采购作为企业供应链的核心环节，直接影响产品质量、运营成本与市场竞争力，是企业实现盈利增长、保障经营稳定的关键职能部门。本手册基于企业战略发展目标，明确采购部管理的核心原则、组织架构、工作流程、管控标准与考核要求，旨在规范采购行为、防范经营风险、提升采购效能，推动采购部与各业务板块协同联动，为企业高质量发展提供坚实支撑。
本手册适用于企业采购部全体人员，以及与采购工作相关的业务、财务、仓储、生产等部门，是董事长对采购部开展管理工作的核心依据，也是采购部日常运营的行动指南。全体相关人员需严格遵照执行，确保采购工作合法合规、高效有序开展。
第一章 采购部核心定位与管理原则
第一节 核心定位
采购部是企业负责各类物资、服务采购的专业职能部门，核心职责包括根据企业经营需求制定采购计划、筛选优质供应商、执行采购流程、管控采购成本、保障物资供应、维护供应链稳定，同时配合企业战略规划优化采购体系，实现“质量达标、成本可控、供应及时、风险最低”的采购目标。
采购部需主动对接生产、销售、研发等部门，精准把握需求动态，同时联动财务部门做好预算管控与资金结算，协同仓储部门完成物资验收与入库，形成全链条协同的采购工作格局，助力企业提升整体运营效率。
第二节 管理原则
1. 战略导向原则，采购工作需紧扣企业整体战略与经营目标，围绕产品升级、成本优化、市场拓展等核心需求制定采购策略，确保采购行为与企业发展方向高度一致，为企业战略落地提供支撑。
2. 质量优先原则，严格把控采购物资、服务的质量标准，建立全流程质量管控机制，杜绝不合格产品流入生产环节或投入使用，保障企业产品竞争力与品牌信誉。
3. 成本最优原则，在保障质量与供应的前提下，通过集中采购、谈判议价、优化供应商结构、降低物流损耗等方式，实现采购成本的合理控制，提升企业盈利空间。成本管控需兼顾短期节约与长期合作价值，避免单纯追求低价而忽视质量与服务。
4. 合规诚信原则，采购工作需严格遵守企业规章制度与行业规范，坚持公开、公平、公正的采购流程，杜绝暗箱操作、利益输送等行为，维护企业经营秩序与商业信誉。采购人员需恪守职业操守，廉洁自律。
5. 高效协同原则，建立与各部门的高效沟通机制，优化采购流程，减少审批壁垒，确保需求传递、物资采购、验收结算等环节顺畅衔接，提升采购工作效率。同时加强与供应商的协同合作，构建稳定、共赢的供应链体系。
6. 风险可控原则，全面识别采购过程中的价格波动、质量缺陷、供应中断、合同纠纷等风险，建立风险预警与应对机制，提前防范、及时处置，保障采购工作与企业经营稳定。
第二章 采购部组织架构与岗位职责
第一节 组织架构
采购部组织架构设置需结合企业经营规模、采购品类与业务需求，坚持“精简高效、权责清晰”的原则，确保各岗位协同配合、履职到位。具体架构如下，
1. 采购部经理，直接向董事长汇报，全面负责采购部日常管理工作，制定采购战略与年度计划，审批重大采购项目，管控采购成本与风险，统筹供应商管理，协调跨部门工作。
2. 采购专员（按品类分工），分为物资采购专员、服务采购专员等，负责对应品类的需求对接、供应商开发与维护、采购谈判、合同签订、订单跟踪、物资验收等全流程工作，提交采购分析报告。
3. 采购内勤，负责采购单据整理、台账登记、文件归档、数据统计、供应商信息录入与更新，配合财务部门完成报销与结算，协助采购经理开展日常管理工作，保障部门行政事务顺畅。
4. 采购风控专员，负责审核采购流程合规性、合同条款合法性，识别采购风险点，监督采购行为，开展采购专项检查，提出风险防控建议，确保采购工作合规有序。
