【干货】医院采购综合管理操作指南(建议收藏)

一、采购方式及适用条件：精准匹配采购需求

医院采购需遵循 “公开透明、公平竞争、公正廉洁” 原则，根据项目属性、金额、紧急程度及医疗行业特殊性，选择适配的采购方式：

（一）公开招标

核心定义：通过指定媒介发布公告，邀请不特定供应商投标。

适用条件：采购金额达到地方政府或主管部门规定的公开招标数额标准以上，且无法律法规规定的例外情形

常见场景：大批量通用设备（如电脑、病床）、基建工程、年度物业服务、达到招标额标准的大型医用设备、大宗后勤物资等。

（二）邀请招标

核心定义：随机或选择性邀请不少于 3 家具备资格的供应商投标。

适用条件：项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大。

常见场景：专业性极强的专科设备（供应商市场有限）、涉密或特殊要求的科研仪器、因兼容性要求需向原品牌供应商采购的扩建项目。

（三）竞争性谈判

核心定义：与不少于 3 家供应商谈判，择优确定成交供应商。

适用条件：招标后无合格标的或重新招标未能成立；技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；时间紧急（如疫情防控），按招标程序无法满足需求；不能事先计算出价格总额。

常见场景：紧急采购的应急医疗设备、定制化软件系统开发、方案设计服务、临床试验委托、因技术复杂无法统一规格的科研项目。

（四）竞争性磋商

核心定义：类似谈判，但更注重 “先明确需求、后综合评分”。

适用条件：政府购买服务项目；技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；因艺术品、专利、专有技术或时间等原因无法提前统一价格；需要供应商提供最终设计方案或解决方案。

常见场景：医院管理咨询服务、智慧医院整体规划方案、医院文化建设设计、重大医疗设备维保服务采购。

（五）单一来源采购

核心定义：从唯一供应商处直接采购。

适用条件：只能从唯一供应商处获得（如专利、专有技术）；发生不可预见的紧急情况；必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求，且添购资金总额不超过原合同金额的 10%。

常见场景：为原有系统扩容必须向原厂采购的配套设备 / 软件、特定品牌试剂的专用检测设备、突发公共卫生事件中急需的特定药品 / 器械、与原设备配套且无替代的零配件。

（六）询价

核心定义：向不少于 3 家供应商发出询价单，最低价成交。

适用条件：货物规格、标准统一，现货货源充足，价格变化幅度小的通用货物采购。

常见场景：办公用品、标准化的低值医用耗材、普通药品（在带量采购框架外）、通用电脑配件、图书等。

（七）框架协议采购

核心定义：通过公开程序确定入围供应商及价格 / 条件，在一定期限内分期分批供货或服务。

适用条件：适用于多频次、小额度的通用货物、服务采购，须遵守《政府采购框架协议采购方式管理暂行办法》。

常见场景：年度化验试剂（非专机专用）、常用办公耗材（纸张、硒鼓）、职工工作服、法律 / 审计等日常咨询服务、小额应急维修工程。

关键注意事项

院内论证与审批：任何非公开招标方式，尤其是单一来源采购，必须履行严格的内部论证、公示和审批程序。

政策优先执行：凡属国家 / 省级集中带量采购范围的药品和耗材，必须严格执行集采结果，不得另行组织招标。

二、评审机制：筑牢公平公正核心防线

评审是采购工作的核心环节，需兼顾专业性、独立性与公正性，确保采购结果科学合理：

（一）评审委员会构成

组成要求：由采购人代表和评审专家共 5 人以上单数组成，其中技术、经济专家占比不少于成员总数的三分之二。

专家来源：原则上从省级以上政府采购专家库中随机抽取；技术特别复杂的项目，经批准可在专家库外直接确定（需详细记录原因）。

采购人代表：通常由使用科室负责人、医学工程科或采购部门专业人员担任，不得担任评审组长。

（二）评审方法

最低评标价法：适用于标准统一、价格为核心考量因素的货物或服务项目，在完全满足招标文件实质性要求的前提下，投标报价最低者中标。

综合评分法：适用于技术、服务有特殊要求的项目，需综合评价价格、技术、商务、服务等因素，各因素权重需在招标文件中事先公开。其中，货物项目价格分权重不低于 30%，服务项目不低于 10%；鼓励对国产创新医疗设备、绿色产品等给予评审优惠。

评分细化要求：技术 / 商务评分项应量化指标、减少主观随意性，技术方案评审可涵盖产品技术先进性、与现有系统兼容性、临床适用性、节能环保、售后服务方案等维度。

（三）评审流程与纪律

独立评审：评审专家需独立对投标文件进行评审打分，不得相互协商或受他人干预。

澄清说明：必要时，评审委员会可书面要求供应商对投标文件中含义不明确的内容作澄清，但不得超出原文件范围或改变实质性内容。

利益回避：评审专家及采购人代表与供应商存在利害关系的，必须主动回避，否则评审结果无效。

全程留痕：评审过程需形成书面记录并存档，有条件的应同步进行音视频记录，确保可追溯。

三、关键期限规定：严守法定时效与内部效率

严格遵守各类期限要求是保障采购程序合法合规的关键，需兼顾法定时限与内部流转效率：

（一）法定核心期限

招标公告期：自招标文件开始发出之日起至投标文件截止之日止，不得少于 20 日；采购预算 1000 万以上的项目，鼓励延长至不少于 30 日（依据《政府采购法》）。

招标文件澄清 / 修改：需在投标截止时间至少 15 日前发出书面通知；若不足 15 日，应顺延投标截止时间（依据《政府采购法实施条例》）。

中标结果公示：评审结束后 2 个工作日内确定中标人，中标结果自确定之日起 2 个工作日内公示，公示期不得少于 1 个工作日（依据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》）。

