组织一场会议，会前是否准备到位很关键，只有会前准备充分才能保证会议顺利进行，在本地供应商资源充足的情况尚且如此，那么去外地做活动有哪些必须提前准备好的事项呢？
提前规划好物料运输方案，确保活动所需的设备、资料等物品能够及时、安全地到达会场。同时，要做好现场物料的管理和布置工作。
提前了解目的地的天气、交通、文化习俗等基本情况，以便更好地安排行程。国内有些大城市已经实行了不同的限行措施，贸然决定自驾出行可能无法进入目的地，或者无法在自己预期时间内到达而错过了与客户约定的见面时间。
去外地做活动我们需要提前列好物料清单，并安排专人负责整理和运输。例如托盘、排插、对讲机、蝴蝶夹、回形针、订书机、订书针、剪刀、打印机墨水等等，这些都是活动现场经常用到的常规小物料，客户需要的时候及时提供会大大增加客户对我们的满意度。
资料打印是每一场会议必备的，提前找好目的地附近的24小时打印店尤其重要，一定是要24小时的，做过会议的都知道早上9点的会议，可能凌晨5点才能把参会人员、会议流程定下来，这时候时间紧急，只能在会场附近打印。
抵达目的地后一定要抽时间到会场附近转一转，留意一下附近的糕点和水果店，确保领导有临时招待时，作为会务公司可以第一时间解决水果、糕点等问题。体现专业度的往往都是这些细节。
针对可能出现的突发状况，如天气突变、设备故障等，制定相应的应急预案。准备紧急联系人的名单和联系方式，以便在紧急情况下能够及时联系到相关人员。确保遇见突发情况时可以迅速找对人，提高沟通效率，更快解决问题。
