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(制度大全)采购代理机构管理制度、采购合同管理制度、制式合同建设

作者：本站编辑      2026-01-15 03:56:28     1
(制度大全)采购代理机构管理制度、采购合同管理制度、制式合同建设

制度一：采购代理机构（社会招标机构）管理制度

第一章 总则

第一条 目的：为规范医院委托社会采购代理机构的行为，确保采购代理工作质量，防范代理风险，依据《政府采购法》及相关法规，制定本制度。
第二条 适用范围：凡使用财政性资金及医院自有资金，委托社会代理机构实施的货物、工程和服务采购项目，均适用本制度。
第三条 管理原则：遵循“公开择优、权责清晰、过程监督、绩效评价”的原则。

第二章 代理机构的遴选与委托

第四条 入围资格库建立：
  1. 医院采购管理委员会每两至三年通过公开招标或竞争性磋商方式，择优选定3-5家代理机构，建立医院采购代理服务资格库。
  2. 入库基本条件：
具备独立的法人资格及政府采购代理相应资质。
拥有固定的办公场所、健全的内部管理制度和规范的操作流程。
拥有5名以上熟悉医疗卫生行业采购法规和政策的专职从业人员。
近三年内无重大违法记录及行业处罚记录。
第五条 项目委托程序：
  1. 采用 “轮值+择优” 原则。常规项目在资格库内轮流委托；重大项目（如预算超500万元）或技术复杂项目，由采购管理委员会从库中根据其专业特长、既往项目评价进行择优指定。
  2. 签订《委托代理协议》，明确代理范围、权限、期限、收费标准、双方权利义务及违约责任。

第三章 代理服务的全过程监督与考核

第六条 关键环节监督：
  1. 需求对接阶段：医院采购中心应对代理机构编制的采购文件（尤其是技术参数、资格条件、评审办法）进行合规性与公平性复审，并签字确认。
  2. 评审组织阶段：医院监督部门（审计/纪检）可随机现场监督。代理机构必须保证评审过程录音录像完整、保密。
  3. 质疑投诉处理：代理机构负责依法受理、答复供应商质疑，医院采购中心负责指导与审核答复意见。
第七条 年度绩效评价：
建立量化评价体系（满分100分），每年一次：
  • 流程规范性（30分）：是否依法依规操作，有无程序瑕疵。
  • 文件质量（25分）：采购文件编制是否严谨、无倾向性、答疑及时准确。
  • 服务质量（25分）：沟通效率、响应速度、归档资料完整性。
  • 廉洁自律（20分）：有无收到经核实的有效投诉或存在不廉洁行为。
评价结果分为A（优秀）、B（合格）、C（不合格）三等。

第四章 结果应用与退出机制

第八条 评价结果为A级的，在下一年度委托中予以优先。
第九条 评价结果为C级，或出现以下情形之一的，立即启动退出程序，从资格库中清退，并依法追究责任：
  1. 与供应商恶意串通，损害医院利益。
  2. 因重大失误导致采购活动失败或引发诉讼、行政处罚。
  3. 泄露应当保密的采购信息。
  4. 年度内收到有效质疑或投诉超过3次且确有过错。

制度二：采购合同管理制度

第一章 总则

第一条 目的：为规范医院采购合同管理，防范法律与履约风险，保障医院权益，制定本制度。
第二条 原则：实行“统一授权、归口管理、分级审核、全程监督”的原则。
第三条 合同管理部门：医院采购中心是采购合同的归口管理部门；审计科（或法务）负责法律风险审核；财务科负责价款支付审核；使用科室负责技术条款落实与验收。

第二章 合同的起草、谈判与审核

第四条 起草依据：合同必须严格以招标文件、中标人的投标文件及澄清承诺为依据起草，不得实质性修改。
第五条 分级审核流程（“五审制”）：
  1. 使用科室初审：对技术条款、配置清单、验收标准的准确性负责。
  2. 采购中心二审：对商务条款（价格、付款、交付、售后服务）的完整性、合规性负责，并核对与招标文件的一致性。
  3. 审计/法务三审：对文本规范性、法律风险、争议解决条款等进行专业审核，出具书面《合同审核意见书》。
  4. 财务部门四审：审核资金预算、付款方式、发票条款的合规性。
  5. 分管院领导终审批准：重大合同（如金额超200万或影响重大）需提交院长办公会审议。