合同签订：中标 / 成交通知书发出之日起 30 日内，需按照采购文件确定的事项签订书面合同（依据《政府采购法》）。

合同公告与备案：合同签订之日起 2 个工作日内，需在指定媒体公告（涉密项目除外）；7 个工作日内向同级财政部门备案（依据《政府采购法实施条例》）。

供应商质疑：供应商认为采购文件、过程或结果损害自身权益的，可在知道或应知权益受损之日起 7 个工作日内提出书面质疑（依据《政府采购法》）。

（二）院内内部时效建议

科室申请至立项：不超过 10 个工作日。

立项至发布招标公告：复杂项目不超过 30 个工作日，简单项目不超过 15 个工作日。

内部论证、审批流程：每个环节流转时限不超过 3-5 个工作日，确保高效推进。

四、报价机制：规范价格管理与风险控制

报价环节需明确规则、防范异常报价，保障采购资金合理使用：

（一）报价原则

一次性报价：公开招标、邀请招标、询价项目通常要求一次性密封报价，不得随意更改。

多轮报价：竞争性谈判 / 磋商项目可进行多轮报价，最终报价为确定成交的核心依据。

价税分离：报价需明确不含税价、税率及含税总价，避免后续结算争议。

货币单位：以人民币报价为主，进口产品若用外币报价，需注明汇率及风险承担方。

（二）价格构成要求

投标报价应包含货物 / 服务本身价格、运输、安装、调试、培训、税费、保险及合同期内的维保等全部费用。对于大型医疗设备，需要求供应商额外报出设备生命周期内的预估运行成本（如耗材消耗、维修费用），便于全周期成本核算。

（三）异常报价处理

评审委员会若认为投标人报价明显低于其他通过符合性审查的供应商报价，且可能影响产品质量或诚信履约的，应要求其在合理时间内提供书面说明及相关证明材料；无法证明报价合理性的，按无效投标处理。

（四）价格调整机制

长期服务或框架协议采购中，可约定价格与 CPI 等特定指数联动的调整公式，明确调整周期和触发条件；严禁签订无明确价格上限的 “开口合同”，或未经审批擅自变更合同价格。

五、供应商资格与要求：严把准入关与合规关

结合医疗行业特殊性，供应商需同时满足通用资质与行业专项要求，确保履约能力与合规性：

（一）通用基本要求

具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）。

提供近三年财务状况报告、依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。

出具参加采购活动前 3 年内无重大违法记录的书面声明。

具备履行合同所必需的设备和专业技术能力（需提供相关证明材料）。

（二）行业特殊资质要求

医疗器械 / 设备供应商：需提供有效的《医疗器械生产 / 经营许可证》、产品《医疗器械产品注册证》及登记表。

药品供应商：需提供有效的《药品生产 / 经营许可证》、GMP（生产企业）/GSP（经营企业）认证证书。

服务类供应商（如消毒、医疗废物处理）：需提供特种行业经营许可、环保批文等专项资质。

信息系统供应商：需具备相应的软件企业认证、信息系统安全等级保护等相关资质。

（三）业绩与经验要求

可根据项目复杂度，要求供应商提供同级或更高级别医院的类似项目成功案例（需附合同、验收证明等佐证材料）。

对于大型复杂设备或系统，要求供应商在本地区设有常驻售后服务机构或备件库，保障响应时效。

（四）合规与廉洁要求

供应商须签署《反商业贿赂承诺书》，承诺不向医院相关人员提供不正当利益。

对列入 “不良记录名单” 或 “失信被执行人” 名单的供应商，实行一票否决。

鼓励开展供应商背景调查，核查其与本院人员是否存在应回避的利益关联，防范利益输送风险。

（五）售后服务专项要求（医疗设备核心项）

明确响应时间：如医院核心区域设备故障，需 2 小时内现场响应；生命支持类设备需提供 7×24 小时不间断服务支持。

详细培训方案：针对医护人员、技工、工程师等不同层次人员，制定专项培训计划，确保设备规范使用。

质保与维保：明确设备质保期（通常不低于 1 年，核心部件可适当延长）及后续维保服务单价、服务范围。

六、总结与建议：适配医疗发展，构建规范高效采购体系

当前，校企共建、外资入局、基层扩容等多元医疗形式协同发展，医院采购的品类、规模与复杂度持续提升，规范采购管理既是合规要求，也是支撑医疗服务高质量发展的重要保障。结合行业发展趋势，提出以下建议：

完善内部细则：医院应依据本指南，结合自身规模、业务特点，制定《采购管理实施细则》，明确采购部门、临床科室、医学工程科、财务、审计、纪检等部门的职责权限与协同流程。

拥抱数字化转型：积极接入全流程电子化采购平台，通过技术手段固化采购流程、自动留痕追溯、实时监控风险，同时提升采购效率。

强化多部门协同：采购部门需与临床科室充分对接需求，联合医学工程科做好技术论证，协同财务部门把控预算与支付，配合审计、纪检部门开展监督，形成全链条管控合力。

动态优化管理：紧跟医疗体系发展变化（如高端医疗设备采购、基层医疗机构特色科室耗材需求），及时更新采购标准与供应商准入要求，适配多元化医疗服务需求。

本指南涵盖医院采购全流程核心操作要点，兼具合规性与实操性，建议医院采购相关部门、临床科室及管理人员收藏备用，助力构建规范、高效、廉洁的采购管理体系，为医疗事业高质量发展保驾护航。