（注，可根据企业实际规模调整岗位设置，小型企业可合并部分岗位职能，大型企业可进一步细分品类与岗位职责。）
第二节 核心岗位职责
一、采购部经理岗位职责
1. 战略规划，根据企业整体战略，制定采购部年度、季度采购计划与预算方案，明确采购目标、品类优先级与成本控制指标，报董事长审批后组织实施。
2. 团队管理，负责采购部人员招聘、培训、考核与激励，搭建高效采购团队，明确各岗位权责，提升团队专业素养与履职能力，营造合规、高效的工作氛围。
3. 采购管控，统筹各类采购项目，审批大额采购订单与合同，监督采购流程执行情况，确保采购进度、质量、成本符合计划要求，及时解决采购工作中的重大问题。
4. 供应商管理，主导核心供应商的开发、评估与合作谈判，建立供应商分级管理体系，维护优质供应商关系，推动供应商优化升级，构建稳定的供应链网络。
5. 成本与风险控制，定期分析采购成本结构，制定成本优化方案，通过谈判、集中采购、替代物资研发等方式降低采购成本；识别采购风险，建立风险应对机制，防范各类经营风险。
6. 跨部门协同，对接生产、销售、财务、研发等部门，协调解决需求对接、预算管控、验收结算等环节的分歧，推动跨部门工作协同，确保采购工作与企业整体运营衔接顺畅。
7. 汇报总结，定期向董事长提交采购工作汇报，包括采购计划完成情况、成本控制效果、供应商管理情况、风险防控情况等，提出优化建议，接受董事长监督与指导。
二、采购专员岗位职责
1. 需求对接，主动对接需求部门，确认采购物资/服务的规格、数量、质量标准、交付时间等细节，整理需求清单，形成采购申请，报采购经理审批。
2. 供应商开发与维护，根据采购需求，通过市场调研、行业展会、同行推荐等渠道开发潜在供应商，收集供应商资质、产品报价、质量证明等资料，建立供应商信息库；定期与合作供应商沟通，跟踪供货能力、质量稳定性，维护合作关系。
3. 采购执行，开展采购谈判，明确价格、交付、付款、质量保证等条款，拟定采购合同，报采购经理与风控专员审核；签订合同后下达采购订单，跟踪订单执行进度，协调解决供货过程中的延迟、质量偏差等问题。
4. 质量验收，配合仓储部门与需求部门开展物资验收工作，核对物资规格、数量、质量是否符合合同要求，填写验收单据，对不合格物资及时联系供应商退换货，跟踪处理结果。
5. 台账管理，建立个人采购台账，记录采购订单、合同、验收、付款等全流程信息，及时更新数据，确保账实一致；定期整理采购资料，提交采购内勤归档。
6. 成本与风险管控，关注市场价格波动，及时反馈价格信息，提出成本优化建议；严格遵守采购流程，规避采购风险，确保个人采购行为合规。
三、采购内勤岗位职责
1. 单据与文件管理，负责采购申请单、订单、合同、验收单、发票等单据的整理、审核与归档，建立电子与纸质双重档案，确保文件可追溯。
2. 数据统计与分析，统计采购总量、成本、交付周期、供应商合作情况等数据，编制采购统计报表，为采购经理决策提供数据支持。
3. 行政事务，协助采购经理开展部门日常管理工作，包括会议组织、通知传达、办公用品采购、人员考勤等；对接财务部门，提交采购报销单据，协助完成资金结算工作。
4. 供应商信息管理，负责供应商信息库的录入、更新与维护，确保供应商资质、联系方式、合作记录等信息准确完整。
四、采购风控专员岗位职责
1. 合规审核，审核采购申请、招标文件、采购合同等文件，检查采购流程是否符合企业规章制度，合同条款是否合法合规、权责清晰，防范法律与合规风险。
2. 风险识别与防控，定期开展采购风险排查，识别价格波动、质量缺陷、供应中断、利益输送等风险点，建立风险台账，制定防控措施与应急预案。