第三章 合同的签订、履行与变更

第六条 签订要求：
  1. 必须使用医院公章或合同专用章，严禁使用部门章、科室章。
  2. 对方签约人必须提供法定代表人身份证明或合法有效的《授权委托书》。
  3. 合同签订后，正本及全部审核附件由采购中心统一编号、归档。
第七条 履行监控：
  1. 采购中心建立《合同履行台账》，跟踪记录交付、验收、付款、维保等关键节点。
  2. 使用科室负责按合同标准进行到货检验、安装调试和初步验收，并出具书面意见。
  3. 最终验收必须由采购中心牵头，组织使用科室、医工科、审计等成立验收小组，形成正式的《项目验收报告》，作为付款核心依据。
第八条 合同变更控制：
  1. 任何合同变更（范围、价格、期限）必须履行与原合同相当的审批程序，签订书面补充协议。
  2. 严格控制“洽商增项”，累计增项金额超过原合同价10%或绝对金额较大的，需重新履行采购程序。

第四章 合同的归档与保管

第九条 合同档案应包括：合同正副本、全部附件、招投标文件、审核意见、履约过程函件、验收报告、付款凭证等。
第十条 实行电子与纸质档案同步管理，确保完整、安全、可追溯。合同档案保存期限不得少于15年。

制度三：制式采购合同文本建设与应用规范

第一章 建设目标与原则

第一条 目标：通过建立标准化的合同文本库，统一医院合同风险防线，提高效率，降低谈判成本和法律风险。
第二条 原则：坚持“合规性、适用性、风险控制性”原则，文本应反映医院作为采购方的合理权益保护。

第二章 制式合同文本库的构成

第三条 文本分类：
  1. 通用货物采购合同：适用于通用设备、办公用品等。
  2. 医疗器械（含软件）采购合同：增加原厂授权、技术培训、临床验证期、备件供应周期、数据安全等特殊条款。
  3. 医用耗材/试剂长期供货合同：明确带量采购执行、唯一标识（UDI）、价格联动、库存管理（寄售/SPD）等条款。
  4. 服务类采购合同（保洁、保安、配送、运维）：明确服务标准（SOP）、人员配备、考核指标（KPI）与费用扣减机制。
  5. 工程类采购合同：明确技术规范、工期、签证管理、安全文明施工、质保期责任。

第三章 核心保护性条款（“医院红线条款”）

以下为所有制式合同中必须包含或未经法务审核不得删改的核心条款：
第四条 权利义务条款：
  1. 招标文件延续条款：“本合同内容系根据XX项目（招标编号：XXX）的招标文件、乙方投标文件及澄清文件签订，前述文件均为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。”
  2. 知识产权与侵权担保：乙方保证所提供产品/服务不侵犯第三方知识产权，否则承担全部责任并赔偿医院损失。
  3. 院感与安全合规：乙方服务/产品需严格遵守国家及行业关于医院感染控制、安全生产、数据安全（如《网络安全法》、《数据安全法》）的所有规定。
第五条 履行与验收条款：
  1. 验收标准：“最终验收应以省级以上法定检测机构出具的性能检测合格报告及医院出具的《最终验收报告》为准。”
  2. 付款节点约束：“验收款支付的前提是甲乙双方已共同签署《最终验收报告》。”
第六条 法律责任条款：
  1. 违约救济：明确约定乙方逾期交付、验收不合格、产品质量不符的违约金计算方式（建议为合同总价的每日万分之五）及医院单方解约权。
  2. 争议解决：“因本合同引起的任何争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方（医院）所在地人民法院提起诉讼。”【此为强制条款】
  3. 廉洁条款：双方承诺禁止商业贿赂，乙方如有行贿行为，医院有权立即解除合同，并追究其违约责任。

第四章 应用与管理

第七条 使用要求：所有采购项目原则上必须使用对应的制式合同文本作为谈判基础。任何对“医院红线条款”的修改提议，必须经审计/法务部门书面同意。
第八条 动态更新：采购中心会同审计/法务部门，每年根据法律法规变化及案例经验，对制式合同文本进行审查和更新。

体系联动与总结

三大制度的协同关系：
  1. 《代理机构管理制度》 确保了外部执行方的质量与合规，其代理质量直接影响合同基础。
  2. 《合同管理制度》 规范了内部管理流程，制式合同是此流程中核心的标准化输入文件。
  3. 《制式采购合同》 是前两者的具体工具和风险控制的文本体现，通过强制应用保障管理意图落地。
通过上述三位一体的制度体系建设，医院可将采购活动从“经验管理”转向“制度治理”，形成决策、执行、监督既相互协调又相互制约的现代医院采购治理格局，从根本上保障资金安全、干部安全与医疗质量安全。

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