳理当日待办清单，按“紧急-重要”原则划分优先级。
他们会先排查在途订单的异常情况：是否有供应商预警交期延误、质量检测出现偏差，或是物流环节遇到阻碍。
对于国外采购而言，时差与物流周期的不确定性，让“提前预判风险”成为必备技能，一句简单的交期确认邮件背后，可能是与生产、物流部门的多轮核对。
国外客户找供应商早已告别单一渠道，而是通过多平台交叉验证、构建可信供应商池。
他们可能通过邮件/展会/跨境采购平台/社媒平台如LinkedIn或Facebook获取潜在供应商，再通过网站了解公司背景、提供的服务认证资质与过往服务案例等。
严谨些的公司，还会通过会议深入了解潜在供应商或发送供应商调查表。
筛选后，对于有合作意向的供应商，同步发送询价邮件，细化价格、MOQ、付款条款等核心信息，同时对比多家报价制作比价表，兼顾成本与品质平衡。
不同地区采购有明确偏好：欧洲采购重认证环保，北美采购讲效率价格，中东采购则看重交情与议价空间。
03 沟通谈判与订单跟踪
对内：采购需要和内部需求部门同步进度，确认产品规格是否调整、交货时间是否匹配销售计划。
对外：与供应商敲定合同细节，针对质量标准、售后保障等条款反复磋商。遇到紧急订单，还需协调供应商加急生产，实时跟进排产进度。
此外，样品核验是关键环节，他们会仔细比对样品与描述是否一致，测试性能稳定性，只有通过这一轮验证，才可能推进批量下单。
对于长期合作供应商，还会开展定期绩效评估，淘汰质量或服务不达标的合作伙伴。
临近下班，采购会整理当日沟通记录、更新订单管理系统，确保所有承诺与变更都有书面留存，为后续追溯提供依据。
同时，结合年度销售总结与市场预测，推进下阶段采购计划制定，尤其是10-12月，会集中评估供应商、筛选新产品，为来年采购布局。
但突发状况也时常打乱节奏，如供应商临时提价、物流渠道受阻等，都需要快速响应，协调替代方案。
看似繁杂的日常，背后是采购对“风险可控、效率最优”的追求。
筛选上百封邮件，在海量信息中甄别优质供应商；
平衡成本与品质，在跨文化沟通中化解分歧；
应对支付障碍、物流波动等跨境难题。
05 写在最后
国外采购的一天，是围绕供应链全流程的精准把控，也是信任体系构建的过程。
对于外贸人而言，理解采购的忙碌痛点，在正确的时机做正确的事才能精准切入合作。
唯有读懂这份忙碌背后的需求与顾虑，才能跳出“单纯卖货”的思维，成为客户信赖的长期合作伙伴，让合作更高效、更持久。
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我经历过邮件石沉大海、已读不回、开发效率低的困境，电话沟通让我与采购真正建立联系、自主开发到询盘和订单。
我结合7年5万个电话实战写成《外贸电话指南》59.9，保姆级指导从0-1上手电话开发，内容如下。
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