3. 监督检查，监督采购全流程执行情况，包括供应商筛选、谈判议价、合同签订、验收结算等环节，发现违规行为及时制止并上报采购经理与董事长，提出整改建议。
4. 制度优化，根据采购工作实际与行业变化，协助采购经理完善采购管理制度与流程，强化风险防控体系。
第三章 采购全流程管理规范
第一节 采购申请与计划管理
1. 采购申请，需求部门根据经营需要，填写《采购申请单》，明确采购物资/服务的名称、规格、数量、质量标准、交付时间、预算金额、用途等信息，经部门负责人签字确认后提交采购部。紧急采购需求需标注“紧急”字样，并说明理由。
2. 申请审核，采购专员收到申请单后，核对需求信息的完整性与合理性，结合现有库存情况（对接仓储部门）进行初审；初审通过后提交采购经理审核，大额采购申请（具体金额标准由董事长确定）需报董事长审批。
3. 采购计划制定，采购经理根据审批通过的采购申请，结合企业年度采购计划、预算情况、市场供需变化，制定月度/周采购计划，明确采购品类、优先级、采购方式、责任人与完成时限，报董事长备案后组织实施。采购计划需具备灵活性，可根据需求变化与市场动态适时调整，调整后需重新履行审批手续。
第二节 供应商管理
一、供应商准入
1. 供应商筛选，采购专员根据采购需求，通过市场调研、行业资源、供应商自荐等渠道收集潜在供应商信息，初步筛选符合基本条件（具备相应资质、生产/服务能力、质量保障体系、良好商业信誉）的供应商，形成候选供应商名单。
2. 供应商考察与评估，采购部联合风控专员、需求部门开展供应商考察，通过实地走访、样品检测、资质审核、过往业绩核查等方式，从资质合规性、产品质量、供货能力、价格水平、售后服务、信誉度等维度进行综合评估，形成《供应商评估报告》。
3. 准入审批，候选供应商经评估合格后，纳入企业《合格供应商名录》，由采购经理审核，大额合作或核心品类供应商需报董事长审批。未通过评估的供应商，不得纳入合作范围，采购专员需做好说明记录。
二、供应商分级与合作管理
1. 供应商分级，根据供应商合作规模、质量稳定性、价格优势、售后服务、合作年限等指标，将合格供应商分为核心供应商、优质供应商、普通供应商三个等级，实行分级管理。核心供应商为长期合作、综合实力强、能满足企业核心需求的供应商，享受优先合作、价格优惠等政策；普通供应商需定期评估，不符合要求的及时清退。
2. 日常合作管理，采购专员定期与合作供应商沟通，跟踪供货进度、质量情况，反馈需求变化，协调解决合作过程中的问题；建立供应商合作台账，记录合作明细、质量反馈、履约情况等信息，作为供应商评估依据。
3. 供应商复评，每季度/半年对合格供应商开展复评，结合合作记录、质量检测结果、价格竞争力、售后服务等情况，更新供应商等级，优化供应商结构。复评不合格的供应商，暂停合作资格，责令限期整改；整改仍不合格的，从《合格供应商名录》中移除，终止合作。
三、供应商退出
供应商出现以下情况之一，采购部需启动退出流程，一是复评不合格且整改无效；二是提供不合格产品/服务，造成企业损失；三是存在虚假宣传、违约失信、利益输送等违规行为；四是因自身经营问题，无法保障供货能力；五是其他影响企业经营的情况。供应商退出需经采购经理审核，核心供应商退出需报董事长审批，同时做好后续替代供应商的衔接工作，避免供应中断。
第三节 采购方式选择与执行
根据采购金额、品类、市场供需情况，选择合适的采购方式，确保采购效率与成本优化，
1. 询价采购，适用于采购金额较小、品类常规、市场供应充足的物资/服务。采购专员向至少3家合格供应商发出询价单，明确采购需求与报价要求，收集报价单后进行对比分析，选择性价比最优的供应商，报采购经理审批后开展合作。
2. 谈判采购，适用于采购金额较大、品类特殊、市场供应商较少的物资/服务。采购专员组织谈判小组（可联合风控、需求部门）与候选供应商开展谈判，围绕价格、质量、交付、付款、售后服务等条款达成一致，形成谈判记录，报采购经理审批，大额采购谈判结果需报董事长审批。
3. 集中采购，适用于企业常用、采购量较大的物资/服务，由采购部统一组织采购，通过集中议价、批量采购降低成本，提升采购话语权。集中采购计划需报采购经理与董事长审批，明确采购周期与批量。
4. 紧急采购，针对突发需求的紧急采购，可简化采购流程，由采购专员直接对接合格供应商，优先保障供应，事后需在2个工作日内补齐采购申请、审批等手续，说明紧急采购理由。
第四节 合同签订与管理
1. 合同拟定，采购专员根据采购谈判结果或询价结论，拟定采购合同，明确双方权责、采购标的、规格数量、质量标准、交付时间与地点、价格与付款方式、违约责任、争议解决方式等条款，确保合同内容合法合规、清晰严谨。
2. 合同审核，采购合同需经采购风控专员审核（合规性、条款完整性）、采购经理审核，大额合同或核心品类合同需报董事长审批；涉及复杂条款的合同，可邀请专业人员协助审核。审核通过后方可签订。
3. 合同签订，合同审核通过后，由采购经理或其授权人代表企业与供应商签订合同，加盖企业公章，双方各执一份，采购内勤负责合同归档。严禁无合同采购，特殊情况需经董事长特批，事后及时补签合同。
4. 合同履行跟踪，采购专员负责跟踪合同履行情况，督促供应商按时交付物资/提供服务，核对交付内容与合同约定是否一致，及时处理合同履行过程中的违约、变更等问题，重大问题上报采购经理与董事长。
第五节 物资验收与入库
1. 验收准备，供应商交付物资后，采购专员通知仓储部门、需求部门开展联合验收，准备好采购合同、订单、送货单等资料，明确验收标准与流程。
2. 验收执行，验收人员核对物资的名称、规格、数量、包装是否符合合同要求，通过抽样检测、全检等方式检查物资质量，填写《采购验收单》，注明验收结果（合格、不合格、短缺），由验收人员签字确认。
3. 结果处理，验收合格的物资，仓储部门及时办理入库手续，登记库存台账；验收不合格的物资，采购专员立即通知供应商，明确退换货要求与时限，跟踪退换货进度，确保不合格物资及时处理，避免影响企业经营；短缺物资需要求供应商补足，或协商赔偿事宜。
第六节 付款结算管理
1. 结算申请，采购专员根据采购合同、验收单、供应商发票等资料，填写《付款申请单》，注明付款金额、付款方式、付款期限等信息，提交采购经理审核。
2. 审核审批，采购经理审核结算资料的完整性与一致性，采购风控专员审核合规性，财务部门审核发票真伪、预算情况与账务合规性，大额付款需报董事长审批。
3. 付款执行，财务部门根据审批通过的付款申请，按照企业资金管理流程安排付款，及时通知采购专员与供应商；采购专员跟踪付款进度，协调解决付款过程中的问题，做好付款记录。
4. 尾款结算，对于按合同约定需支付尾款的采购项目，采购专员需确认供应商完全履行合同义务（物资质量达标、售后服务到位）后，再启动尾款结算流程，确保企业权益不受损害。
第四章 成本与风险管控
第一节 采购成本管控
1. 预算管控，采购部严格按照企业批准的年度采购预算开展工作，将预算分解到各品类、各季度/月度，定期对比实际采购成本与预算差异，分析差异原因，提出调整建议，确保预算可控。超预算采购需履行审批手续，报采购经理与董事长审批。
2. 价格管控，采购专员定期开展市场调研，跟踪各类物资/服务的价格波动趋势，建立价格信息库，为议价提供依据；通过集中采购、长期合作、批量下单等方式争取价格优惠，降低采购单价；对核心品类物资，与供应商签订长期合作协议，锁定价格区间，规避价格波动风险。
3. 损耗管控，优化采购流程，减少采购环节中的物资损耗、运输损耗；与供应商协商明确运输责任与损耗承担方式，降低运输成本；合理控制采购批量，避免库存积压与物资过期损耗。
4. 成本分析，每月/季度由采购经理组织开展采购成本分析，梳理成本结构，识别成本优化空间，制定成本降低目标与措施，形成《采购成本分析报告》，报董事长审批后实施。
第二节 采购风险管控
一、质量风险
建立“事前把关、事中控制、事后追溯”的全流程质量管控体系，事前严格审核供应商资质与质量保障能力，要求供应商提供质量检测报告；事中在合同中明确质量标准与验收要求，对关键物资开展抽样检测；事后建立质量反馈机制，对不合格物资及时处理，追溯责任，同时优化供应商结构，避免再次合作风险。
二、供应风险
1. 多元化供应，核心品类物资至少储备2-3家合格供应商，避免单一供应商依赖，降低供应中断风险；定期评估供应商供货能力，及时补充替代供应商。
2. 需求预判，采购部加强与需求部门的沟通，精准预判需求变化，合理制定采购计划与安全库存，避免因需求波动导致供应不足或库存积压。
3. 应急处置，针对供应商违约、自然灾害、市场短缺等导致的供应中断，制定应急预案，及时启动替代供应商，协调加急采购，最大限度降低对企业经营的影响。
三、合规与廉洁风险
1. 流程管控，严格执行采购全流程审批制度，确保采购行为公开、透明，避免暗箱操作；采购过程中的询价、谈判、合同签订等环节需留存记录，做到可追溯。
2. 廉洁教育，定期组织采购部人员开展廉洁自律培训，明确职业操守要求，严禁收受供应商礼金、礼品、回扣等利益，严禁与供应商存在不正当利益关系。
3. 监督问责，采购风控专员定期开展合规检查，鼓励内部举报违规行为，对查实的违规人员，按照企业规章制度严肃处理，情节严重的移交相关部门，同时追究相关负责人责任。
四、合同与法律风险
采购合同需经专业审核，确保条款合法合规、权责清晰，明确违约责任与争议解决方式；避免签订模糊、不严谨的合同条款，防范合同纠纷；建立合同台账，定期梳理合同履行情况，及时处理合同违约问题，维护企业合法权益。
第五章 绩效考核与激励机制
第一节 考核原则
采购部绩效考核坚持“量化指标、客观公正、权责对等、奖惩分明”的原则，以采购工作目标为导向，结合岗位职责，建立科学的考核体系，考核结果与薪酬、晋升、奖惩直接挂钩，激发团队积极性与主动性。
第二节 考核对象与周期
1. 考核对象，采购部全体人员，包括采购经理、采购专员、采购内勤、采购风控专员。
2. 考核周期，月度考核（侧重日常工作执行与任务完成情况）、年度考核（侧重年度目标达成、工作业绩与能力提升）。
第三节 核心考核指标
一、采购经理考核指标
1. 采购计划完成率，年度/月度采购计划实际完成金额与计划金额的比率，考核采购工作的执行力。
2. 采购成本降低率，实际采购成本较预算成本或基准成本的降低比率，考核成本管控能力。
3. 供应商满意度，通过问卷调查、合作反馈等方式评估供应商对合作流程、沟通效率、付款及时性等方面的满意度，考核供应商管理能力。
4. 采购质量合格率，采购物资/服务验收合格的批次与总采购批次的比率，考核质量管控效果。
5. 风险防控成效，考核采购风险识别、处置情况，是否发生重大采购风险事件，合规性检查通过率。
6. 跨部门协同满意度，需求部门、财务部门、仓储部门对采购部工作的满意度，考核协同能力。
二、采购专员考核指标
1. 个人采购任务完成率，个人负责品类的采购计划完成情况。
2. 所负责品类成本降低率，个人负责品类的实际采购成本降低情况。
3. 采购交付及时率，按时交付的采购订单数量与总订单数量的比率。
4. 所负责供应商管理成效，供应商复评合格率、合作纠纷发生率。
5. 单据与台账完整性，采购单据、台账的准确性与完整性。
三、采购内勤考核指标
1. 文件归档及时性与完整性，采购文件归档的效率与质量。
2. 数据统计准确性，采购统计报表的数据准确率与提交及时性。
3. 行政事务处理效率，部门日常行政事务的处理质量与效率。
4. 跨部门对接配合度，配合采购经理、采购专员及其他部门开展工作的效果。
四、采购风控专员考核指标
1. 合同与流程审核通过率，审核通过的采购合同、流程的合规率。
2. 风险识别准确率，及时识别的采购风险点数量与实际发生风险点数量的比率。
3. 风险处置成效，采购风险事件的处置及时性与效果。
4. 合规检查完成情况，年度/月度合规检查的计划完成率与报告质量。
第四节 考核流程与结果应用
1. 考核流程，每月/年度结束后5个工作日内，个人填写《绩效考核表》，进行自我评估；采购经理对下属员工进行考核打分，提出考核意见；采购经理的考核由董事长负责。考核结果需与被考核人沟通确认，被考核人可提出异议，由考核人复核调整。
2. 结果应用，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，对应不同的薪酬与奖惩措施。优秀员工给予奖金、晋升优先推荐等奖励；合格员工正常发放薪酬；不合格员工给予警告、培训整改、降薪等处理，连续两次不合格者，按企业规章制度解除劳动合同。考核结果同时作为员工培训、岗位调整的重要依据。
第六章 培训与能力提升
第一节 培训体系建设
采购部需建立常态化培训机制，结合岗位需求与行业发展，制定年度培训计划，提升团队专业素养与综合能力，确保采购工作适应企业战略发展与市场变化。培训内容包括，
1. 专业技能培训，采购谈判技巧、供应商管理方法、采购流程规范、成本管控策略、合同法律知识、市场调研方法等，提升采购专业能力。
2. 合规与廉洁培训，企业规章制度、行业规范、廉洁自律要求等，强化合规意识与职业操守。
3. 行业知识培训，行业发展趋势、新产品/新技术动态、供应链管理前沿理念等，拓宽团队视野。
4. 协同能力培训，跨部门沟通技巧、团队协作方法等，提升与各部门的协同效率。
第二节 培训实施与评估
1. 培训实施，培训计划由采购经理制定，报董事长审批后组织实施，可采用内部授课、外部讲师、案例分析、实操演练、行业交流等多种形式开展。
2. 培训评估，每次培训结束后，通过问卷调查、考试、实操考核等方式评估培训效果，收集反馈意见，优化培训内容与形式；将培训参与情况与考核结果纳入员工绩效考核，确保培训落地见效。
第七章 手册的执行与优化
第一节 手册执行
采购部全体人员及相关部门需严格遵守本手册规定，将手册要求融入日常工作，采购经理负责手册执行情况的日常监督，及时纠正违规行为。董事长定期对手册执行情况进行检查，确保手册有效落地。
第二节 手册优化
本手册根据企业经营发展、市场变化、行业规范调整及实际执行情况适时优化。采购部每年度组织一次手册评审，收集各部门意见与建议，提出修订方案，报董事长审批后更新实施，确保手册的科学性、适用性与时效性。
附则
1. 本手册由企业董事长办公室负责解释。
2. 本手册自发布之日起正式实施，原有相关采购管理规定与本手册不一致的，以本手册为准。
3. 本手册未尽事宜，由采购部提出补充建议，报董事长审批后执行。
